Scenario
Je hebt Exclaimer geconfigureerd en ondervindt problemen met e-mails die worden afgeleverd in de map Spam/Ongewenste e-mail, of je bent proactief op zoek naar wat er gedaan kan worden om dit probleem te voorkomen.
Oplossing
Er zijn veel factoren die kunnen bijdragen aan de spamclassificatie van een e-mail. Het kan zijn dat een enkele factor zorgt voor een spamclassificatie of een combinatie van meerdere factoren.
Sommige oorzaken van spam kunnen worden verholpen door configuratie- of handtekeningontwerp wijzigingen, terwijl andere vereisen dat je valse positieven meldt of contact opneemt met antispamleveranciers.
Hoe voorkom je dat e-mails worden gemarkeerd als Spam/Ongewenste e-mail:
Stap 1: Zorg ervoor dat je SPF record voor het afzenderdomein de Exclaimer Cloud's SPF include mechanisme bevat
Als je Server-Side handtekeningen gebruikt, worden je e-mails doorgestuurd naar de Exclaimer-servers - het is essentieel dat het SPF record voor het domein waarvandaan je verzendt wordt bijgewerkt met het Exclaimer SPF include mechanisme.
Als je je SPF record niet bijwerkt, zullen je e-mailheaders worden gemarkeerd met SPF: Fail of SPF: Softfail. Veel antispamagents zullen e-mails die SPF controles niet doorstaan, onmiddellijk afleveren in de spammap.
Je kunt eenvoudig je SPF record opzoeken met een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF Lookup.
Voor meer informatie over het bijwerken van je SPF record, zie Hoe update je het Sender Policy Framework (SPF)?
Als je je SPF record niet bijwerkt, zullen je e-mailheaders worden gemarkeerd met SPF: Fail of SPF: Softfail. Veel antispamagents zullen e-mails die SPF controles niet doorstaan, onmiddellijk afleveren in de spammap.
Je kunt eenvoudig je SPF record opzoeken met een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF Lookup.
- Voer het domein in van waaruit je je e-mail verstuurt.
- Selecteer SPF Record Lookup.
Voorbeeld:
- De resultaten worden hieronder weergegeven.
Voorbeeld:
Dit is je SPF record.
- Controleer of je SPF record het Exclaimer's SPF include mechanisme bevat include:spf.<regiocode>.exclaimer.net
Waarbij <regiocode> wordt vervangen door de regiocode voor het abonnement (zie Hoe controleer je je regiocode).
Voorbeeld:
- Als je SPF record het Exclaimer's SPF include mechanisme niet bevat, zorg er dan voor dat dit zo snel mogelijk wordt bijgewerkt om problemen met een slechte IP-adresreputatie te voorkomen.
Voor meer informatie over het bijwerken van je SPF record, zie Hoe update je het Sender Policy Framework (SPF)?
Stap 2: Zorg ervoor dat je SPF record voor het afzenderdomein geldig is
Uw SPF -record moet het mechanisme voor het opnemen van Exclaimer's SPF hebben; het is essentieel dat uw SPF -record voldoet aan alle geldigheidscriteria die zijn vastgesteld door de relevante normen.
Geldigheidsproblemen in het SPF -record kunnen leiden tot SPF: Fail, SPF: Softfail en SPF: Permerror in de koppen van uw e-mails. Veel antispamfilters zullen e-mails die SPF -fouten of -fouten bevatten, onmiddellijk naar de spammap sturen.
U kunt eenvoudig de geldigheid van uw SPF -record controleren met een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF -zoekopdracht.
Geldigheidsproblemen in het SPF -record kunnen leiden tot SPF: Fail, SPF: Softfail en SPF: Permerror in de koppen van uw e-mails. Veel antispamfilters zullen e-mails die SPF -fouten of -fouten bevatten, onmiddellijk naar de spammap sturen.
U kunt eenvoudig de geldigheid van uw SPF -record controleren met een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF -zoekopdracht.
- Voer het domein in van waaruit u uw e-mail verstuurt.
-
Selecteer SPF -Record Zoeken.
Voorbeeld:
De resultaten worden hieronder weergegeven.
- Controleer of uw SPF -record alle tests doorstaat.
Voorbeeld:
- Als er tests mislukken, selecteer dan Meer informatie voor begeleiding over hoe u de fout kunt corrigeren.
Voorbeeld:
Enkele veelvoorkomende bijdragers aan spam:
Slechte hyperlink in de handtekening
Ongeldige en verdacht uitziende hyperlinks in e-mails zijn veelvoorkomende bijdragers aan de classificatie van e-mail als spam.
Vermijd het volgende te doen:
Vermijd het volgende te doen:
Gebruik het voorvoegsel "fax:" voor faxnummerhyperlinks.
Het faxvoorvoegsel bij fax-/telefoonnummers is in 2004 afgeschaft en staat bekend om het veroorzaken van classificatie van e-mails als spam.
Laat onvolledige hyperlinks achter in de handtekening
Onvolledige hyperlinks zoals https://exclaimer in de handtekening kunnen leiden tot classificatie als spam en erger!
Gebruik het HTTP-protocol wanneer HTTPS beschikbaar is
U heeft veel minder kans dat een e-mail als spam wordt geclassificeerd als u de veiligere link gebruikt.
Gebruik doorgestuurde, verkorte en overdreven lange URL's
Een link heeft veel minder kans om als spam te worden geclassificeerd als deze precies leidt naar waar het lijkt te gaan.
Voorbeelden:
Goed:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Vermijd:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Slechte gegevens in de handtekening
Sommige tekst, zinnen en afbeeldingen kunnen ervoor zorgen dat een e-mail als spam wordt geclassificeerd.
Vermijd het gebruik van leestekens en symbolen waar ze normaal gesproken niet zouden zijn, gebruik maken van cijfers of symbolen ter vervanging van letters
Zoals het vermijden van:
Gebruik alsjeblieft geen bijzonder spamachtige zinnen. Hubspot heeft hier een geweldige lijst van: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Vermijd het gebruik van afbeeldingen die woorden bevatten. Deze zullen de spam score verhogen.
Vermijd het gebruik van leestekens en symbolen waar ze normaal gesproken niet zouden zijn, gebruik maken van cijfers of symbolen ter vervanging van letters
Zoals het vermijden van:
- Selecteer _____________Hier ^^
- B0nu$ C0ntent
Gebruik alsjeblieft geen bijzonder spamachtige zinnen. Hubspot heeft hier een geweldige lijst van: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Vermijd het gebruik van afbeeldingen die woorden bevatten. Deze zullen de spam score verhogen.
Overmatig gebruik van tabellen of witruimte
Onnodig gebruik van HTML-tabellen en spaties of regeleinden om handtekeningselementen te scheiden zijn bekende bijdragers aan spam.
Je kunt per ongeluk meerdere groepen/tabellen maken bij het ontwerpen van je handtekening. Dit kan leiden tot een overmatige hoeveelheid nutteloze HTML-code.
Een overdreven voorbeeld van te veel tabellen:
Probeer de handtekeningontwerp netjes te houden.
Tip! Door deze groep velden buiten deze tabellen te slepen, worden de ongebruikte groepen automatisch gewist.
Gebruik niets anders dan padding om ruimte te creëren binnen je handtekeningontwerp en houd de padding vervolgens tot een minimum beperkt. Zie Hoe padding te gebruiken om de handtekeningelementen te scheiden.
Je kunt per ongeluk meerdere groepen/tabellen maken bij het ontwerpen van je handtekening. Dit kan leiden tot een overmatige hoeveelheid nutteloze HTML-code.
Een overdreven voorbeeld van te veel tabellen:
Probeer de handtekeningontwerp netjes te houden.
Tip! Door deze groep velden buiten deze tabellen te slepen, worden de ongebruikte groepen automatisch gewist.
Gebruik niets anders dan padding om ruimte te creëren binnen je handtekeningontwerp en houd de padding vervolgens tot een minimum beperkt. Zie Hoe padding te gebruiken om de handtekeningelementen te scheiden.
Hoge afbeelding-tekst verhouding
Als er in een e-mail meer schermruimte wordt ingenomen door afbeeldingen dan door tekst, draagt dit bij aan spam.
Ideaal gezien zou je binnen 30% van de ruimte ingenomen door afbeeldingen moeten blijven.
Ideaal gezien zou je binnen 30% van de ruimte ingenomen door afbeeldingen moeten blijven.
Slechte IP-adresreputatie
Een slechte IP-reputatie treedt meestal op als jouw domein veel e-mails heeft verstuurd waarbij:
Als je uiteindelijk een slechte IP-adresreputatie krijgt, kan het een onaangename taak zijn om ermee om te gaan, dus het is essentieel om er bovenop te zitten.
- De inhoud als spam wordt gedetecteerd
- Authenticatiecontroles zoals SPF mislukken of fouten bevatten
- Ontvangers de e-mail als spam markeren
- De ontvanger ongeldig is
- Er sprake is van bouncebacks
Als je uiteindelijk een slechte IP-adresreputatie krijgt, kan het een onaangename taak zijn om ermee om te gaan, dus het is essentieel om er bovenop te zitten.
De beste manier om spamproblemen op te lossen:
Als jouw e-mails in de spam terechtkomen, kan het een ontmoedigende taak zijn om dit op te lossen; je kunt echter een eenvoudig proces volgen om mogelijke oorzaken uit te sluiten.
Stap 1: Controleer de e-mailheaders op verificatieproblemen.
Dit is altijd de eerste stap die moet worden genomen bij het oplossen van spamproblemen, omdat het snel is en een hoog percentage van de problemen oplost.
- In Outlook kunt u de berichtkoppen bekijken door een e-mail te openen in een nieuw venster en vervolgens te navigeren naar Bestand > Eigenschappen.
- In Outlook op het web (OWA) kunt u de berichtkoppen bekijken door op de '...' knop te klikken en vervolgens te navigeren naar Weergave > Berichtdetails weergeven.
Voorbeeld:
- In Gmail kunt u de berichtkoppen bekijken door op de '…' knop te klikken en vervolgens Origineel weergeven te selecteren.
Voorbeeld:
Controleer de Authentication-Results, Received-SPF en andere soortgelijke koppen op fouten of problemen met SPF, DKIM, DMARC en ARC.
Voorbeeld:
LET OP: Exclaimer vereist alleen dat u uw SPF record bijwerkt. Als u authenticatiefouten ziet die niet SPF-gerelateerd zijn, is het waarschijnlijk niet gerelateerd aan uw Exclaimer-configuratie.
LET OP! Hoewel online header-analysers zoals MXToolbox zeer nuttig lijken en toegankelijker zijn om te interpreteren dan platte tekstkoppen, kunnen ze gevoelig zijn voor overdreven waarschuwingen over DKIM-resultaten.
Deze tools zijn niet goed geschikt voor het interpreteren van DKIM-resultaten achteraf. De bottom line is: Als de platte tekstkoppen een DKIM: pass tonen, is dat ook hoe de mailservers het hebben gezien, en het draagt niet bij aan de spam score.
Stap 2: Bepaal of e-mailroutering of e-mailinhoud een rol speelt
Nadat authenticatiecontroles zijn geëlimineerd, vallen spamclassificaties meestal in twee categorieën: E-mailroutering en E-mailinhoud.
- Als u Server-Side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement, is het verstandig om vast te stellen of de extra routering naar Exclaimer-servers en terug naar uw mailservers een rol speelt bij de classificatie van e-mails als spam.
De beste manier om dit te doen is door uw Exclaimer-handtekeningen niet toe te passen op een enkele afzender waar u mee kunt testen; stuur vervolgens een e-mail die via Exclaimer wordt gerouteerd maar geen handtekening ontvangt.
Als de e-mail succesvol wordt afgeleverd, weet u dat de handtekeninginhoud het probleem is.
Als de e-mail nog steeds als spam wordt geclassificeerd, weet u dat er een probleem is met de e-mailroutering.
- Als u alleen Client-Side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement - worden uw e-mails niet gerouteerd naar Exclaimer, en is de handtekeninginhoud waarschijnlijk de oorzaak van de spamclassificatie.
- Als u Server-Side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement, is het verstandig om vast te stellen of de extra routering naar Exclaimer-servers en terug naar uw mailservers een rol speelt bij de classificatie van e-mails als spam.
De beste manier om dit te doen is door uw Exclaimer-handtekeningen niet toe te passen op een enkele afzender waar u mee kunt testen; stuur vervolgens een e-mail die via Exclaimer wordt gerouteerd maar geen handtekening ontvangt.
Als de e-mail succesvol wordt afgeleverd, weet u dat de handtekeninginhoud het probleem is.
Als de e-mail nog steeds als spam wordt geclassificeerd, weet u dat er een probleem is met de e-mailroutering.
- Als u alleen Client-Side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement - worden uw e-mails niet gerouteerd naar Exclaimer, en is de handtekeninginhoud waarschijnlijk de oorzaak van de spamclassificatie.
Stap 3: Als u ontdekt dat er een probleem is met e-mailroutering
Exclaimer maakt gebruik van de nieuwste technologieën en werkt nauw samen met Microsoft en Google om ervoor te zorgen dat er geen fundamentele problemen zijn die e-mailbezorgingsproblemen zouden veroorzaken; er is echter altijd een mogelijkheid dat dingen niet precies werken zoals verwacht.
U moet een gebruiker uitsluiten of tijdelijk de mailstroom/inhoudscomplianteregel in Exchange Online of Google Workspace uitschakelen. Hierdoor kunt u bevestigen of de Exclaimer mailroutering zeker de oorzaak is van de spamclassificatie.
In veel gevallen blijkt het probleem een te ijverige antispamfilter te zijn die valse positieve resultaten geeft; het is echter het beste om een ticket aan te maken bij Exclaimer Support voor verdere begeleiding.
U moet een gebruiker uitsluiten of tijdelijk de mailstroom/inhoudscomplianteregel in Exchange Online of Google Workspace uitschakelen. Hierdoor kunt u bevestigen of de Exclaimer mailroutering zeker de oorzaak is van de spamclassificatie.
In veel gevallen blijkt het probleem een te ijverige antispamfilter te zijn die valse positieve resultaten geeft; het is echter het beste om een ticket aan te maken bij Exclaimer Support voor verdere begeleiding.
Stap 4: Als u een probleem met e-mailinhoud vindt
Helaas kan alles in een e-mail als spam worden geclassificeerd, dus het is goed om een methodische aanpak te hebben bij het oplossen van problemen.
Controleer en los de volgende veelvoorkomende bijdragers op zoals hierboven beschreven:
- Slechte hyperlinks
- Overmatige tabellen en witruimte
- Een hoog beeldtekstratio
- Als uw e-mails nog steeds als spam worden gemarkeerd na het controleren van de veelvoorkomende bijdragers, verwijder dan alle hyperlinks uit uw handtekening en test opnieuw.
- Als uw e-mails nog steeds als spam worden gemarkeerd na het verwijderen van alle hyperlinks, verwijder dan alle afbeeldingen en test opnieuw.
- Als uw e-mails nog steeds als spam worden gemarkeerd na het verwijderen van alle hyperlinks en afbeeldingen, verwijder dan de overgebleven delen van de handtekening regel voor regel. Test telkens opnieuw totdat u precies heeft vastgesteld welk deel van de handtekening de spamclassificatie veroorzaakt.
- Zodra u het deel van uw handtekening heeft vastgesteld dat de spamclassificatie veroorzaakt, probeer dan die inhoud rechtstreeks in uw mailclient in te voegen (in de body van de e-mail en niet in de handtekening) om te zien of dat nog steeds een probleem veroorzaakt.
U moet mogelijk contact opnemen met de e-mailprovider als u ontdekt dat ze inhoud in uw e-mails blokkeren.
Als u hulp nodig heeft bij bepaalde inhoud die spam veroorzaakt in uw Exclaimer-handtekeningen, aarzel dan niet om een ticket aan te maken bij Exclaimer Support voor verdere begeleiding.