Wie man eine Antwort-Signatur mit serverseitigen Signatur-Regeln anwendet – Exclaimer Wissensdatenbank

Szenario

Wenn Sie ein neues E-Mail-Gespräch beginnen, möchten Sie, dass Ihre Signatur so vollständig wie möglich ist, mit allen Branding-Bildern, Kontaktdaten, Links zu sozialen Medien, rechtlichen Hinweisen und vielleicht sogar einem Werbebanner.

Sobald Ihr Empfänger Ihnen geantwortet hat, werden nachfolgende Antworten von Ihnen umständlich erscheinen, wenn Sie jedes Mal die vollständige Signatur hinzufügen - daher möchten Sie eine abgekürzte Version Ihrer Signatur zu diesen Antworten hinzufügen.

Lösung

Wenn Exclaimer Cloud eine E-Mail zur Verarbeitung erhält, fügt es die erste anwendbare Signatur hinzu. Sie können jedoch das System so konfigurieren, dass der Textkörper der Nachricht gescannt wird und die gleiche Signatur nicht erneut hinzugefügt wird, wenn sie bereits vorhanden ist. Sie können dann das System anweisen, zur nächsten anwendbaren Signatur zu springen.

Um dies zu erreichen, müssen Sie zwei Versionen Ihrer Signatur erstellen: die vollständige Signatur und eine abgekürzte (Antwort-)Signatur. Anschließend müssen Sie die vollständige Signatur so konfigurieren, dass sie nur einmal pro Nachricht angewendet wird, während die abgekürzte Signatur bei jeder nachfolgenden Antwort angewendet wird.

Zu Demonstrationszwecken nehmen wir an, dass Sie bereits eine einzelne Signatur für alle Ihre Benutzer haben, ähnlich dieser:

Bitte klicken Sie auf die unten aufgeführten Optionen, um zu sehen, wie Sie dieses Problem lösen können:

Schritt 1: Erstellen Sie eine abgekürzte 'Antwortversion' Ihrer vollständigen Signatur

Bewerten Sie Ihre Signatur, nachdem Sie Ihre vollständige Signatur erstellt haben - Signaturen werden auf dem Bildschirm in der Reihenfolge angezeigt, in der sie bewertet werden (von oben nach unten). Sie können die Bewertungsreihenfolge mit der Option "Reihenfolge ändern" leicht ändern.

Beispiel einer abgekürzten Signatur:

Schritt 2: Identifizieren Sie den eindeutigen Zeichenstring in Ihrer vollständigen Signatur

Identifizieren Sie eine kurze, eindeutige Zeichenfolge in Ihrer vollständigen Signatur, die normalerweise nirgendwo anders in der E-Mail erscheint.

Einige Beispiele für eine kurze, eindeutige Zeichenfolge sind die Unternehmensregistrierungsnummer, ein Teil der Büroadresse oder ein Teil Ihres rechtlichen Haftungsausschlusses. Stellen Sie sicher, dass die Zeichenfolge nicht mehr als 20 Zeichen enthält.

Wenn Sie eine kurze, eindeutige Zeichenfolge identifiziert haben, fahren Sie mit Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihre vollständige Signatur so, dass sie nur einmal pro Nachricht angewendet wird fort.
Wenn Sie keine kurze, eindeutige Zeichenfolge in Ihrer vollständigen Signatur identifizieren können, können Sie Ihre Signatur entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie die folgenden Tipps, was Sie als eindeutige Zeichenfolge einfügen können.

Tipp! Einige Ideen, wie Sie eine eindeutige Zeichenfolge in Ihre E-Mail-Signatur einbinden können:

Signaturversionierung: In einigen Abteilungen, wie zum Beispiel im Marketing, gibt es regelmäßige Änderungen an E-Mail-Designs. In solchen Fällen können Sie eine kleine, subtile Versionsnummer in das Design als eindeutige Zeichenfolge einfügen. Jedes Mal, wenn sich das Design ändert, wird die Versionsnummer erhöht. Da die neue Versionsnummer in den vorherigen Antworten nicht vorhanden sein wird, wird die neue vollständige Signatur (mit der aktualisierten Versionsnummer) zur nächsten Antwort hinzugefügt.

Im folgenden Beispiel wurde eine datumsbasierte Signaturversionsnummer in den Block "Rechtlicher Haftungsausschluss" eingefügt:

Textverzierung: Sie können am Ende der Signatur eine dekorative horizontale Linie hinzufügen, die aus einer Zeichenfolge besteht. Dies verbessert nicht nur das visuelle Erscheinungsbild, sondern gibt Ihnen auch eine eindeutige Zeichenfolge zum Einfügen.

Im folgenden Beispiel wurden einem Textfeld am Ende des Signaturdesigns wiederholte Zeichenpaare hinzugefügt:

Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihre vollständige Signatur so, dass sie nur einmal pro Nachricht angewendet wird

Befolgen Sie diese Schritte, um die vollständige Signatur nur dann zu einer Nachricht hinzuzufügen, wenn sie noch nicht vorhanden ist:

Melden Sie sich bei Ihrem Exclaimer Cloud-Abonnement an.
Wählen Sie auf der Registerkarte Alle Signaturen die gewünschte Signatur aus und klicken Sie auf VERWALTEN.

Das Fenster der ausgewählten Signatur wird angezeigt.
Wählen Sie die Registerkarte Erweiterte Regeln aus, um Bedingungen für die serverseitige Bereitstellung festzulegen.
Wählen Sie Signatur nicht hinzufügen, wenn die Nachricht Folgendes enthält, um das Textfeld zu aktivieren.

Diese Option ist hilfreich, wenn Sie Ihrer E-Mail-Antwort eine verkürzte Version Ihrer Signatur hinzufügen möchten (da Ihre ursprüngliche E-Mail-Konversation Ihre vollständige Signatur mit allen Markenbildern, Kontaktdaten, Links zu sozialen Medien und rechtlichen Hinweisen enthielt - wenn Sie Ihre vollständige Signatur zu den nachfolgenden Antworten hinzufügen, wirken Ihre E-Mails umständlich).
- Geben Sie in Diesem Text ein Wort oder einen Ausdruck ein, der eine Ausnahme auslöst und dazu führt, dass diese Signatur NICHT angewendet wird. Geben Sie in diesem Fall den eindeutigen String ein, den Sie identifiziert haben.

- Wählen Sie bei In Irgendwo in der E-Mail-Nachricht aus - dies stellt sicher, dass die E-Mail-Signatur in den Antwort-E-Mails nicht verarbeitet wird.

- Wählen Sie bei Wenn diese Signatur nicht angewendet wird Die nächste Signatur verarbeiten aus - dies stellt sicher, dass keine nachfolgenden Signaturen verarbeitet werden.
Beispiel: