Jak zapobiec oznaczaniu e-maili jako spam/junk``````Jak zapobiec oznaczaniu e-maili jako spam/junk

Jeśli używasz sygnatur po stronie serwera, Twoje e-maile są kierowane do serwerów Exclaimer - konieczne jest zaktualizowanie rekordu SPF dla domeny, z której wysyłasz, za pomocą mechanizmu Exclaimer SPF include.

Jeśli nie zaktualizujesz rekordu SPF , nagłówki Twoich e-maili zostaną oznaczone jako SPF: Fail lub SPF: Softfail. Wiele agentów antyspamowych natychmiast dostarczy e-maile, które nie przejdą sprawdzenia SPF do folderu spam.

Możesz łatwo sprawdzić swój rekord SPF za pomocą darmowego narzędzia online, takiego jak Wyszukiwanie SPF w MXToolbox.

1. Wprowadź domenę, z której wysyłasz e-mail.
   
   
2. Wybierz SPF Record Lookup.
   
   Przykład:
   
3. Wyniki zostaną wyświetlone poniżej. 
   
   Przykład:
   
   
   To jest Twój rekord SPF .
   
   
4. Sprawdź, czy Twój rekord SPF zawiera mechanizm SPF Exclaimer'a include:spf.<kod regionu>.exclaimer.net
    
   Gdzie <kod regionu> zostaje zastąpiony kodem regionu subskrypcji (zobacz Jak sprawdzić swój kod regionu).
   
   Przykład:
   
5. Jeśli Twój rekord SPF nie zawiera mechanizmu Exclaimer's SPF include, upewnij się, że zostanie to jak najszybciej zaktualizowane, aby uniknąć problemów z uzyskaniem złej reputacji adresu IP.

Aby uzyskać więcej informacji na temat aktualizacji rekordu SPF , zapoznaj się z Jak zaktualizować ramy polityki nadawcy (SPF)?

Twój rekord SPF musi zawierać mechanizm dołączania SPF Exclaimer'a; ważne jest, aby Twój rekord SPF spełniał wszystkie kryteria ważności określone przez odpowiednie standardy.

Problemy z ważnością w rekordzie SPF mogą prowadzić do SPF: Fail, SPF: Softfail i SPF: Permerror w nagłówkach e-maili. Wiele agentów antyspamowych natychmiast umieszcza e-maile z nieprawidłowościami lub błędami SPF w folderze ze spamem.

Możesz łatwo sprawdzić ważność swojego rekordu SPF korzystając z bezpłatnego narzędzia online, takiego jak Wyszukiwanie SPF w MXToolbox.

1. Wprowadź domenę, z której wysyłasz e-maile.
   
   
2. Wybierz SPF Record Lookup.
   
   Przykład:
   
   
   Wyniki zostaną wyświetlone poniżej.
   
   
3. Sprawdź, czy Twój rekord SPF zdaje wszystkie testy.
   
   Przykład:
   
   
   
4. Jeśli jakieś testy nie przejdą, wybierz Więcej informacji, aby uzyskać wskazówki dotyczące poprawienia błędu.
   
   Przykład:
   

Nieprawidłowe i podejrzanie wyglądające hiperłącza w e-mailach są powszechnymi przyczynami klasyfikowania e-maili jako spam.

Unikaj robienia czegokolwiek z poniższego:

Używanie prefiksu "fax:" dla hiperłączy z numerami faksów.

Prefiks "fax" dla numerów faksów/telefonów został odrzucony w 2004 roku i wiadomo, że powoduje klasyfikowanie e-maili jako spam.

 

Pozostawianie niekompletnych hiperłączy w sygnaturze

Mieć niekompletne hiperłącza, takie jak https://exclaimer w sygnaturze, może powodować klasyfikowanie jako spam i co gorsza!

 

Używanie protokołu HTTP, gdy dostępne jest HTTPS

Wiadomości e-mail są znacznie mniej prawdopodobne do klasyfikowania jako spam, jeśli używasz bezpieczniejszego łącza.

 

Używanie przekierowanych, skróconych i nadmiernie długich adresów URL

Łącze jest znacznie mniej prawdopodobne do klasyfikowania jako spam, jeśli prowadzi dokładnie tam, gdzie się wydaje.
Przykłady:
Dobre:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/

Unikaj:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu

Niektóre teksty, frazy i obrazy mogą spowodować, że e-mail zostanie sklasyfikowany jako spam.

Unikaj używania interpunkcji i symboli tam, gdzie normalnie by ich nie było, używając liczb lub symboli zamiast liter
Na przykład unikaj:

• Wybierz _____________Tutaj ^^
• B0nu$ C0ntent

Prosimy nie używać szczególnie spamowych fraz. Hubspot ma świetną listę takich fraz tutaj: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx

Unikaj używania obrazów zawierających słowa. Zwiększą one wynik spamu.

Niezastosowane tabele HTML, spacje lub znaki nowej linii do rozdzielania elementów podpisu są uznawane za czynniki spamu.

Możesz przypadkowo tworzyć wiele grup/tabel podczas projektowania podpisu. Mogą one prowadzić do nadmiernej ilości zbędnego kodowania HTML.

Przesadzony przykład zbyt wielu tabel:


Staraj się utrzymać porządek w projektowaniu podpisu.
Wskazówka! Przeciągnięcie tej grupy pól poza te tabele automatycznie wyczyści nieużywane grupy.

Unikaj używania czegokolwiek innego niż padding do tworzenia przestrzeni w projekcie podpisu, a następnie zachowaj minimalny padding. Zobacz Jak używać paddingu do rozdzielania elementów podpisu.

Posiadanie większej ilości miejsca na ekranie zajętego przez obrazy niż tekst w e-mailu jest czynnikiem spamu.

Idealnie powinieneś zmieścić się w 30% przestrzeni zajmowanej przez obrazy.

Zła reputacja adresu IP zazwyczaj występuje, gdy twój domena wysyła dużo e-maili, w których:

• Zawartość jest wykrywana jako spam
• Sprawdzenia uwierzytelniania, takie jak SPF zawodzą lub występują błędy
• Adresaci oznaczają e-mail jako spam
• Adresat jest nieprawidłowy
• Występują odbicia

Kluczem jest utrzymanie ogólnie zdrowego środowiska mailowego. Bądź świadomy wszelkich występujących błędów i szybko na nie reaguj. Upewnij się, że listy kontaktów są regularnie aktualizowane.

Jeśli ostatecznie zyskasz złą reputację adresu IP, może to być nieprzyjemne zadanie do wykonania, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z tą kwestią.

To zawsze pierwszy krok, który należy podjąć przy rozwiązywaniu problemów ze spamem, ponieważ jest szybki i rozwiązuje wysoki odsetek problemów.

• W programie Outlook możesz wyświetlić nagłówki wiadomości, otwierając e-mail w osobnym oknie, a następnie przechodząc do Plik > Właściwości.
  
  
• W programie Outlook na stronie internetowej (OWA) możesz wyświetlić nagłówki wiadomości, wybierając przycisk „...”, a następnie przechodząc do Widok > Szczegóły wiadomości.
  
  Przykład:
  
  
  
• W usłudze Gmail możesz wyświetlić nagłówki wiadomości, wybierając przycisk „...”, a następnie wybierając Pokaż oryginał.
  
  Przykład:
  
  
  Sprawdź wyniki uwierzytelniania, nagłówki Received-SPF i inne podobne nagłówki pod kątem błędów lub problemów z SPF, DKIM, DMARC i ARC.
  
  Przykład:
  
  
  UWAGA: Exclaimer wymaga jedynie, abyś zaktualizował swój rekord SPF . Jeśli widzisz problemy z uwierzytelnianiem inne niż SPF, jest mało prawdopodobne, że są one związane z konfiguracją Exclaimer.
  
  
  OSTRZEŻENIE! Chociaż narzędzia online do analizy nagłówków, takie jak MXToolbox, mogą wydawać się bardzo pomocne i łatwiejsze do interpretacji niż nagłówki w formie zwykłego tekstu, mogą być podatne na nadmierną liczbę ostrzeżeń dotyczących wyników DKIM.
  Te narzędzia nie są odpowiednie do interpretacji wyników DKIM po fakcie. Najważniejsze jest to: Jeśli nagłówki w formie zwykłego tekstu pokazują DKIM: pass, to tak serwer poczty elektronicznej również to widział, i nie przyczynia się to do wyniku spamu.

Po wyeliminowaniu sprawdzeń uwierzytelniania, klasyfikacje spamu zazwyczaj dzielą się na dwie kategorie: Przekierowanie e-maili i Treść e-maili.

- Jeśli skonfigurowałeś podpisy po stronie serwera dla swojej subskrypcji, warto ustalić, czy dodatkowe przekierowanie do serwerów Exclaimer i z powrotem do Twoich serwerów pocztowych ma wpływ na klasyfikację spamu e-maili.

Najlepszym sposobem na to jest zatrzymanie stosowania podpisów Exclaimer dla jednego nadawcy, z którym możesz przetestować; następnie wyślij e-mail, który przechodzi przez Exclaimer, ale nie otrzymuje podpisu.

Jeśli e-mail zostanie dostarczony pomyślnie, wiesz, że problemem jest treść podpisu.
Jeśli e-mail nadal jest klasyfikowany jako spam, wiesz, że istnieje problem z przekierowaniem e-maili.

- Jeśli skonfigurowałeś tylko podpisy po stronie klienta dla swojej subskrypcji - Twoje e-maile nie są przekierowywane do Exclaimer, a treść podpisu jest prawdopodobną przyczyną klasyfikacji spamu.

Exclaimer wykorzystuje najnowsze technologie i ścisłą współpracę z firmami Microsoft i Google, aby zapewnić, że nie ma żadnych podstawowych problemów, które mogłyby powodować kłopoty z dostarczaniem wiadomości e-mail; jednak zawsze istnieje możliwość, że rzeczy nie działają dokładnie tak, jak oczekiwano. 

Należy wykluczyć użytkownika lub tymczasowo wyłączyć przepływ poczty/regułę zgodności treści w Exchange Online lub Google Workspace. Pozwoli to potwierdzić, czy przekierowanie poczty Exclaimer jest na pewno przyczyną klasyfikacji jako spam.

W wielu przypadkach problem okaże się być wynikiem nadmiernie restrykcyjnego filtra antyspamowego, który generuje fałszywe wyniki pozytywne; jednak zaleca się zgłoszenie zgłoszenia do pomocy technicznej Exclaimer w celu uzyskania dalszych wskazówek.

Niestety, cokolwiek znajduje się w e-mailu, może zostać sklasyfikowane jako spam, dlatego dobrze jest podejść do rozwiązywania problemu metodycznie.

Sprawdź i rozwiąż następujące powszechne czynniki, zgodnie z powyższymi sekcjami:
- Złe hiperłącza
- Nadmierne tabele i puste miejsca 
- Wysoki stosunek obrazu do tekstu

• Jeśli po sprawdzeniu powszechnych czynników twoje e-maile wciąż są oznaczane jako spam, usuń wszystkie hiperłącza ze swojego podpisu, a następnie przetestuj ponownie.
  
  
• Jeśli po usunięciu wszystkich hiperłączy twoje e-maile wciąż są oznaczane jako spam, usuń wszystkie obrazy, a następnie przetestuj ponownie.
  
  
• Jeśli po usunięciu wszystkich hiperłączy i obrazów twoje e-maile wciąż są oznaczane jako spam, usuń pozostałe części linii podpisu w sposób stopniowy. Testuj każdorazowo, aż ustalisz dokładnie, która część podpisu powoduje klasyfikację jako spam.
  
  
• Po ustaleniu, która część twojego podpisu powoduje klasyfikację jako spam, spróbuj wstawić tę treść bezpośrednio do swojego klienta poczty (w treści e-maila, a nie w podpisie), aby sprawdzić, czy nadal powoduje to problem.
  
  Jeśli zauważysz, że dostawca usług e-mail blokuje treści w twoich e-mailach, możesz potrzebować skontaktować się z nim.
  
  Jeśli potrzebujesz pomocy z treścią powodującą klasyfikację jako spam w twoich podpisach Exclaimer, nie wahaj się zgłosić zgłoszenia do pomocy technicznej Exclaimer w celu uzyskania dalszych wskazówek.