Beschrijving
Exclaimer gebruikt een geautomatiseerd verlengingsproces om het verlengen van uw abonnement gemakkelijker te maken. Dit artikel legt uit hoe het verlengingsproces werkt.
Als u vragen heeft, dien dan een verzoek in bij het Renewals-team (Account Services > Account > Renewal Enquiry).
De verlengingskalender
Automatische herinneringsmails worden 90, 60 en 30 dagen voor de verlengingsdatum naar klanten gestuurd.
De periode tussen 90 en 30 dagen voor verlenging is uw verlengingsvenster. Tijdens deze tijd kunt u eventuele noodzakelijke wijzigingen aan uw abonnement aanvragen. Zie de sectie Wijzigingen aanvragen voor meer details.
Als u zich heeft aangemeld om formele offertes te ontvangen, sturen wij deze automatisch als een beveiligde Docomotion-link 60 dagen voor uw verlengingsdatum. We genereren deze offerte automatisch als onderdeel van het verlengingsproces - niemand binnen uw organisatie hoeft hierom te hebben gevraagd.
Als u nog geen voorkeurscontactpersoon voor verlenging heeft opgegeven, sturen wij verlengingscommunicatie naar het factuuradres dat wij in ons systeem hebben voor uw account.
Zodra uw abonnementsverlengingsdatum is verstreken, sturen wij uw factuur binnen 5–7 dagen naar het factuuradres.
Dien eventuele verzoeken voor reseller-overdracht ten minste 30 dagen voor uw verlengingsdatum in.
Het Renewals-team verwerkt annuleringen van automatische verlengingen handmatig nadat u het verzoek heeft ingediend. Annulering is geen automatische of directe schakelaar, dus uw abonnement blijft actief en ingesteld op verlengen totdat het Renewals-team bevestigt dat de annulering is verwerkt.
Uw herinneringsmails
Elke herinneringsmail geeft aan hoeveel dagen er nog resten tot uw verlengingsdatum en bevat belangrijke informatie over uw aanstaande verlenging, waaronder:
- Abonnementsnaam
- Korte Sub ID
- Productniveau
- Aantal gebruikers
- Betalingsfrequentie
Wijzigingen aanvragen
Als u wijzigingen wilt aanbrengen in uw verlenging, zoals het aantal gebruikers, productniveau of betalingsfrequentie, dien dan een verzoek in bij het Renewals-team (Account Services > Account > Renewal Enquiry).
Voor wijzigingen in factuurgegevens of om een inkooporder in te dienen, zie de sectie Hoe u uw Docomotion-offerte gebruikt hieronder.
Als uw verlengingsvenster is gesloten maar u wilt het aantal gebruikers verhogen of uw abonnementsniveau upgraden, kunnen wij deze wijzigingen nog steeds verwerken tijdens uw huidige abonnementsperiode.
Hoe u uw Docomotion-offerte gebruikt
Wij delen formele verlengingsoffertes als beveiligde Docomotion-links. Deze links brengen u naar een online offerteformulier met bewerkbare velden waarmee u kunt:
- Wijzig uw factuuradres
- Wijzig uw factuur-e-mailadres (primaire ontvanger van de factuur)
- Voeg extra factuurontvangers toe
- Dien een inkooporder in
- Werk uw btw-nummer bij
Om een van deze gegevens bij te werken, voert u de nieuwe informatie in het betreffende bewerkbare veld in. Laat velden leeg als u geen wijziging hoeft aan te brengen.
Als u het formulier hebt ingevuld, selecteert u Verzenden. Ons systeem verwerkt uw wijzigingen automatisch en u ontvangt een ondertekende PDF-kopie als bevestiging.
OPMERKING: Als u een inkooporder indient via de Docomotion-offerte, hoeft u het PO-document niet apart naar het Renewals-team te sturen. Zodra u de offerte indient, verwerkt ons systeem de inkooporder automatisch en ontvangt u de ondertekende PDF-kopie per e-mail als bevestiging.
Verdere ondersteuning van het Renewals-team
Ons Renewals-team kan u ook helpen met:
- Het wijzigen van het adres waar u herinneringen voor verlenging ontvangt
- Het bespreken van prijzen en het verstrekken van offertes
De volgende factoren kunnen van invloed zijn op uw offerte:
- Een jaarlijkse prijsverhoging
- Een toename van uw aantal gebruikers (op verzoek of door overmatig gebruik)
- Een upgrade naar een ander Exclaimer-abonnement
Als u een wederverkoper bent die verlengingsherinneringen ontvangt voor eerdere klanten, draag de klant dan over naar uw account om ervoor te zorgen dat u de juiste verlengingscommunicatie ontvangt. Voor meer informatie, zie Hoe u een klant overdraagt aan een nieuwe wederverkoper.