Как предотвратить пометку электронных писем как спам/нежелательные

Если вы используете подписи на стороне сервера, ваши электронные письма маршрутизируются на серверы Exclaimer - важно, чтобы запись SPF для домена, с которого вы отправляете, была обновлена с механизмом Exclaimer SPF include.

Если вы не обновите вашу запись SPF , заголовки ваших электронных писем будут помечены как SPF: Fail или SPF: Softfail. Многие антиспамные агенты немедленно помещают электронные письма, не прошедшие проверку SPF , в папку со спамом.

Вы можете легко проверить вашу запись SPF , используя бесплатный онлайн-инструмент, например, MXToolbox's SPF Lookup.

1. Введите домен, с которого вы отправляете свое письмо.
   
   
2. Выберите SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
3. Результаты будут отображены ниже. 
   
   Пример:
   
   
   Это ваша запись SPF .
   
   
4. Проверьте, что ваша запись SPF включает механизм SPF Exclaimer include:spf.<region code>.exclaimer.net
    
   Где <region code> заменяется кодом региона для подписки (см. Как проверить ваш код региона).
   
   Пример:
   
5. Если ваша запись SPF не содержит механизма Exclaimer's SPF include, убедитесь, что она будет обновлена как можно скорее, чтобы избежать проблем с плохой репутацией IP-адреса.

Дополнительную информацию о обновлении вашей записи SPF см. в статье Как обновить политику отправителя (SPF)?

Ваша запись SPF должна содержать механизм включения SPF Exclaimer; важно, чтобы ваша запись SPF соответствовала всем критериям действительности, установленным соответствующими стандартами.

Проблемы с действительностью в записи SPF могут привести к SPF: Fail, SPF: Softfail и SPF: Permerror в заголовках вашего электронного письма. Многие антиспамовые агенты немедленно доставляют электронные письма с ошибками или нарушениями SPF в папку со спамом.

Вы можете легко проверить действительность вашей записи SPF, используя бесплатный онлайн-инструмент, например MXToolbox's SPF Lookup.

1. Введите домен, с которого отправляете свое электронное письмо.
   
   
2. Выберите SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
   
   Результаты будут отображены ниже.
   
   
3. Проверьте, что ваша запись SPF проходит все тесты.
   
   Пример:
   
   
   
4. Если какие-либо тесты не проходят, выберите More Info для руководства по исправлению ошибки.
   
   Пример:
   

Недопустимые и подозрительные гиперссылки в электронных письмах часто являются причинами классификации электронной почты как спама.

Избегайте следующего:

Использование префикса "fax:" для гиперссылок на номера факсов.

Префикс fax для номеров факсов/телефонов был устаревшим с 2004 года и известен как причина классификации электронной почты как спама.

 

Оставление неполных гиперссылок в подписи

Наличие неполных гиперссылок, например, https://exclaimer в подписи, может вызвать классификацию как спам и даже хуже!

 

Использование протокола HTTP, когда доступен HTTPS

Вероятность классификации электронной почты как спама намного ниже, если вы используете более безопасную ссылку.

 

Использование перенаправленных, укороченных и чрезмерно длинных URL-адресов

Ссылка намного меньше будет классифицирована как спам, если она ведет туда, куда должна.

Примеры:
Хорошо:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/

Избегайте:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu

Некоторый текст, фразы и изображения могут привести к тому, что электронное письмо будет классифицировано как спам.

Избегайте использования знаков препинания и символов там, где они обычно не используются, заменяя буквы на цифры или символы
Например, избегайте:

• Выберите _____________Здесь ^^
• B0nu$ C0ntent

Пожалуйста, не используйте особенно спамные фразы. У Hubspot есть отличный список здесь: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx

Избегайте использования изображений, содержащих слова. Это увеличит оценку спама.

Ненужное использование HTML-таблиц и пробелов или переносов строки для разделения элементов подписи известно как спам.

Вы можете случайно создать несколько групп/таблиц при создании дизайна подписи. Это может привести к избыточному количеству бесполезного HTML-кода.

Преувеличенный пример слишком большого количества таблиц:


Постарайтесь держать порядок в дизайне подписи.
Совет! Перетаскивание этой группы полей за пределы этих таблиц автоматически очистит неиспользуемые группы.

Избегайте использования чего-либо, кроме отступов, для создания пространства в дизайне подписи, а затем минимизируйте отступы. См. Как использовать отступы для разделения элементов подписи.

Когда в электронном письме больше места занимают изображения, чем текст, это способствует спаму.

Идеально, вы должны оставаться в пределах 30% от общего пространства, занимаемого изображениями.

Плохая репутация IP-адреса обычно возникает, если ваш домен отправлял много писем, где:

• Содержимое определяется как спам
• Проверки аутентификации, такие как SPF , не проходят или содержат ошибки
• Получатели отмечают письмо как спам
• Получатель недействителен
• Происходят отказы в доставке

Ключевое здесь - поддерживать общую здоровую почтовую среду. Будьте внимательны к возникающим ошибкам и быстро реагируйте на них. Убедитесь, что ваши списки контактов всегда актуальны.

Если у вас возникла плохая репутация IP-адреса, это может быть неприятной задачей для решения, поэтому важно следить за этим.

Это всегда первый шаг, который следует предпринять при устранении проблем со спамом, поскольку это быстро и решает большинство проблем.

• В Outlook вы можете просмотреть заголовки сообщений, открыв письмо в отдельном окне и затем перейдя в Файл > Свойства.
  
  
• В Outlook в Интернете (OWA) вы можете просмотреть заголовки сообщений, выбрав кнопку '...' и затем перейдя в Просмотр > Подробности сообщения.
  
  Пример:
  
  
  
• В Gmail вы можете просмотреть заголовки сообщений, выбрав кнопку '…' и затем выбрав Показать оригинал.
  
  Пример:
  
  
  Изучите Authentication-Results, Received-SPF и другие аналогичные заголовки на наличие сбоев или ошибок SPF, DKIM, DMARC и ARC.
  
  Пример:
  
  
  ПРИМЕЧАНИЕ: Exclaimer требует только обновления вашей записи SPF . Если вы видите сбои аутентификации, отличные от SPF, это маловероятно связано с вашей конфигурацией Exclaimer.
  
  
  ОСТОРОЖНО! Хотя онлайн-анализаторы заголовков, такие как MXToolbox, могут показаться очень полезными и более доступными для интерпретации, чем обычные текстовые заголовки, они могут быть склонны к чрезмерным предупреждениям о результатах DKIM.
  Эти инструменты плохо подходят для интерпретации результатов DKIM после факта. Главное: если обычные текстовые заголовки показывают DKIM: pass, так же это увидел почтовый сервер, и это не влияет на оценку спама.

После того как проверки аутентификации были исключены, классификация спама обычно попадает в две категории: Маршрутизация электронной почты и Содержание электронной почты.

- Если вы настроили Серверные подписи для вашей подписки, разумно установить, является ли дополнительная маршрутизация через серверы Exclaimer и обратно в ваши почтовые серверы фактором в классификации спама электронной почты.

Лучший способ сделать это - остановить применение ваших подписей Exclaimer для одного отправителя, с которым вы можете провести тест; затем отправьте электронное письмо, которое проходит через Exclaimer, но не получает подписи.

Если электронное письмо успешно доставлено, вы знаете, что проблема в содержании подписи.
Если электронное письмо все еще классифицируется как спам, вы знаете, что есть проблема с маршрутизацией электронной почты.

- Если вы настроили только Клиентские подписи для вашей подписки - ваши электронные письма не маршрутизируются через Exclaimer, и содержание подписи вероятно является причиной классификации спама.

Exclaimer использует последние технологии и тесно сотрудничает с Microsoft и Google, чтобы гарантировать отсутствие фундаментальных проблем, которые могли бы вызвать проблемы с доставкой электронной почты; однако всегда есть возможность, что вещи не будут работать именно так, как ожидалось. 

Вам следует исключить пользователя или временно отключить поток почты/правило соответствия контента в Exchange Online или Google Workspace. Это позволит вам подтвердить, что маршрутизация почты Exclaimer действительно является причиной классификации как спама.

Во многих случаях проблема окажется из-за чрезмерно строгого антиспам-фильтра, давшего ложноположительные результаты; однако лучше обратиться за помощью в службу поддержки Exclaimer для дальнейших рекомендаций.

К сожалению, любой элемент в электронном письме может быть классифицирован как спам, поэтому важно иметь методичный подход к устранению неполадок.

Проверьте и устраните следующие общие причины, как указано в вышеуказанных разделах:
- Плохие гиперссылки
- Избыточные таблицы и пробелы 
- Высокое соотношение изображений к тексту

• Если ваши электронные письма по-прежнему помечаются как спам после проверки общих причин, удалите все гиперссылки из вашей подписи и затем проведите повторное тестирование.
  
  
• Если ваши электронные письма по-прежнему помечаются как спам после удаления всех гиперссылок, удалите все изображения и затем проведите повторное тестирование.
  
  
• Если ваши электронные письма по-прежнему помечаются как спам после удаления всех гиперссылок и изображений, удалите оставшиеся части строки подписи поочередно. Проводите тестирование каждый раз, пока не установите точно, какая часть подписи вызывает классификацию как спам.
  
  
• Как только вы установите часть вашей подписи, вызывающую классификацию как спам, попробуйте вставить этот контент непосредственно в свой почтовый клиент (в теле электронного письма, а не в подписи), чтобы увидеть, вызывает ли это проблему.
  
  Возможно, вам придется связаться с почтовым провайдером, если обнаружите, что они блокируют контент в ваших электронных письмах.
  
  Если вам нужна помощь с каким-либо содержимым, вызывающим спам в ваших подписях Exclaimer, не стесняйтесь обратиться за помощью в службу поддержки Exclaimer для дальнейших рекомендаций.