Cenário
Você configurou o Exclaimer e está enfrentando problemas com emails sendo entregues na pasta de Spam/Lixo Eletrônico, ou está procurando proativamente descobrir o que pode ser feito para evitar esse problema.
Resolução
Existem muitos fatores que podem contribuir para a classificação de spam de um email. Você pode descobrir que um único fator causa a classificação de spam ou uma combinação de vários fatores.
Algumas causas de spam podem ser corrigidas por meio de alterações na configuração ou no design da assinatura, enquanto outras podem exigir que você relate falsos positivos ou entre em contato com fornecedores antispam.
Como evitar que emails sejam marcados como Spam/Lixo Eletrônico:
Passo 1: Certifique-se de que o seu registro SPF para o domínio do remetente inclua o mecanismo de inclusão do SPF do Exclaimer Cloud
Se você usa assinaturas do Lado do Servidor, seus emails são roteados para os servidores do Exclaimer - é essencial que o registro SPF para o domínio do qual você está enviando seja atualizado com o mecanismo de inclusão do SPF do Exclaimer.
Se você não atualizar o seu registro SPF, os cabeçalhos de seus emails serão marcados com SPF: Fail ou SPF: Softfail. Muitos agentes antispam imediatamente entregam emails que falham nas verificações do SPF para a pasta de spam.
Você pode facilmente verificar o seu registro SPF usando uma ferramenta online gratuita como Verificador de SPF do MXToolbox.
Para mais informações sobre como atualizar o seu registro SPF, consulte Como atualizar o Framework de Política do Remetente (SPF)?
Se você não atualizar o seu registro SPF, os cabeçalhos de seus emails serão marcados com SPF: Fail ou SPF: Softfail. Muitos agentes antispam imediatamente entregam emails que falham nas verificações do SPF para a pasta de spam.
Você pode facilmente verificar o seu registro SPF usando uma ferramenta online gratuita como Verificador de SPF do MXToolbox.
- Insira o domínio do qual você está enviando seu email.
- Selecione Verificação de Registro SPF.
Exemplo:
- Os resultados serão exibidos abaixo.
Exemplo:
Este é o seu registro SPF.
- Verifique se o seu registro SPF inclui o mecanismo de inclusão do Exclaimer include:spf.<código da região>.exclaimer.net
Onde <código da região> é substituído pelo código da região da assinatura (consulte Como verificar o seu código de região).
Exemplo:
- Se o seu registro SPF não tiver o mecanismo de inclusão do Exclaimer, certifique-se de atualizá-lo o mais rápido possível para evitar problemas com a reputação de endereço IP ruim.
Para mais informações sobre como atualizar o seu registro SPF, consulte Como atualizar o Framework de Política do Remetente (SPF)?
Passo 2: Certifique-se de que o seu registro SPF para o domínio do remetente é válido
O seu registo SPF precisa de ter o mecanismo de inclusão do SPF da Exclaimer; é vital que o seu registo SPF cumpra todos os critérios de validade estabelecidos pelos padrões relevantes.
Problemas de validade no registo SPF podem resultar em SPF: Falha, SPF: Softfail e SPF: Permerror nos cabeçalhos dos seus emails. Muitos agentes antispam irão imediatamente enviar emails que tenham falhas ou erros no SPF para a pasta de spam.
Você pode verificar facilmente a validade do seu registo SPF usando uma ferramenta online gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
Problemas de validade no registo SPF podem resultar em SPF: Falha, SPF: Softfail e SPF: Permerror nos cabeçalhos dos seus emails. Muitos agentes antispam irão imediatamente enviar emails que tenham falhas ou erros no SPF para a pasta de spam.
Você pode verificar facilmente a validade do seu registo SPF usando uma ferramenta online gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
- Insira o domínio do qual está enviando o seu email.
-
Selecione SPF Record Lookup.
Exemplo:
Os resultados serão exibidos abaixo.
- Verifique se o seu registo SPF passa em todos os testes.
Exemplo:
- Se algum teste falhar, selecione Mais Informações para orientação sobre como corrigir o erro.
Exemplo:
Alguns contribuintes comuns para spam:
Hiperligação inválida na assinatura
Hiperligações inválidas e suspeitas em emails são contribuintes comuns para a classificação de spam em emails.
Evite fazer qualquer uma das seguintes ações:
Evite fazer qualquer uma das seguintes ações:
Usar o prefixo "fax:" para hiperligações de números de fax.
O prefixo de fax em números de fax/telefone foi descontinuado em 2004 e é conhecido por causar emails a serem classificados como spam.
Deixar hiperligações incompletas na assinatura
Ter hiperligações incompletas como https://exclaimer na assinatura pode causar classificações de spam e pior!
Usar o protocolo HTTP quando o HTTPS está disponível
É muito menos provável que um email seja classificado como spam se usar o link mais seguro.
Usar URLs redirecionados, encurtados e excessivamente longos
Um link é muito menos provável de ser classificado como spam se levar exatamente para onde aparenta ir.
Exemplos:
Bom:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Evitar:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Dados inválidos na assinatura
Algum texto, frases e imagens podem fazer com que um e-mail seja classificado como spam.
Evite usar pontuação e símbolos onde eles não seriam normalmente utilizados, usando números ou símbolos em substituição a letras
Tais como evitar:
Por favor, evite usar frases particularmente spam. O Hubspot tem uma ótima lista delas aqui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evite usar imagens que contenham palavras. Isso aumentará a pontuação de spam.
Evite usar pontuação e símbolos onde eles não seriam normalmente utilizados, usando números ou símbolos em substituição a letras
Tais como evitar:
- Selecione _____________Aqui ^^
- C0nteúdo B0nu$
Por favor, evite usar frases particularmente spam. O Hubspot tem uma ótima lista delas aqui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evite usar imagens que contenham palavras. Isso aumentará a pontuação de spam.
Uso excessivo de tabelas ou espaços em branco
O uso desnecessário de tabelas HTML e espaços ou quebras de linha para espaçar elementos de assinatura são conhecidos como contribuintes de spam.
Você pode criar acidentalmente múltiplos grupos/tabelas ao criar o design da sua assinatura. Isso pode levar a uma quantidade excessiva de codificação HTML sem sentido.
Um exemplo exagerado de uso de muitas tabelas:
Tente manter as coisas organizadas dentro do design da assinatura.
Dica! Arrastar esse grupo de campos para fora dessas tabelas limpará automaticamente os grupos não utilizados.
Evite usar qualquer coisa além de preenchimento para criar espaço dentro do design da sua assinatura e mantenha o preenchimento ao mínimo. Veja Como usar preenchimento para espaçar os elementos da assinatura.
Você pode criar acidentalmente múltiplos grupos/tabelas ao criar o design da sua assinatura. Isso pode levar a uma quantidade excessiva de codificação HTML sem sentido.
Um exemplo exagerado de uso de muitas tabelas:
Tente manter as coisas organizadas dentro do design da assinatura.
Dica! Arrastar esse grupo de campos para fora dessas tabelas limpará automaticamente os grupos não utilizados.
Evite usar qualquer coisa além de preenchimento para criar espaço dentro do design da sua assinatura e mantenha o preenchimento ao mínimo. Veja Como usar preenchimento para espaçar os elementos da assinatura.
Alta proporção de imagem para texto
Ter mais espaço da tela ocupado por imagens do que por texto em um e-mail é um contribuinte de spam.
Idealmente, você deve manter-se dentro de 30% do espaço ocupado por imagens.
Idealmente, você deve manter-se dentro de 30% do espaço ocupado por imagens.
Má reputação do endereço IP
A má reputação do IP tende a ocorrer se o seu domínio estiver enviando muitos e-mails onde:
Se você acabar com uma má reputação do endereço IP, lidar com isso pode ser uma tarefa desagradável, então é essencial manter-se atualizado sobre o assunto.
- O conteúdo é detectado como spam
- As verificações de autenticação, como SPF, falham ou apresentam erro
- Os destinatários marcam o e-mail como spam
- O destinatário é inválido
- Ocorrem retornos
Se você acabar com uma má reputação do endereço IP, lidar com isso pode ser uma tarefa desagradável, então é essencial manter-se atualizado sobre o assunto.
A melhor maneira de solucionar problemas de Spam:
Se seus e-mails acabarem no spam, pode ser uma tarefa assustadora tentar resolvê-lo; no entanto, você pode seguir um processo simples para eliminar possíveis causas.
Passo 1: Verifique os cabeçalhos de e-mail em busca de problemas de autenticação.
Este é sempre o primeiro passo que deve ser tomado ao resolver problemas de spam, pois é rápido e resolve uma alta porcentagem de problemas.
- No Outlook, você pode visualizar os cabeçalhos da mensagem abrindo um e-mail em sua própria janela e depois navegando até Arquivo > Propriedades.
- No Outlook na Web (OWA), você pode visualizar os cabeçalhos da mensagem selecionando o botão '...' e depois navegando até Visualizar > Ver detalhes da mensagem.
Exemplo:
- No Gmail, você pode visualizar os cabeçalhos da mensagem selecionando o botão '…' e depois selecionando Mostrar original.
Exemplo:
Examine os cabeçalhos de Autenticação-Resultados, Recebidos-SPF e outros cabeçalhos semelhantes em busca de falhas ou erros em SPF, DKIM, DMARC e ARC.
Exemplo:
NOTA: A Exclaimer apenas requer que você atualize seu registro SPF . Se você ver falhas de autenticação além do SPF, é improvável que esteja relacionado à sua configuração da Exclaimer.
CUIDADO! Embora analisadores de cabeçalho online, como o MXToolbox, possam parecer muito úteis e mais fáceis de interpretar do que cabeçalhos em texto simples, eles podem ser propensos a avisos exagerados sobre resultados de DKIM.
Essas ferramentas não são adequadas para interpretar resultados de DKIM após o fato. A questão é: Se os cabeçalhos em texto simples mostrarem um DKIM: pass, é assim que o servidor de e-mails também viu, e isso não contribui para a pontuação de spam.
Passo 2: Estabeleça se o encaminhamento de e-mails ou o conteúdo do e-mail são fatores
Após as verificações de autenticação terem sido eliminadas, as classificações de spam geralmente se enquadram em duas categorias: Encaminhamento de e-mails e Conteúdo de e-mails.
- Se você configurou assinaturas do lado do servidor para sua assinatura, é prudente estabelecer se o encaminhamento adicional para os servidores da Exclaimer e de volta para seus servidores de e-mail é um fator na classificação de spam de e-mails.
A melhor maneira de fazer isso é impedir que suas assinaturas da Exclaimer se apliquem a um único remetente com o qual você pode testar; então envie um e-mail que passe pela Exclaimer, mas não receba uma assinatura.
Se o e-mail for entregue com sucesso, você saberá que o conteúdo da assinatura é o problema.
Se o e-mail ainda for classificado como spam, você saberá que há um problema de encaminhamento de e-mails.
- Se você configurou apenas assinaturas do lado do cliente para sua assinatura - seus e-mails não são encaminhados para a Exclaimer, e o conteúdo da assinatura é a causa provável da classificação de spam.
- Se você configurou assinaturas do lado do servidor para sua assinatura, é prudente estabelecer se o encaminhamento adicional para os servidores da Exclaimer e de volta para seus servidores de e-mail é um fator na classificação de spam de e-mails.
A melhor maneira de fazer isso é impedir que suas assinaturas da Exclaimer se apliquem a um único remetente com o qual você pode testar; então envie um e-mail que passe pela Exclaimer, mas não receba uma assinatura.
Se o e-mail for entregue com sucesso, você saberá que o conteúdo da assinatura é o problema.
Se o e-mail ainda for classificado como spam, você saberá que há um problema de encaminhamento de e-mails.
- Se você configurou apenas assinaturas do lado do cliente para sua assinatura - seus e-mails não são encaminhados para a Exclaimer, e o conteúdo da assinatura é a causa provável da classificação de spam.
Passo 3: Se você encontrar um problema com o encaminhamento de e-mails
A Exclaimer utiliza as tecnologias mais recentes e trabalha em estreita colaboração com a Microsoft e o Google para garantir que não haja problemas fundamentais que possam causar problemas de entrega de e-mails; no entanto, há sempre a possibilidade de que as coisas não funcionem exatamente como esperado.
Você deve excluir um usuário ou desativar temporariamente a regra de fluxo de e-mails/conformidade de conteúdo no Exchange Online ou no Google Workspace. Isso permitirá que você confirme se o roteamento de e-mails do Exclaimer é definitivamente a causa da classificação como spam.
Em muitos casos, o problema acabará sendo um filtro antispam excessivamente zeloso que gera resultados falsos positivos; no entanto, é melhor abrir um chamado com o Suporte da Exclaimer para obter orientações adicionais.
Você deve excluir um usuário ou desativar temporariamente a regra de fluxo de e-mails/conformidade de conteúdo no Exchange Online ou no Google Workspace. Isso permitirá que você confirme se o roteamento de e-mails do Exclaimer é definitivamente a causa da classificação como spam.
Em muitos casos, o problema acabará sendo um filtro antispam excessivamente zeloso que gera resultados falsos positivos; no entanto, é melhor abrir um chamado com o Suporte da Exclaimer para obter orientações adicionais.
Passo 4: Se você encontrar um problema com o conteúdo do e-mail
Infelizmente, qualquer coisa em um e-mail pode ser classificada como spam, então é bom ter uma abordagem metódica para solucionar problemas.
Verifique e resolva os seguintes contribuintes comuns conforme as seções acima:
- Hiperlinks ruins
- Tabelas e espaços em branco excessivos
- Uma alta proporção de imagens para texto
- Se seus e-mails ainda estiverem sendo marcados como spam após verificar os contribuintes comuns, remova todos os hiperlinks de sua assinatura e depois faça um novo teste.
- Se seus e-mails ainda estiverem sendo marcados como spam após remover todos os hiperlinks, remova todas as imagens e depois faça um novo teste.
- Se seus e-mails ainda estiverem sendo marcados como spam após remover todos os hiperlinks e imagens, remova as partes restantes da assinatura linha por linha. Teste a cada vez até estabelecer exatamente qual parte da assinatura está causando a classificação como spam.
- Depois de identificar a parte de sua assinatura que está causando a classificação como spam, tente inserir esse conteúdo diretamente em seu cliente de e-mail (no corpo do e-mail e não na assinatura) para ver se isso ainda causa um problema.
Você pode precisar entrar em contato com o provedor de e-mail se descobrir que eles estão bloqueando conteúdo em seus e-mails.
Se precisar de ajuda com algum conteúdo que está causando spam em suas assinaturas do Exclaimer, não hesite em abrir um chamado com o Suporte da Exclaimer para obter orientações adicionais.