Escenario
Has configurado Exclaimer y estás experimentando problemas con los correos electrónicos que se entregan en la carpeta de Spam o Junk, o estás buscando proactivamente saber qué se puede hacer para evitar este problema.
Resolución
Existen muchos factores que pueden contribuir a la clasificación de un correo electrónico como spam. Puede ser que un solo factor cause la clasificación como spam o una combinación de varios factores.
Algunas causas de spam se pueden solucionar mediante cambios en la configuración o el diseño de la firma, mientras que otras pueden requerir que informes falsos positivos o te pongas en contacto con los proveedores de antispam.
Cómo evitar que los correos electrónicos sean marcados como Spam/Junk:
Paso 1: Asegúrate de que el registro SPF para el dominio del remitente incluya el mecanismo Exclaimer Cloud's SPF include
Si utilizas firmas en el lado del servidor, tus correos electrónicos se envían a los servidores de Exclaimer; es esencial que el registro SPF para el dominio desde el que envías esté actualizado con el mecanismo Exclaimer SPF include.
Si no actualizas tu registro SPF, las cabeceras de tus correos electrónicos se marcarán con SPF: Fail o SPF: Softfail. Muchos agentes antispam enviarán inmediatamente los correos electrónicos que no pasen las comprobaciones SPF a la carpeta de spam.
Puedes buscar fácilmente tu registro SPF utilizando una herramienta en línea gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
Para obtener más información sobre cómo actualizar tu registro SPF, consulta Cómo actualizar el Sender Policy Framework (SPF).
Si no actualizas tu registro SPF, las cabeceras de tus correos electrónicos se marcarán con SPF: Fail o SPF: Softfail. Muchos agentes antispam enviarán inmediatamente los correos electrónicos que no pasen las comprobaciones SPF a la carpeta de spam.
Puedes buscar fácilmente tu registro SPF utilizando una herramienta en línea gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
- Ingresa el dominio desde el que envías tu correo electrónico.
- Haz clic en SPF Record Lookup.
Ejemplo:
- Los resultados se mostrarán a continuación.
Ejemplo:
Este es tu registro SPF.
- Verifica que tu registro SPF incluya el mecanismo Exclaimer's SPF include include:spf.<código de región>.exclaimer.net
Donde <código de región> se reemplaza por el código de región de la suscripción (consulta Cómo verificar tu código de región).
Ejemplo:
- Si tu registro SPF no tiene el mecanismo Exclaimer's SPF include, asegúrate de actualizarlo lo antes posible para evitar problemas con la reputación de la dirección IP.
Para obtener más información sobre cómo actualizar tu registro SPF, consulta Cómo actualizar el Sender Policy Framework (SPF).
Paso 2: Asegúrate de que tu registro SPF para el dominio del remitente sea válido
Además, su registro SPF debe tener el mecanismo de inclusión SPF de Exclaimer; es vital que su registro SPF cumpla con todos los criterios de validez establecidos por las normas correspondientes.
Los problemas de validez en el registro SPF pueden llevar a que los encabezados de sus correos electrónicos muestren SPF: Fail, SPF: Softfail y SPF: Permerror. Muchos agentes antispam enviarán automáticamente los correos electrónicos que tengan fallos o errores SPF a la carpeta de spam.
Puede verificar fácilmente la validez de su registro SPF utilizando una herramienta en línea gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
Los problemas de validez en el registro SPF pueden llevar a que los encabezados de sus correos electrónicos muestren SPF: Fail, SPF: Softfail y SPF: Permerror. Muchos agentes antispam enviarán automáticamente los correos electrónicos que tengan fallos o errores SPF a la carpeta de spam.
Puede verificar fácilmente la validez de su registro SPF utilizando una herramienta en línea gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
- Ingrese el dominio desde el cual está enviando su correo electrónico.
- Haga clic en SPF Record Lookup.
Ejemplo:
Los resultados se mostrarán a continuación.
- Verifique que su registro SPF supere todas las pruebas.
Ejemplo:
- Si alguna prueba falla, haga clic en Más información para obtener orientación sobre cómo corregir el error.
Ejemplo:
Algunos contribuyentes comunes de spam:
Hipervínculo incorrecto en la firma
Los hipervínculos inválidos y sospechosos en los correos electrónicos son contribuyentes comunes a la clasificación de spam de correo electrónico.
Evite hacer lo siguiente:
Evite hacer lo siguiente:
Usar el prefijo "fax:" para hipervínculos de números de fax.
El prefijo de fax en números de fax/telefónicos se desaconsejó en 2004 y se sabe que causa que los correos electrónicos se clasifiquen como spam.
Dejar hipervínculos incompletos en la firma
Tener hipervínculos incompletos como https://exclaimer en la firma puede causar clasificaciones de spam y peores problemas.
Usar el protocolo HTTP cuando está disponible HTTPS
Es mucho menos probable que un correo electrónico se clasifique como spam si utiliza el enlace más seguro.
Usar URL redirigidas, acortadas y excesivamente largas
Un enlace es mucho menos probable que se clasifique como spam si lleva exactamente a donde parece ir.
Ejemplos:
Bueno:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Evitar:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Datos incorrectos en la firma
Algunos textos, frases e imágenes pueden hacer que un correo electrónico se clasifique como spam.
Evite usar puntuación y símbolos donde no corresponda, usar números o símbolos en lugar de letras
Evite lo siguiente:
Por favor, no use frases especialmente spam. Hubspot tiene una gran lista de ellas aquí: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evite usar imágenes que contengan palabras. Estas aumentarán la puntuación de spam.
Evite usar puntuación y símbolos donde no corresponda, usar números o símbolos en lugar de letras
Evite lo siguiente:
- Haga clic_____________Aquí ^^
- B0nu$ C0ntent
Por favor, no use frases especialmente spam. Hubspot tiene una gran lista de ellas aquí: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evite usar imágenes que contengan palabras. Estas aumentarán la puntuación de spam.
Uso excesivo de tablas o espacios en blanco
El uso innecesario de tablas HTML y espacios o saltos de línea para espaciar los elementos de la firma son conocidos como contribuyentes de spam.
Puede crear accidentalmente múltiples grupos/tablas al diseñar su firma. Esto puede llevar a una cantidad excesiva de código HTML innecesario.
Un ejemplo exagerado de demasiadas tablas:
Trate de mantener ordenado el diseño de la firma.
¡Consejo! Al arrastrar este grupo de campos fuera de estas tablas, se eliminarán automáticamente los grupos no utilizados.
Evite utilizar cualquier cosa que no sea relleno para crear espacio dentro del diseño de su firma, y luego mantenga el relleno al mínimo. Consulte Cómo utilizar el relleno para espaciar los elementos de la firma.
Puede crear accidentalmente múltiples grupos/tablas al diseñar su firma. Esto puede llevar a una cantidad excesiva de código HTML innecesario.
Un ejemplo exagerado de demasiadas tablas:
Trate de mantener ordenado el diseño de la firma.
¡Consejo! Al arrastrar este grupo de campos fuera de estas tablas, se eliminarán automáticamente los grupos no utilizados.
Evite utilizar cualquier cosa que no sea relleno para crear espacio dentro del diseño de su firma, y luego mantenga el relleno al mínimo. Consulte Cómo utilizar el relleno para espaciar los elementos de la firma.
Alta proporción de imágenes a texto
Tener más espacio de pantalla ocupado por imágenes que por texto en un correo electrónico es un contribuyente de spam.
Idealmente, debería mantenerse dentro del 30% del espacio ocupado por imágenes.
Idealmente, debería mantenerse dentro del 30% del espacio ocupado por imágenes.
Mala reputación de la dirección IP
La mala reputación de la dirección IP tiende a ocurrir si su dominio ha estado enviando muchos correos electrónicos donde:
Si termina con una mala reputación de la dirección IP, puede ser una tarea desagradable de manejar, por lo que es esencial mantenerse al tanto de ello.
- El contenido es detectado como spam
- Las comprobaciones de autenticación, como SPF, fallan o tienen errores
- Los destinatarios marcan el correo electrónico como spam
- El destinatario no es válido
- Ocurren devoluciones
Si termina con una mala reputación de la dirección IP, puede ser una tarea desagradable de manejar, por lo que es esencial mantenerse al tanto de ello.
La mejor manera de solucionar problemas de spam:
Si sus correos electrónicos terminan en spam, puede ser una tarea desalentadora intentar resolverlo; sin embargo, puede seguir un proceso sencillo para eliminar posibles causas.
Paso 1: Verifique los encabezados del correo electrónico en busca de problemas de autenticación.
Este es siempre el primer paso que se debe tomar al solucionar problemas de spam, ya que es rápido y resuelve un alto porcentaje de problemas.
- En Outlook, puedes ver los encabezados del mensaje abriendo un correo electrónico en su propia ventana y luego navegando a Archivo > Propiedades.
- En Outlook en la Web (OWA), puedes ver los encabezados del mensaje haciendo clic en el botón '...' y luego navegando a Ver > Ver detalles del mensaje.
Ejemplo:
- En Gmail, puedes ver los encabezados del mensaje haciendo clic en el botón '…' y luego haciendo clic en Mostrar original.
Ejemplo:
Examina los encabezados de Autenticación de resultados, Received-SPF y otros similares en busca de fallos o errores en SPF, DKIM, DMARC y ARC.
Ejemplo:
NOTA: Exclaimer solo requiere que actualices tu registro SPF. Si ves fallos de autenticación que no sean SPF, es poco probable que estén relacionados con la configuración de Exclaimer.
¡PRECAUCIÓN! Si bien los analizadores de encabezados en línea como MXToolbox pueden parecer muy útiles y más accesibles para interpretar que los encabezados de texto sin formato, pueden ser propensos a advertencias excesivas sobre los resultados de DKIM.
Estas herramientas no son adecuadas para interpretar los resultados de DKIM después del hecho. La conclusión es: si los encabezados de texto sin formato muestran un DKIM: aprobado, así es como el servidor de correo lo vio también, y no contribuye a la puntuación de spam.
Paso 2: Determinar si el enrutamiento de correo electrónico o el contenido del correo electrónico son un factor
Después de eliminar las comprobaciones de autenticación, las clasificaciones de spam suelen caer en dos categorías: enrutamiento de correo electrónico y contenido del correo electrónico.
- Si has configurado firmas en el lado del servidor para tu suscripción, es recomendable determinar si el enrutamiento adicional a los servidores de Exclaimer y de vuelta a tus servidores de correo es un factor en la clasificación de spam del correo electrónico.
La mejor manera de hacer esto es detener que las firmas de Exclaimer se apliquen a un único remitente con el que puedas hacer pruebas; luego envía un correo electrónico que se enrutará a través de Exclaimer pero no recibirá una firma.
Si el correo electrónico se entrega correctamente, sabrás que el contenido de la firma es el problema.
Si el correo electrónico sigue siendo clasificado como spam, sabrás que hay un problema de enrutamiento de correo electrónico.
- Si solo has configurado firmas en el lado del cliente para tu suscripción, tus correos electrónicos no se enrutan a Exclaimer y es probable que el contenido de la firma sea la causa de la clasificación de spam.
- Si has configurado firmas en el lado del servidor para tu suscripción, es recomendable determinar si el enrutamiento adicional a los servidores de Exclaimer y de vuelta a tus servidores de correo es un factor en la clasificación de spam del correo electrónico.
La mejor manera de hacer esto es detener que las firmas de Exclaimer se apliquen a un único remitente con el que puedas hacer pruebas; luego envía un correo electrónico que se enrutará a través de Exclaimer pero no recibirá una firma.
Si el correo electrónico se entrega correctamente, sabrás que el contenido de la firma es el problema.
Si el correo electrónico sigue siendo clasificado como spam, sabrás que hay un problema de enrutamiento de correo electrónico.
- Si solo has configurado firmas en el lado del cliente para tu suscripción, tus correos electrónicos no se enrutan a Exclaimer y es probable que el contenido de la firma sea la causa de la clasificación de spam.
Paso 3: Si encuentras un problema con el enrutamiento de correo electrónico
Exclaimer utiliza las últimas tecnologías y trabaja en estrecha colaboración con Microsoft y Google para garantizar que no haya problemas fundamentales que puedan causar problemas de entrega de correo electrónico; sin embargo, siempre existe la posibilidad de que las cosas no funcionen exactamente como se espera.
Debería excluir a un usuario o desactivar temporalmente la regla de flujo de correo o cumplimiento de contenido en Exchange Online o Google Workspace. Esto le permitirá confirmar si el enrutamiento de correo de Exclaimer es definitivamente la causa de la clasificación de spam.
En muchos casos, el problema resultará ser un filtro antispam excesivamente celoso que da resultados falsos positivos; sin embargo, es mejor crear un ticket con el soporte de Exclaimer para obtener más orientación.
Debería excluir a un usuario o desactivar temporalmente la regla de flujo de correo o cumplimiento de contenido en Exchange Online o Google Workspace. Esto le permitirá confirmar si el enrutamiento de correo de Exclaimer es definitivamente la causa de la clasificación de spam.
En muchos casos, el problema resultará ser un filtro antispam excesivamente celoso que da resultados falsos positivos; sin embargo, es mejor crear un ticket con el soporte de Exclaimer para obtener más orientación.
Paso 4: Si encuentra un problema con el contenido del correo electrónico
Desafortunadamente, cualquier cosa en un correo electrónico puede ser clasificada como spam, por lo que es bueno tener un enfoque metódico para solucionar problemas.
Verifique y resuelva los siguientes contribuyentes comunes según las secciones anteriores:
- Malos enlaces
- Tablas y espacios en blanco excesivos
- Una alta proporción de imágenes a texto
- Si sus correos electrónicos siguen siendo marcados como spam después de verificar los contribuyentes comunes, elimine todos los enlaces de su firma y luego realice una nueva prueba.
- Si sus correos electrónicos siguen siendo marcados como spam después de eliminar todos los enlaces, elimine todas las imágenes y luego realice una nueva prueba.
- Si sus correos electrónicos siguen siendo marcados como spam después de eliminar todos los enlaces e imágenes, elimine las partes restantes de la línea de la firma línea por línea. Pruebe cada vez hasta que establezca exactamente qué parte de la firma está causando la clasificación de spam.
- Una vez que establezca la parte de su firma que está causando la clasificación de spam, intente insertar ese contenido directamente en su cliente de correo (en el cuerpo del correo electrónico y no en la firma) para ver si eso sigue causando un problema.
Es posible que deba ponerse en contacto con el proveedor de correo electrónico si encuentra que están bloqueando contenido en sus correos electrónicos.
Si necesita ayuda con algún contenido que está causando spam en sus firmas de Exclaimer, no dude en crear un ticket con el soporte de Exclaimer para obtener más orientación.