Scenario
Hai configurato Exclaimer e stai riscontrando problemi con le email che vengono consegnate nella cartella Spam/Posta indesiderata, oppure stai cercando attivamente di scoprire cosa puoi fare per prevenire questo problema.
Risoluzione
Ci sono molti fattori che possono contribuire alla classificazione dello spam di una email. Potresti scoprire che un singolo fattore causa la classificazione come spam o una combinazione di più fattori.
Alcune cause di spam possono essere risolte tramite modifiche alla configurazione o al design della firma, mentre altre potrebbero richiedere di segnalare falsi positivi o contattare i fornitori di antispam.
Come evitare che le email vengano contrassegnate come Spam/Posta indesiderata:
Passo 1: Assicurati che il tuo record SPF per il dominio del mittente includa il meccanismo Exclaimer Cloud's SPF include
Se utilizzi firme Server-Side, le tue email vengono instradate ai server Exclaimer - è essenziale che il record SPF per il dominio da cui stai inviando sia aggiornato con il meccanismo Exclaimer SPF include.
Se non aggiorni il tuo record SPF, gli header delle tue email verranno contrassegnati con SPF: Fail o SPF: Softfail. Molti agenti antispam consegnano immediatamente le email che non superano i controlli SPF nella cartella spam.
Puoi facilmente verificare il tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come Ricerca SPF di MXToolbox.
Per ulteriori informazioni sull'aggiornamento del tuo record SPF, consulta Come aggiornare il Sender Policy Framework (SPF)?
Se non aggiorni il tuo record SPF, gli header delle tue email verranno contrassegnati con SPF: Fail o SPF: Softfail. Molti agenti antispam consegnano immediatamente le email che non superano i controlli SPF nella cartella spam.
Puoi facilmente verificare il tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come Ricerca SPF di MXToolbox.
- Inserisci il dominio da cui stai inviando la tua email.
- Seleziona Ricerca Record SPF.
Esempio:
- I risultati verranno visualizzati di seguito.
Esempio:
Questo è il tuo record SPF.
- Verifica che il tuo record SPF includa il meccanismo SPF di Exclaimer include:spf.<codice regione>.exclaimer.net
Dove <codice regione> è sostituito con il codice regione per l'abbonamento (vedi Come verificare il tuo codice regione).
Esempio:
- Se il tuo record SPF non include il meccanismo SPF di Exclaimer, assicurati che venga aggiornato il prima possibile per evitare problemi legati a una cattiva reputazione dell'indirizzo IP.
Per ulteriori informazioni sull'aggiornamento del tuo record SPF, consulta Come aggiornare il Sender Policy Framework (SPF)?
Passo 2: Assicurati che il tuo record SPF per il dominio del mittente sia valido
Il tuo record SPF deve includere il meccanismo di inclusione SPF di Exclaimer; è fondamentale che il tuo record SPF rispetti tutti i criteri di validità stabiliti dagli standard pertinenti.
Problemi di validità nel record SPF possono portare a SPF: Fail, SPF: Softfail e SPF: Permerror nelle intestazioni delle email. Molti agenti antispam consegneranno immediatamente le email che presentano errori o fallimenti SPF alla cartella dello spam.
Puoi verificare facilmente la validità del tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come SPF Lookup di MXToolbox.
Problemi di validità nel record SPF possono portare a SPF: Fail, SPF: Softfail e SPF: Permerror nelle intestazioni delle email. Molti agenti antispam consegneranno immediatamente le email che presentano errori o fallimenti SPF alla cartella dello spam.
Puoi verificare facilmente la validità del tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come SPF Lookup di MXToolbox.
- Inserisci il dominio da cui stai inviando la tua email.
-
Seleziona SPF Ricerca Record.
Esempio:
I risultati verranno visualizzati di seguito.
- Verifica che il tuo record SPF superi tutti i test.
Esempio:
- Se qualche test fallisce, seleziona Ulteriori informazioni per indicazioni su come correggere il problema.
Esempio:
Alcuni comuni contribuenti allo spam:
Link dannoso nella firma
I link invalidi e sospetti nelle email sono comuni contribuenti alla classificazione dello spam via email.
Evita di fare quanto segue:
Evita di fare quanto segue:
Utilizzare il prefisso "fax:" per i link ai numeri di fax.
Il prefisso fax sui numeri di fax/telefono è stato deprecato nel 2004 ed è noto per causare la classificazione delle email come spam.
Lasciare link incompleti nella firma
Avere link incompleti come https://exclaimer nella firma può causare la classificazione come spam e peggio!
Utilizzare il protocollo HTTP quando è disponibile HTTPS
È molto meno probabile che un'email venga classificata come spam se si utilizza il link più sicuro.
Utilizzare URL reindirizzati, accorciati ed eccessivamente lunghi
Un link è molto meno probabile che venga classificato come spam se porta esattamente dove sembra andare.
Esempi:
Buono:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Evita:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Dati errati nella firma
Alcuni testi, frasi e immagini possono far sì che una email venga classificata come spam.
Evita di utilizzare punteggiatura e simboli dove non sarebbero normalmente presenti, utilizzando numeri o simboli al posto delle lettere
Come ad esempio evitare:
Per favore, evita di utilizzare frasi particolarmente spam. Hubspot ha una grande lista di queste qui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evita di utilizzare immagini che contengono parole. Queste aumenteranno il punteggio di spam.
Evita di utilizzare punteggiatura e simboli dove non sarebbero normalmente presenti, utilizzando numeri o simboli al posto delle lettere
Come ad esempio evitare:
- Seleziona _____________Qui ^^
- Contenuto B0nu$
Per favore, evita di utilizzare frasi particolarmente spam. Hubspot ha una grande lista di queste qui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evita di utilizzare immagini che contengono parole. Queste aumenteranno il punteggio di spam.
Eccessivo utilizzo di tabelle o spazi vuoti
L'uso non necessario di tabelle HTML e spazi o ritorni a capo per spaziare gli elementi della firma sono noti contribuenti allo spam.
Potresti creare accidentalmente più gruppi/tabelle durante la creazione del design della tua firma. Questi possono portare a un'eccessiva quantità di codice HTML inutile.
Un esempio esagerato di troppe tabelle:
Cerca di mantenere l'ordine all'interno del design della firma.
Suggerimento! Trascinare questo gruppo di campi al di fuori di queste tabelle eliminerà automaticamente i gruppi non utilizzati.
Evita di utilizzare qualsiasi cosa diversa dal padding per creare spazio all'interno del design della firma e poi mantieni il padding al minimo. Vedi Come utilizzare il padding per spaziare gli elementi della firma.
Potresti creare accidentalmente più gruppi/tabelle durante la creazione del design della tua firma. Questi possono portare a un'eccessiva quantità di codice HTML inutile.
Un esempio esagerato di troppe tabelle:
Cerca di mantenere l'ordine all'interno del design della firma.
Suggerimento! Trascinare questo gruppo di campi al di fuori di queste tabelle eliminerà automaticamente i gruppi non utilizzati.
Evita di utilizzare qualsiasi cosa diversa dal padding per creare spazio all'interno del design della firma e poi mantieni il padding al minimo. Vedi Come utilizzare il padding per spaziare gli elementi della firma.
Alto rapporto immagini-testo
Avere più spazio dello schermo occupato da immagini che da testo in una email è un contributo allo spam.
Idealmente, dovresti rimanere entro il 30% dello spazio occupato dalle immagini.
Idealmente, dovresti rimanere entro il 30% dello spazio occupato dalle immagini.
Cattiva reputazione dell'indirizzo IP
Una cattiva reputazione dell'IP tende a verificarsi se il tuo dominio ha inviato molte email in cui:
Se finisci con una cattiva reputazione dell'indirizzo IP, può essere un compito sgradevole da affrontare, quindi è essenziale rimanere aggiornati al riguardo.
- Il contenuto è stato rilevato come spam
- Controlli di autenticazione come SPF falliscono o generano errori
- I destinatari contrassegnano l'email come spam
- Il destinatario non è valido
- Si verificano rimbalzi
Se finisci con una cattiva reputazione dell'indirizzo IP, può essere un compito sgradevole da affrontare, quindi è essenziale rimanere aggiornati al riguardo.
Il modo migliore per risolvere i problemi di Spam:
Se le tue email finiscono nello spam, può essere un compito spaventoso cercare di risolverlo; tuttavia, puoi seguire un processo semplice per eliminare le possibili cause.
Passo 1: Controlla gli header dell'email per problemi di autenticazione.
Questo è sempre il primo passo da compiere quando si riscontrano problemi di spam, poiché è veloce e risolve un'alta percentuale di problemi.
- In Outlook, è possibile visualizzare gli header del messaggio aprendo una email nella sua finestra e poi navigando su File > Proprietà.
- In Outlook sul Web (OWA), è possibile visualizzare gli header del messaggio selezionando il pulsante '...' e poi navigando su Visualizza > Dettagli del messaggio.
Esempio:
- In Gmail, è possibile visualizzare gli header del messaggio selezionando il pulsante '…' e poi selezionando Mostra originale.
Esempio:
Esaminare i risultati di autenticazione, Received-SPF e altri header simili per eventuali errori o problemi relativi a SPF, DKIM, DMARC e ARC.
Esempio:
NOTA: Exclaimer richiede solo di aggiornare il tuo record SPF . Se vedi errori di autenticazione diversi da SPF, è improbabile che siano correlati alla configurazione di Exclaimer.
ATTENZIONE! Mentre gli analizzatori di header online come MXToolbox possono sembrare molto utili e più facili da interpretare rispetto agli header in testo normale, possono essere inclini a avvisi eccessivi sui risultati di DKIM.
Questi strumenti non sono adatti per interpretare i risultati di DKIM dopo il fatto. In conclusione: se gli header in testo normale mostrano un DKIM: pass, è così che il server di posta ha visto il messaggio e non contribuisce al punteggio di spam.
Passaggio 2: Stabilire se il routing dell'email o il contenuto dell'email sono un fattore
Dopo che i controlli di autenticazione sono stati eliminati, le classificazioni dello spam cadono tipicamente in due categorie: Routing dell'email e Contenuto dell'email.
- Se hai configurato firme Server-Side per la tua sottoscrizione, è saggio stabilire se il routing aggiuntivo ai server di Exclaimer e ritorno ai tuoi server di posta è un fattore nella classificazione dello spam dell'email.
Il modo migliore per fare ciò è interrompere l'applicazione delle firme di Exclaimer per un singolo mittente con cui puoi fare un test; quindi invia un'email che passa attraverso Exclaimer ma non riceve una firma.
Se l'email viene consegnata con successo, sai che il contenuto della firma è il problema.
Se l'email viene ancora classificata come spam, sai che c'è un problema di routing dell'email.
- Se hai configurato solo firme Client-Side per la tua sottoscrizione - le tue email non vengono instradate a Exclaimer e il contenuto della firma è probabilmente la causa della classificazione dello spam.
- Se hai configurato firme Server-Side per la tua sottoscrizione, è saggio stabilire se il routing aggiuntivo ai server di Exclaimer e ritorno ai tuoi server di posta è un fattore nella classificazione dello spam dell'email.
Il modo migliore per fare ciò è interrompere l'applicazione delle firme di Exclaimer per un singolo mittente con cui puoi fare un test; quindi invia un'email che passa attraverso Exclaimer ma non riceve una firma.
Se l'email viene consegnata con successo, sai che il contenuto della firma è il problema.
Se l'email viene ancora classificata come spam, sai che c'è un problema di routing dell'email.
- Se hai configurato solo firme Client-Side per la tua sottoscrizione - le tue email non vengono instradate a Exclaimer e il contenuto della firma è probabilmente la causa della classificazione dello spam.
Passaggio 3: Se riscontri un problema di routing dell'email
Exclaimer utilizza le ultime tecnologie e collabora strettamente con Microsoft e Google per garantire che non ci siano problemi fondamentali che potrebbero causare problemi di consegna delle email; tuttavia, c'è sempre la possibilità che le cose non funzionino esattamente come previsto.
Dovresti escludere un utente o disabilitare temporaneamente la regola di flusso di posta/compliance del contenuto in Exchange Online o Google Workspace. Questo ti permetterà di confermare se l'instradamento delle email di Exclaimer è effettivamente la causa della classificazione dello spam.
In molti casi, il problema si rivelerà essere un filtro antispam troppo zelante che fornisce risultati falsi positivi; tuttavia, è meglio aprire un ticket con il supporto di Exclaimer per ulteriori indicazioni.
Dovresti escludere un utente o disabilitare temporaneamente la regola di flusso di posta/compliance del contenuto in Exchange Online o Google Workspace. Questo ti permetterà di confermare se l'instradamento delle email di Exclaimer è effettivamente la causa della classificazione dello spam.
In molti casi, il problema si rivelerà essere un filtro antispam troppo zelante che fornisce risultati falsi positivi; tuttavia, è meglio aprire un ticket con il supporto di Exclaimer per ulteriori indicazioni.
Passaggio 4: Se riscontri un problema con il contenuto dell'email
Sfortunatamente, qualsiasi elemento in un'email può essere classificato come spam, quindi è utile avere un approccio metodico alla risoluzione dei problemi.
Controlla e risolvi i seguenti elementi comuni come indicato nelle sezioni precedenti:
- Cattivi collegamenti ipertestuali
- Tabelle e spazi vuoti eccessivi
- Un'elevata proporzione di immagini rispetto al testo
- Se le tue email sono ancora contrassegnate come spam dopo aver controllato gli elementi comuni, rimuovi tutti i collegamenti ipertestuali dalla tua firma e quindi ripeti il test.
- Se le tue email sono ancora contrassegnate come spam dopo aver rimosso tutti i collegamenti ipertestuali, rimuovi tutte le immagini e quindi ripeti il test.
- Se le tue email sono ancora contrassegnate come spam dopo aver rimosso tutti i collegamenti ipertestuali e le immagini, rimuovi le parti rimanenti della firma linea per linea. Testa ogni volta fino a quando non stabilisci esattamente quale parte della firma sta causando la classificazione dello spam.
- Una volta identificata la parte della tua firma che causa la classificazione dello spam, prova ad inserire quel contenuto direttamente nel tuo client di posta (nel corpo dell'email e non nella firma) per vedere se ciò causa ancora un problema.
Potresti dover contattare il provider di posta elettronica se scopri che stanno bloccando il contenuto nelle tue email.
Se hai bisogno di aiuto con alcuni contenuti che causano lo spam nelle tue firme Exclaimer, non esitare a aprire un ticket con il supporto di Exclaimer per ulteriori indicazioni.