Scénario
Vous avez configuré Exclaimer et rencontrez des problèmes avec des e-mails qui sont livrés dans le dossier Spam/Courrier indésirable, ou vous cherchez activement à savoir ce qui peut être fait pour prévenir ce problème.
Résolution
Il existe de nombreux facteurs qui peuvent contribuer à la classification en tant que spam d'un e-mail. Vous pouvez constater qu'un seul facteur provoque une classification en tant que spam ou une combinaison de plusieurs facteurs.
Certains causes de spam peuvent être corrigées grâce à des modifications de configuration ou de conception de signature, tandis que d'autres peuvent nécessiter que vous signaliez des faux positifs ou contactiez des fournisseurs antispam.
Comment empêcher les e-mails d'être marqués comme Spam/Courrier indésirable :
Si vous ne mettez pas à jour votre enregistrement SPF , les en-têtes de vos e-mails seront marqués avec SPF : Fail ou SPF : Softfail. De nombreux agents antispam livreront immédiatement les e-mails qui échouent aux vérifications SPF au dossier de spam.
Vous pouvez facilement vérifier votre enregistrement SPF en utilisant un outil en ligne gratuit comme Vérification SPF de MXToolbox.
- Entrez le domaine à partir duquel vous envoyez votre e-mail.
- Sélectionnez SPF Record Lookup.
Exemple: - Les résultats s'afficheront ci-dessous.
Exemple:
Ceci est votre enregistrement SPF .
- Vérifiez que votre enregistrement SPF inclut le mécanisme SPF include d'Exclaimer include:spf.<code région>.exclaimer.net
Où <code région> est remplacé par le code région de l'abonnement (voir Comment vérifier votre code région).
Exemple: - Si votre enregistrement SPF ne contient pas le mécanisme SPF include d'Exclaimer, veuillez vous assurer que cela soit mis à jour dès que possible pour éviter des problèmes liés à une mauvaise réputation d'adresse IP.
Pour plus d'informations sur la mise à jour de votre enregistrement SPF , veuillez consulter Comment mettre à jour le cadre de politique de l'expéditeur (SPF) ?
Les problèmes de validité dans l'enregistrement SPF peuvent entraîner des erreurs SPF: Échec, SPF: Échec temporaire et SPF: Erreur permanente dans les en-têtes de vos e-mails. De nombreux agents anti-spam livreront immédiatement les e-mails qui présentent des échecs ou des erreurs SPF dans le dossier de spam.
Vous pouvez facilement vérifier la validité de votre enregistrement SPF en utilisant un outil en ligne gratuit comme Recherche SPF de MXToolbox.
- Entrez le domaine à partir duquel vous envoyez vos e-mails.
-
Sélectionnez Recherche de l'enregistrement SPF.
Exemple:
Les résultats s'afficheront ci-dessous.
- Vérifiez que votre enregistrement SPF réussit tous les tests.
Exemple:
- Si des tests échouent, sélectionnez Plus d'informations pour obtenir des conseils sur la manière de corriger le défaut.
Exemple:
Quelques contributeurs de spam courants :
Évitez de faire ce qui suit:
Utiliser le préfixe "fax:" pour les liens hypertexte des numéros de fax.
Le préfixe fax sur les numéros de fax/téléphone a été obsolète en 2004 et est connu pour causer la classification des e-mails comme spam.
Laisser des liens hypertexte incomplets dans la signature
Avoir des liens hypertexte incomplets comme https://exclaimer dans la signature peut entraîner des classifications comme spam et pire encore!
Utiliser le protocole HTTP quand HTTPS est disponible
Il est beaucoup moins probable qu'un e-mail soit classé comme spam si vous utilisez le lien plus sécurisé.
Utiliser des URL redirigées, raccourcies et excessivement longues
Un lien est beaucoup moins susceptible d'être classé comme spam s'il mène exactement là où il semble aller.
Exemples:
Bon:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
À éviter:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Évitez d'utiliser de la ponctuation et des symboles là où ils ne seraient pas normalement utilisés, en utilisant des chiffres ou des symboles en remplacement des lettres
Par exemple, évitez :
- Sélectionnez _____________Ici ^^
- Contenu B0nu$
Veuillez ne pas utiliser de phrases particulièrement spammy. Hubspot a une excellente liste de celles-ci ici : https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Évitez d'utiliser des images contenant des mots. Cela augmentera le score de spam.
Vous pourriez créer accidentellement plusieurs groupes/tableaux en concevant votre signature. Cela peut entraîner une quantité excessive de codage HTML inutile.
Un exemple exagéré de trop de tableaux :

Essayez de garder les choses bien rangées dans la conception de la signature.
Conseil ! Faire glisser ce groupe de champs en dehors de ces tableaux effacera automatiquement les groupes inutilisés.
Évitez d'utiliser autre chose que du padding pour créer de l'espace dans la conception de votre signature, puis gardez le padding au minimum. Voir Comment utiliser le padding pour espacer les éléments de la signature.
Idéalement, vous devriez rester dans les 30% de l'espace occupé par les images.
- Le contenu est détecté comme spam
- Les vérifications d'authentification telles que SPF échouent ou présentent une erreur
- Les destinataires marquent l'e-mail comme spam
- Le destinataire est invalide
- Des rebonds se produisent
Si vous vous retrouvez avec une mauvaise réputation d'adresse IP, cela peut être une tâche désagréable à gérer, il est donc essentiel de rester vigilant à ce sujet.
La meilleure façon de résoudre les problèmes de spam :
Si vos e-mails se retrouvent dans les spams, cela peut être une tâche intimidante à résoudre ; cependant, vous pouvez suivre un processus simple pour éliminer les causes possibles.
- Dans Outlook, vous pouvez afficher les en-têtes des messages en ouvrant un e-mail dans sa propre fenêtre, puis en naviguant vers Fichier > Propriétés.
- Dans Outlook sur le Web (OWA), vous pouvez afficher les en-têtes des messages en sélectionnant le bouton '...' puis en naviguant vers Afficher > Détails du message.
Exemple:
- Dans Gmail, vous pouvez afficher les en-têtes des messages en sélectionnant le bouton '…' puis en sélectionnant Afficher l'original.
Exemple:
Examinez les en-têtes Authentication-Results, Received-SPF et autres en-têtes similaires pour les échecs ou erreurs concernant SPF, DKIM, DMARC et ARC.
Exemple:
REMARQUE: Exclaimer ne nécessite que la mise à jour de votre enregistrement SPF . Si vous rencontrez des échecs d'authentification autres que SPF, il est peu probable que cela soit lié à votre configuration Exclaimer.
ATTENTION ! Bien que les analyseurs d'en-têtes en ligne tels que MXToolbox puissent sembler très utiles et plus faciles à interpréter que les en-têtes en texte brut, ils peuvent être sujets à des avertissements excessifs concernant les résultats DKIM.
Ces outils ne sont pas adaptés pour interpréter les résultats DKIM a posteriori. En fin de compte : si les en-têtes en texte brut montrent un DKIM : réussi, c'est ainsi que le serveur de messagerie l'a vu également, et cela n'influence pas le score de spam.
- Si vous avez configuré des signatures côté serveur pour votre abonnement, il est judicieux de déterminer si le routage supplémentaire vers les serveurs Exclaimer et le retour vers vos serveurs de messagerie est un facteur dans la classification des e-mails comme spam.
La meilleure façon de le faire est d'arrêter l'application de vos signatures Exclaimer pour un seul expéditeur avec lequel vous pouvez faire un test ; puis envoyez un e-mail qui passe par Exclaimer mais ne reçoit pas de signature.
Si l'e-mail est livré avec succès, vous savez que le contenu de la signature est le problème.
Si l'e-mail est toujours classé comme spam, vous savez qu'il y a un problème de routage des e-mails.
- Si vous avez uniquement configuré des signatures côté client pour votre abonnement - vos e-mails ne sont pas routés vers Exclaimer, et le contenu de la signature est probablement la cause de la classification comme spam.
Vous devriez exclure un utilisateur ou désactiver temporairement le flux de messagerie/règle de conformité du contenu dans Exchange Online ou Google Workspace. Cela vous permettra de confirmer si le routage des e-mails par Exclaimer est effectivement la cause de la classification en tant que spam.
Dans de nombreux cas, le problème s'avérera être un filtre antispam trop zélé donnant de faux résultats positifs ; cependant, il est préférable de ouvrir un ticket auprès du support Exclaimer pour obtenir des conseils supplémentaires.
Malheureusement, n'importe quoi dans un e-mail peut être classé comme spam, il est donc bon d'avoir une approche méthodique pour le dépannage.
Vérifiez et résolvez les contributeurs communs suivants comme indiqué dans les sections ci-dessus :
- Mauvais hyperliens
- Tables excessives et espaces blancs
- Un ratio élevé d'images par rapport au texte
- Si vos e-mails sont toujours marqués comme spam après avoir vérifié les contributeurs communs, supprimez tous les hyperliens de votre signature, puis retestez.
- Si vos e-mails sont toujours marqués comme spam après avoir supprimé tous les hyperliens, supprimez toutes les images, puis retestez.
- Si vos e-mails sont toujours marqués comme spam après avoir supprimé tous les hyperliens et images, supprimez les parties restantes de la signature ligne par ligne. Testez à chaque fois jusqu'à ce que vous identifiiez exactement quelle partie de la signature provoque la classification en tant que spam.
- Une fois que vous avez identifié la partie de votre signature provoquant la classification en tant que spam, essayez d'insérer ce contenu directement dans votre client de messagerie (dans le corps de l'e-mail et non dans la signature) pour voir si cela pose toujours un problème.
Vous devrez peut-être contacter le fournisseur de messagerie si vous constatez qu'ils bloquent du contenu dans vos e-mails.
Si vous avez besoin d'aide pour identifier un contenu provoquant du spam dans vos signatures Exclaimer, n'hésitez pas à ouvrir un ticket auprès du support Exclaimer pour obtenir des conseils supplémentaires.