Български
Deutsch
English (UK)
Español
Français
Italiano
Polski
Português
Русский
Scenario
Wanneer u een nieuw e-mailgesprek start, wilt u dat uw handtekening zo compleet mogelijk is met al uw merkimpressies, contactgegevens, links naar sociale media, wettelijke disclaimer en misschien zelfs een advertentiebanner.
Zodra uw ontvanger op u heeft gereageerd, worden eventuele volgende antwoorden van u omslachtig als u telkens de volledige handtekening blijft toevoegen - dus u wilt een verkorte versie van uw handtekening toevoegen aan deze antwoorden.
Oplossing
Wanneer Exclaimer Cloud een e-mail ontvangt voor verwerking, voegt het de eerste toepasselijke handtekening toe. U kunt echter het systeem configureren om de inhoud van het bericht te scannen en te voorkomen dat dezelfde handtekening opnieuw wordt toegevoegd als deze al aanwezig is. U kunt het dan dwingen om naar de volgende toepasselijke handtekening over te slaan.
Om dit te doen, moet u twee versies van uw handtekening maken: de volledige handtekening en een verkorte (antwoord) handtekening. Vervolgens moet u de volledige handtekening configureren om slechts één keer per bericht te worden toegepast, terwijl de verkorte handtekening op elk volgend antwoord wordt toegepast.
Ter illustratie gaan we ervan uit dat u al een enkele handtekening heeft voor al uw gebruikers, vergelijkbaar met deze:
Klik op de onderstaande vereiste opties om te zien hoe u dit probleem kunt oplossen:
Evalueer uw handtekening nadat u uw volledige handtekening heeft gemaakt - handtekeningen worden op het scherm weergegeven in de volgorde waarin ze worden geëvalueerd (van boven naar beneden). U kunt eenvoudig de evaluatievolgorde wijzigen met behulp van de Opnieuw ordenen optie.
Voorbeeld van een verkorte handtekening:
Identificeer een korte, unieke reeks tekens in uw volledige handtekening die niet normaal gesproken ergens anders in de e-mail voorkomt.
Enkele voorbeelden van een korte, unieke reeks tekens zijn het bedrijfsregistratienummer, een deel van een kantooradres of een deel van uw juridische disclaimer. Zorg ervoor dat de reeks niet meer dan 20 tekens bevat.
- Als u een korte, unieke reeks tekens heeft geïdentificeerd, ga dan verder naar Stap 3: Configureer uw volledige handtekening zodat deze slechts één keer per bericht wordt toegepast.
- Als u geen korte, unieke reeks tekens kunt identificeren in uw volledige handtekening, kunt u uw handtekening aanpassen om deze op te nemen. Zie de onderstaande tips voor suggesties voor een unieke reeks tekens.
Handtekeningversies: In sommige afdelingen, zoals Marketing, zijn er periodieke wijzigingen in e-mailontwerpen. In dergelijke gevallen kunt u een klein, subtiel versienummer in het ontwerp invoegen als een unieke reeks tekens. Telkens wanneer het ontwerp verandert, wordt het versienummer verhoogd. Omdat het nieuwe versienummer niet aanwezig zal zijn in de vorige antwoorden, wordt de nieuwe volledige handtekening (met het bijgewerkte versienummer) toegevoegd aan het volgende antwoord.
In het onderstaande voorbeeld is een op datum gebaseerd versienummer toegevoegd aan het blok Juridische disclaimer:
Tekstversiering: U kunt een decoratieve horizontale lijn toevoegen aan de voet van de handtekening, die kan bestaan uit een reeks tekens. Dit verbetert niet alleen het visuele uiterlijk, maar geeft u ook een unieke reeks tekens om in te voegen.
In het onderstaande voorbeeld zijn een herhalend paar tekens toegevoegd aan een tekstveld aan het einde van het ontwerp van de handtekening:
Volg deze stappen om de volledige handtekening alleen toe te voegen aan een bericht als deze nog niet aanwezig is:
- Log in op uw Exclaimer Cloud-abonnement.
- Selecteer op het tabblad Alle handtekeningen de gewenste handtekening en klik op BEHEREN.
Het venster van de geselecteerde handtekening wordt weergegeven.
- Selecteer het tabblad Geavanceerde regels om voorwaarden in te stellen voor server-side implementatie.
- Selecteer Handtekening niet toevoegen als bericht bevat om het tekstvak in te schakelen.
Deze optie is handig in situaties waarin u een verkorte versie van uw handtekening aan uw e-mail 'antwoorden' wilt toevoegen (omdat uw oorspronkelijke e-mailconversatie uw volledige handtekening bevatte met alle merkimplementaties, contactgegevens, links naar sociale media en juridische disclaimer - als u uw volledige handtekening blijft toevoegen aan de daaropvolgende antwoorden, zien uw e-mails er omslachtig uit).- In Deze tekst voert u een woord of zin in die een uitzondering veroorzaakt en ervoor zorgt dat deze handtekening NIET wordt toegepast. Voer in dit geval de unieke tekenreeks in die u hebt geïdentificeerd.
- Bij In selecteert u Ergens in e-mailbericht - dit zorgt ervoor dat de e-mailhandtekening niet wordt verwerkt in de antwoord-e-mails.
- Bij Als deze handtekening niet wordt toegepast selecteert u Volgende handtekening verwerken - dit zorgt ervoor dat er geen volgende handtekeningen worden verwerkt.
Voorbeeld: