Créer un nouveau dossier – Base de connaissances Exclaimer

Description

Les dossiers sont utilisés pour organiser les signatures. Aussi simple que cela puisse paraître, cela présente un grand avantage lorsque vous souhaitez restreindre l'utilisation de certaines signatures par des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Par exemple, dans une grande organisation comprenant plusieurs entreprises, vous voudrez peut-être vous assurer que les équipes ne modifient pas ou ne voient pas les signatures des autres entreprises. À cette fin, vous créez des dossiers et appliquez des règles.

REMARQUE : Vous pouvez afficher toutes les signatures et tous les dossiers que vous avez le droit de modifier. Si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires, vous verrez apparaître une bannière en haut de page indiquant que les signatures et les dossiers que vous n'avez pas le droit de modifier sont masqués. Veuillez contacter votre administrateur Exclaimer Cloud pour obtenir l'accès. Pour obtenir davantage d'informations sur les autorisations, veuillez consulter l’article intitulé « Quelle est la différence entre les rédacteurs et les administrateurs ? ».

Si vous disposez des autorisations appropriées et qu'aucun dossier n'est configuré, toutes vos signatures s'affichent sous l'onglet Toutes les signatures dans l'ordre de leur traitement, avec les détails de toutes les règles de signature appliquées.

Exemple : la capture d'écran suivante montre toutes les signatures dans l'onglet Toutes les signatures :

REMARQUE : Vous pouvez ajouter un maximum de 100 objets au niveau de la racine, c'est-à-dire dans l'onglet Toutes les signatures. Un "objet" est une signature ou un dossier. Dans chaque dossier, vous pouvez avoir jusqu'à 100 signatures.

Pour gérer le contenu de la signature avec une grande souplesse, vous pouvez ajouter et, si nécessaire, restreindre l'accès des utilisateurs à des dossiers spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour différentes marques, produits, régions, bureaux, départements, rôles, éditeurs, etc. en fonction des besoins de votre organisation.

Le processus de création et de gestion des dossiers est très simple, mais vous devez être conscient des points clés suivants :

En tant qu' administrateur d'Exclaimer Cloud, vous pouvez définir des autorisations d'accès aux dossiers pour les utilisateurs en vue de la visualisation et de la modification.
Vous pouvez limiter l'accès à un dossier à un seul ou à plusieurs utilisateurs. Si aucun utilisateur n'est défini pour un dossier, tout le monde peut y accéder.
Vous pouvez, si nécessaire, modifier l'ordre de traitement des dossiers et des signatures qu'ils contiennent.
Vous ne pouvez créer qu'un seul sous-dossier dans un dossier racine.

Comment y accéder ?

Pour accéder à l'option Créer un dossier :

Dans le volet de gauche, cliquez sur Signatures, puis dans le volet de droite, sélectionnez l'onglet Toutes les signatures.
Cliquez sur CRÉER UN DOSSIER.

Création d'un nouveau dossier

Pour créer un nouveau dossier :

Cliquez sur CRÉER UN DOSSIER.
Le volet Signatures > Nouveau dossier s'affiche.
Pour saisir un nom de dossier, cliquez n'importe où sur le texte Nouveau dossier, puis, si nécessaire, saisissez le nom du dossier et appuyez sur [Entrée].
Exemple :

REMARQUE : Le nom du dossier ne peut pas être vide.
Pour ajouter une description du nouveau dossier, cliquez n'importe où sur le texte Ajouter une description, puis, si nécessaire, saisissez la description du dossier et appuyez sur [Entrée].
Exemple :
Cliquez sur SAUVEGARDER LES CHANGEMENTS pour enregistrer les modifications apportées ; sinon, cliquez sur ANNULER LES CHANGEMENTS pour annuler toutes les modifications apportées à ce dossier.

La capture d'écran ci-dessus montre que ce dossier ne contient aucune signature.

Mais si vous ouvrez un dossier (qui a déjà des signatures) à partir de l'onglet Toutes les signatures, vous verrez une liste de toutes les signatures qui existent dans le dossier sélectionné.

Étapes suivantes : Une fois que vous aurez réussi à créer un nouveau dossier, vous pourrez :

Créer une nouvelle signature (à inclure dans le nouveau dossier).
Importer le modèle de signature dans Exclaimer Cloud.
Rechercher les signatures ou les dossiers existants.
Afficher, modifier et gérer les signatures à partir du dossier sélectionné.
Définir les expéditeurs (utilisateurs ou groupes d'utilisateurs) au sein de votre organisation qui utiliseront la signature sélectionnée dans leurs courriels d'entreprise.
Définir les exceptions d'expéditeur au sein de votre organisation qui n'utiliseront pas cette signature particulière dans leurs courriels d'entreprise.
Appliquer la sécurité du dossier : il s'agit de restreindre l'édition des signatures dans ce dossier à des rédacteurs particuliers.
Réorganiser la séquence des signatures.