Comment appliquer une signature de réponse en utilisant des règles de signature côté serveur – Base de connaissances Exclaimer

Scénario

Lorsque vous démarrez une nouvelle conversation par e-mail, vous souhaitez que votre signature soit aussi complète que possible avec toutes vos images de marque, coordonnées de contact, liens vers les réseaux sociaux, mentions légales et peut-être même une bannière publicitaire.

Une fois que votre destinataire vous a répondu, les réponses ultérieures de votre part commencent à devenir encombrantes si vous ajoutez la signature complète à chaque fois - vous souhaitez donc ajouter une version abrégée de votre signature à ces réponses.

Résolution

Lorsque Exclaimer Cloud reçoit un e-mail à traiter, il ajoute la première signature applicable. Cependant, vous pouvez configurer le système pour analyser le corps du message et éviter de réajouter la même signature si elle est déjà présente. Vous pouvez ensuite le forcer à passer à la signature applicable suivante.

Pour ce faire, vous devez créer deux versions de votre signature : la version complète de la signature et une version abrégée (réponse) de la signature. Ensuite, vous devez configurer la signature complète pour qu'elle ne soit appliquée qu'une seule fois par message, tandis que la signature abrégée doit être appliquée à chaque réponse ultérieure.

À titre d'exemple, supposons que vous ayez déjà une seule signature pour tous vos utilisateurs, similaire à celle-ci :

Veuillez cliquer sur les options requises ci-dessous pour voir comment résoudre ce problème :

Étape 1 : Créez une version abrégée de votre signature complète pour les réponses

Évaluez votre signature après avoir créé votre signature complète - les signatures sont affichées à l'écran dans l'ordre où elles sont évaluées (de haut en bas). Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'évaluation à l'aide de l'option Réorganiser.

Exemple de signature abrégée :

Étape 2 : Identifiez la chaîne de caractères unique dans votre signature complète

Identifiez une courte chaîne de caractères unique dans votre signature complète qui n'apparaîtrait généralement nulle part ailleurs dans l'e-mail.

Voici quelques exemples de courtes chaînes de caractères uniques : le numéro d'enregistrement de l'entreprise, une partie de l'adresse du bureau ou une partie de votre clause de non-responsabilité légale. Assurez-vous que la chaîne ne dépasse pas 20 caractères.

Si vous avez identifié une courte chaîne de caractères unique, passez à l'étape 3 : Configurez votre signature complète pour qu'elle ne soit appliquée qu'une seule fois par message.
Si vous ne parvenez pas à identifier une courte chaîne de caractères unique dans votre signature complète, vous pouvez la modifier pour l'inclure.
Veuillez consulter les conseils ci-dessous sur ce que vous pouvez insérer en tant que chaîne de caractères unique.

Astuces !
Voici quelques idées pour incorporer une chaîne de caractères unique dans votre signature e-mail :

Numérotation des versions de signature : Dans certains services, tels que le marketing, il peut y avoir des changements périodiques dans les conceptions d'e-mails. Dans ce cas, vous pouvez insérer un petit numéro de version subtil dans la conception en tant que chaîne de caractères unique. Ainsi, à chaque fois que la conception change, le numéro de version est incrémenté. Comme le nouveau numéro de version ne sera pas présent dans les réponses précédentes, la nouvelle signature complète (avec le numéro de version mis à jour) sera ajoutée à la prochaine réponse.

Dans l'exemple ci-dessous, un numéro de version basé sur la date a été ajouté au bloc Avis de non-responsabilité juridique :

Embellissement du texte : Vous pouvez ajouter une ligne horizontale décorative au bas de la signature, qui peut être composée d'une séquence de caractères. Cela améliorera l'apparence visuelle et vous donnera également une chaîne de caractères unique à insérer.

Dans l'exemple ci-dessous, une paire de caractères répétés a été ajoutée à un champ de texte à la fin de la conception de la signature :

Étape 3 : Configurez votre signature complète pour qu'elle ne soit appliquée qu'une seule fois par message

Suivez ces étapes pour configurer la signature complète de manière à ce qu'elle ne soit ajoutée à un message que s'il n'est pas déjà présent :

Connectez-vous à votre abonnement Exclaimer Cloud.
Dans l'onglet Toutes les signatures, sélectionnez la signature requise, puis cliquez sur GÉRER.

La fenêtre de la signature sélectionnée s'affiche.
Sélectionnez l'onglet Règles avancées pour définir des conditions pour le déploiement côté serveur uniquement.
Sélectionnez Ne pas ajouter de signature si le message contient pour activer la zone de texte.

Cette option est utile dans les scénarios où vous souhaitez ajouter une version abrégée de votre signature à vos "réponses" par e-mail (car votre conversation initiale par e-mail comportait votre signature complète avec toutes les images de marque, les coordonnées, les liens vers les réseaux sociaux et la clause de non-responsabilité légale - si vous continuez à ajouter votre signature complète aux réponses ultérieures, vos e-mails auront l'air encombrants).
- Dans Ce texte, saisissez un mot ou une phrase qui déclenche une exception et empêche l'application de cette signature. Dans ce cas, saisissez la chaîne unique que vous avez identifiée.

- Dans Dans, sélectionnez N'importe où dans l'e-mail - cela garantira que la signature e-mail ne sera pas traitée dans les e-mails de réponse.

- Dans Si cette signature n'est pas appliquée, sélectionnez Traiter la signature suivante - cela garantira que les signatures suivantes ne seront pas traitées.
Exemple :