Beschreibung
Wenn Sie eine Signatur innerhalb Ihrer Organisation verwenden möchten, muss sie zunächst auf einzelne Benutzer oder Benutzergruppen angewendet werden.
In manchen Fällen mag es so einfach sein, dass sie für „alle“ gilt, aber Sie haben vielleicht andere Anforderungen. Sie könnten zum Beispiel wollen, dass das Marketingteam eine Veranstaltung in seiner Signatur vorstellt, das Vertriebsteam ein Sonderangebot hervorhebt oder das Kundendienstteam die Öffnungszeiten angibt usw.
Dieses Thema beschreibt die Schritte zur Definition von Benutzern (Absendern) für die „ausgewählte Signatur“.
Wenn Sie Benutzer (Absender) innerhalb eines Ordners definieren, können Sie Personen oder Gruppen hinzufügen oder bearbeiten, für die die Signaturen gelten sollen (innerhalb des „ausgewählten Ordners“).
Wie kann man darauf zugreifen?
Um auf die Registerkarte Absender zuzugreifen:
- Wählen Sie auf der Registerkarte Alle Signaturen die Signatur aus, für die Sie Benutzer definieren möchten, und klicken Sie dann auf VERWALTEN.
Das Fenster der ausgewählten Signatur wird angezeigt.
- Wählen Sie die Registerkarte Absender, um bestimmte Benutzer oder Gruppen zu dieser (ausgewählten) Signatur hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
Festlegen, für welchen Absender diese Signatur gilt
Um bestimmte Absender (Benutzer) für Ihre Signatur zu definieren, müssen Sie mindestens eine der Optionen auf der Registerkarte Absender konfigurieren.
Wenn mehrere Optionen konfiguriert sind, fügt jede Option der Gesamtliste der Absender Benutzer hinzu (wie ein logischer OR-Operator).
Klicken Sie auf die unten aufgeführten Optionen, um die detaillierte Beschreibung zu lesen:
Diese Option ist nützlich, wenn Sie eine Signatur auf alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens anwenden möchten.
So wählen Sie Jeder in meiner Organisation für die ausgewählte Signatur aus:
- Wählen Sie Jeder in meiner Organisation, um dieselbe Signatur auf alle Benutzer innerhalb Ihrer Organisation anzuwenden.
Die übrigen Optionen auf dieser Registerkarte sind deaktiviert, wenn die Option Jeder in meiner Organisation ausgewählt ist.
- Klicken Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, um die Änderungen zu speichern, oder auf ÄNDERUNGEN ABBRECHEN.
Diese Option ist nützlich, wenn Sie eine Signatur auf Mitglieder einer Gruppe anwenden möchten, die Sie über Ihr Microsoft oder Google Verzeichnis konfiguriert haben. Es ist hilfreich, wenn Sie bereits Gruppen zur Verwaltung von Benutzern verwenden oder die Zuweisung von Signaturen außerhalb von Exclaimer Cloud vornehmen möchten.
Um bestimmte Mitglieder dieser Gruppe für die ausgewählte Signatur auszuwählen:
- Klicken Sie auf Gruppe
hinzufügen, um die Dropdown-Liste zu aktivieren. (Die Gruppe impliziert Mitglieder aus dem Microsoft 365/Azure AD oder G Suite/Google Verzeichnis).
HINWEIS: In der Dropdown-Liste werden nur die Kontaktdetails der mit Exclaimer Cloud synchronisierten Gruppe angezeigt. - Geben Sie den Namen der gewünschten Mail-aktivierten Sicherheitsgruppe ein. Dies ist ein Feld mit Textvorhersage, d. h. alle übereinstimmenden Gruppen werden angezeigt, sobald Sie mit der Eingabe beginnen. Wenn Sie zum Beispiel den Buchstaben „m“ eingeben, werden alle Gruppen angezeigt, die diesen Buchstaben enthalten.
Wenn Sie die Option zum automatischen Vervollständigen nicht verwenden möchten, können Sie das Feld deaktivieren und die SMTP-Adresse (Simple Mail Transfer Protocol) manuell eingeben.
HINWEIS: In der Dropdown-Liste werden nur die Kontaktdaten des mit Exclaimer Cloud synchronisierten Absenders angezeigt. - Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen, um eine weitere Gruppe hinzuzufügen.
- Klicken Sie bei Bedarf
auf die Gruppe, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, oder auf ÄNDERUNGEN ABBRECHEN.
Diese Option ist nützlich, wenn Sie eine Signatur auf einen oder mehrere Benutzer anwenden möchten, die Sie manuell auswählen möchten, oder wenn Sie Domänen angeben möchten, für die die Signatur gelten soll. Sie können zum Beispiel eine einzelne Person in Ihrem Unternehmen angeben, die ein einzigartiges Signaturdesign benötigt.
Zur Auswahl eines bestimmten Absenders, einer E-Mail-Adresse oder einer @-Domäne für alle Benutzer in der Domäne:
- Klicken Sie auf Absender hinzufügen, um die Dropdown-Liste zu aktivieren.
- Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Domäne des Absenders ein. Dies ist ein Feld mit Textvorhersage, d. h. alle übereinstimmenden Namen werden angezeigt, sobald Sie mit der Eingabe beginnen.
- Sie können auch eine Kombination aus Platzhalter (*) und Text für die E-Mail-Adresse oder den Domänennamen verwenden.
- Einige Beispiele für den Platzhalter * sind: *@greenorg.net, @domain*, @Exclaimer.DE
- Wenn Sie die Option zum automatischen Vervollständigen nicht verwenden möchten, können Sie das Feld löschen und die E-Mail-Adresse manuell eingeben.
-
Klicken Sie auf Absender hinzufügen, um einen weiteren Absender hinzuzufügen.
- Klicken Sie bei Bedarf auf den Absender, den Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, oder auf ÄNDERUNGEN ABBRECHEN.
Diese Option ist nützlich, wenn Sie eine Signatur auf Benutzer anwenden möchten, die auf einem oder mehreren Benutzerattributen basiert, die in Ihrem Microsoft oder Google Verzeichnis konfiguriert sind. Sie können z. B. eine Signatur auf Benutzer anwenden, deren Abteilungsattribut in Active Directory auf „Vertrieb“ eingestellt ist.
Zur Anwendung der Signatur bei Abfragen auf der Grundlage von Benutzerattributen:
- Klicken Sie auf Erweiterte Abfrage hinzufügen. (Diese Option ist nur aktiviert, wenn die Option Alle in meiner Organisation nicht ausgewählt ist).
Das Fenster Erweiterte Abfrage wird angezeigt:
- Geben Sie im Feld "Abfragebeschreibung" eine Beschreibung für die Abfrage ein. Sobald die Abfrage abgeschlossen ist, wird diese Beschreibung auf dem Titel der Signatur angezeigt.
Beispiel: Alle Mitglieder des kreativen Designteams.
- Für die ausgewählte Signatur können Sie im Abschnitt Beginnen mit nur eine Option auswählen.
- Wählen Sie Niemand, um die Abfrage ohne Benutzer zu starten und übereinstimmende Benutzer hinzuzufügen, oder
- Wählen Sie Alle, um die Abfrage mit allen Benutzern (alle) zu starten und übereinstimmende Benutzer zu entfernen.
- Jetzt müssen Sie Ihre Abfrage definieren:
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Dann die gewünschte Option (Hinzufügen oder Entfernen) für Ihr Szenario. Die von Ihnen gewählte Option bestimmt, was mit den Benutzern geschieht, die die Abfragebedingungen erfüllen.
Beispiel:
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Benutzer wo das Feld mit dem Benutzerattribut aus, das abgeglichen werden soll.
Beispiel:
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ist den Wert aus, um festzulegen, wie der Wert des Benutzerattributs abgefragt werden soll.
Beispiel:
- Geben Sie in das leere Feld den Wert ein, der abgeglichen werden soll.
HINWEIS: Bei der Eingabe von Werten wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, d. h., wenn Sie London, LONDON oder london eingeben, erhalten Sie das gleiche Ergebnis.
- Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um eine weitere Abfragezeile hinzuzufügen.
- Klicken Sie, um die ausgewählte Abfragezeile zu löschen.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen an der erweiterten Abfrage zu speichern und das Fenster zu schließen.
Sie werden nun zur Registerkarte Absender weitergeleitet, und die Änderungen werden übernommen.
Beispiel:
- Klicken Sie, um die erweiterte Abfrage
zu bearbeiten.
- Klicken Sie, um die erweiterte Abfrage zu löschen.
- Klicken Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, oder auf ÄNDERUNGEN ABBRECHEN.
- Die Absenderregel wird nach den Produktregeln (serverseitig und clientseitig) und dem Empfängertyp verarbeitet.
- Die Regel überprüft alle in der E-Mail angegebenen Absender. Die Liste der Absender kann aus einer Kombination von Regeln bestehen, wie z. B. einzelne Benutzer, Gruppen, erweiterte Abfragen und so weiter.
- Wenn die Absenderregeln für Signaturen innerhalb des Ordners angewendet werden, werden die Ordnerregeln zuerst ausgewertet. Und wenn die Ordnerregeln nicht übereinstimmen, dann werden die Signaturregeln nicht ausgewertet.