Szenario
Sie haben Exclaimer konfiguriert und haben Probleme damit, dass E-Mails im Spam/Junk-Ordner landen, oder Sie möchten proaktiv herausfinden, was getan werden kann, um dieses Problem zu verhindern.
Lösung
Es gibt viele Faktoren, die zur Spam-Klassifizierung einer E-Mail beitragen können. Es kann sein, dass ein einzelner Faktor eine Spam-Klassifizierung verursacht oder eine Kombination mehrerer Faktoren.
Einige Spam-Ursachen können durch Konfigurations- oder Signaturdesignänderungen behoben werden, während andere erfordern, dass Sie falsche Positivmeldungen melden oder sich an Antispam-Anbieter wenden müssen.
Wie Sie verhindern können, dass E-Mails als Spam/Junk markiert werden:
Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass Ihr SPF -Eintrag für die Absenderdomäne den Exclaimer Cloud's SPF include-Mechanismus enthält
Wenn Sie Serverseitige Signaturen verwenden, werden Ihre E-Mails an die Exclaimer-Server weitergeleitet - es ist entscheidend, dass der SPF -Eintrag für die Domäne, von der Sie senden, mit dem Exclaimer SPF include-Mechanismus aktualisiert wird.
Wenn Sie Ihren SPF -Eintrag nicht aktualisieren, werden Ihre E-Mail-Header mit SPF: Fail oder SPF: Softfail markiert. Viele Antispam-Agenten werden E-Mails, die SPF -Prüfungen nicht bestehen, sofort in den Spam-Ordner zustellen.
Sie können Ihren SPF -Eintrag ganz einfach mit einem kostenlosen Online-Tool wie MXToolbox's SPF Lookup überprüfen.
Für weitere Informationen zur Aktualisierung Ihres SPF -Eintrags lesen Sie bitte Wie aktualisiere ich das Sender Policy Framework (SPF)?
Wenn Sie Ihren SPF -Eintrag nicht aktualisieren, werden Ihre E-Mail-Header mit SPF: Fail oder SPF: Softfail markiert. Viele Antispam-Agenten werden E-Mails, die SPF -Prüfungen nicht bestehen, sofort in den Spam-Ordner zustellen.
Sie können Ihren SPF -Eintrag ganz einfach mit einem kostenlosen Online-Tool wie MXToolbox's SPF Lookup überprüfen.
- Geben Sie die Domäne ein, von der aus Sie Ihre E-Mail senden.
- Wählen Sie SPF -Eintragssuche.
Beispiel:
- Die Ergebnisse werden unten angezeigt.
Beispiel:
Dies ist Ihr SPF -Eintrag.
- Überprüfen Sie, ob Ihr SPF -Eintrag den Exclaimer's SPF include-Mechanismus include:spf.<region code>.exclaimer.net
enthält.
Wo <region code> durch den Regionscode für das Abonnement ersetzt wird (siehe Wie Sie Ihren Regionscode überprüfen).
Beispiel:
- Wenn Ihr SPF -Eintrag den Exclaimer's SPF include-Mechanismus nicht enthält, stellen Sie bitte sicher, dass dies so schnell wie möglich aktualisiert wird, um Probleme mit einem schlechten IP-Adressen-Ruf zu vermeiden.
Für weitere Informationen zur Aktualisierung Ihres SPF -Eintrags lesen Sie bitte Wie aktualisiere ich das Sender Policy Framework (SPF)?
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass Ihr SPF -Eintrag für die Absenderdomäne gültig ist
Ihr SPF Eintrag muss den Mechanismus von Exclaimer's SPF Include enthalten; es ist entscheidend, dass Ihr SPF Eintrag alle Validitätskriterien gemäß den relevanten Standards erfüllt.
Probleme mit der Gültigkeit des SPF Eintrags können zu SPF: Fail, SPF: Softfail und SPF: Permerror in Ihren E-Mail-Headern führen. Viele Antispam-Agenten werden E-Mails, die SPF Probleme oder Fehler aufweisen, sofort in den Spam-Ordner verschieben.
Sie können die Gültigkeit Ihres SPF Eintrags ganz einfach mit einem kostenlosen Online-Tool wie MXToolbox's SPF Lookup überprüfen.
Probleme mit der Gültigkeit des SPF Eintrags können zu SPF: Fail, SPF: Softfail und SPF: Permerror in Ihren E-Mail-Headern führen. Viele Antispam-Agenten werden E-Mails, die SPF Probleme oder Fehler aufweisen, sofort in den Spam-Ordner verschieben.
Sie können die Gültigkeit Ihres SPF Eintrags ganz einfach mit einem kostenlosen Online-Tool wie MXToolbox's SPF Lookup überprüfen.
- Geben Sie die Domain ein, von der aus Sie Ihre E-Mails senden.
-
Wählen Sie SPF Record Lookup.
Beispiel:
Die Ergebnisse werden unten angezeigt.
- Überprüfen Sie, ob Ihr SPF Eintrag alle Tests besteht.
Beispiel:
- Wenn Tests fehlschlagen, wählen Sie Mehr Info für Anleitungen zur Fehlerbehebung.
Beispiel:
Einige häufige Spam-Beiträge:
Schlechter Hyperlink in der Signatur
Ungültige und verdächtig aussehende Hyperlinks in E-Mails sind häufige Ursachen für die Klassifizierung von E-Mails als Spam.
Vermeiden Sie Folgendes:
Vermeiden Sie Folgendes:
Verwenden des Präfix "fax:" für Faxnummer-Hyperlinks.
Das Fax-Präfix bei Fax-/Telefonnummern wurde 2004 veraltet und führt dazu, dass E-Mails als Spam eingestuft werden.
Unvollständige Hyperlinks in der Signatur lassen
Unvollständige Hyperlinks wie https://exclaimer in der Signatur können zu Spam-Einstufungen und Schlimmerem führen!
Verwenden des HTTP-Protokolls, wenn HTTPS verfügbar ist
Eine E-Mail wird viel weniger wahrscheinlich als Spam eingestuft, wenn der sicherere Link verwendet wird.
Weitergeleitete, verkürzte und übermäßig lange URLs verwenden
Ein Link wird viel weniger wahrscheinlich als Spam eingestuft, wenn er genau dorthin führt, wohin er zu führen scheint.
Beispiele:
Gut:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Vermeiden:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Schlechte Daten in der Signatur
Einige Texte, Phrasen und Bilder können dazu führen, dass eine E-Mail als Spam eingestuft wird.
Vermeiden Sie die Verwendung von Satzzeichen und Symbolen an Stellen, an denen sie normalerweise nicht vorkommen würden, und verwenden Sie keine Zahlen oder Symbole als Ersatz für Buchstaben
Vermeiden Sie beispielsweise:
Bitte verwenden Sie keine besonders spammy Phrasen. Hubspot hat hier eine großartige Liste davon: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Vermeiden Sie die Verwendung von Bildern, die Wörter enthalten. Diese erhöhen den Spam-Wert.
Vermeiden Sie die Verwendung von Satzzeichen und Symbolen an Stellen, an denen sie normalerweise nicht vorkommen würden, und verwenden Sie keine Zahlen oder Symbole als Ersatz für Buchstaben
Vermeiden Sie beispielsweise:
- Auswahl _____________Hier ^^
- B0nu$ Inhalt
Bitte verwenden Sie keine besonders spammy Phrasen. Hubspot hat hier eine großartige Liste davon: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Vermeiden Sie die Verwendung von Bildern, die Wörter enthalten. Diese erhöhen den Spam-Wert.
Übermäßige Verwendung von Tabellen oder Leerzeichen
Unnötige Verwendung von HTML-Tabellen und Leerzeichen oder Zeilenumbrüchen zur Abstandsgestaltung von Signatur-Elementen sind bekannte Spam-Beiträge.
Es kann passieren, dass Sie beim Erstellen Ihres Signatur-Designs versehentlich mehrere Gruppen/Tabellen erstellen. Diese können zu einer übermäßigen Menge an sinnlosem HTML-Code führen.
Ein übertriebenes Beispiel für zu viele Tabellen:
Versuchen Sie, die Dinge ordentlich im Signatur-Design zu halten.
Tipp! Wenn Sie diese Gruppe von Feldern außerhalb dieser Tabellen ziehen, werden automatisch die nicht verwendeten Gruppen gelöscht.
Vermeiden Sie alles außer Padding zur Erstellung von Abständen in Ihrem Signatur-Design und halten Sie dann das Padding auf ein Minimum. Siehe Wie man Padding verwendet, um die Signatur-Elemente zu trennen.
Es kann passieren, dass Sie beim Erstellen Ihres Signatur-Designs versehentlich mehrere Gruppen/Tabellen erstellen. Diese können zu einer übermäßigen Menge an sinnlosem HTML-Code führen.
Ein übertriebenes Beispiel für zu viele Tabellen:
Versuchen Sie, die Dinge ordentlich im Signatur-Design zu halten.
Tipp! Wenn Sie diese Gruppe von Feldern außerhalb dieser Tabellen ziehen, werden automatisch die nicht verwendeten Gruppen gelöscht.
Vermeiden Sie alles außer Padding zur Erstellung von Abständen in Ihrem Signatur-Design und halten Sie dann das Padding auf ein Minimum. Siehe Wie man Padding verwendet, um die Signatur-Elemente zu trennen.
Hoher Bild-zu-Text-Verhältnis
Wenn in einer E-Mail mehr Bildschirmfläche von Bildern als von Text eingenommen wird, trägt dies zu Spam bei.
Idealerweise sollten Sie sich innerhalb von 30% des Platzes, der von Bildern eingenommen wird, bewegen.
Idealerweise sollten Sie sich innerhalb von 30% des Platzes, der von Bildern eingenommen wird, bewegen.
Schlechter Ruf der IP-Adresse
Ein schlechter IP-Ruf tritt in der Regel auf, wenn Ihr Domain viele E-Mails versendet, bei denen:
Wenn Sie einen schlechten Ruf für Ihre IP-Adresse haben, kann es eine unangenehme Aufgabe sein, damit umzugehen, daher ist es wichtig, stets darüber informiert zu bleiben.
- Der Inhalt als Spam erkannt wird
- Authentifizierungsprüfungen wie SPF fehlschlagen oder Fehler auftreten
- Empfänger die E-Mail als Spam markieren
- Der Empfänger ungültig ist
- Es zu Rückläufern kommt
Wenn Sie einen schlechten Ruf für Ihre IP-Adresse haben, kann es eine unangenehme Aufgabe sein, damit umzugehen, daher ist es wichtig, stets darüber informiert zu bleiben.
Der beste Weg zur Fehlerbehebung bei Spam-Problemen:
Wenn Ihre E-Mails im Spam landen, kann es eine entmutigende Aufgabe sein, zu versuchen, das Problem zu lösen; Sie können jedoch einem einfachen Prozess folgen, um mögliche Ursachen zu beseitigen.
Schritt 1: Überprüfen Sie die E-Mail-Header auf Authentifizierungsprobleme.
Dies ist immer der erste Schritt, der unternommen werden sollte, wenn Spam-Probleme behoben werden sollen, da er schnell ist und einen hohen Prozentsatz der Probleme löst.
- In Outlook können Sie die Nachrichtenheader anzeigen, indem Sie eine E-Mail in einem eigenen Fenster öffnen und dann zu Datei > Eigenschaften navigieren.
- In Outlook im Web (OWA) können Sie die Nachrichtenheader anzeigen, indem Sie die Schaltfläche '...' auswählen und dann zu Anzeigen > Nachrichtendetails anzeigen navigieren.
Beispiel:
- In Gmail können Sie die Nachrichtenheader anzeigen, indem Sie die Schaltfläche '…' auswählen und dann Original anzeigen auswählen.
Beispiel:
Überprüfen Sie die Authentication-Results, Received-SPF und andere ähnliche Header auf Fehler oder Probleme bei SPF, DKIM, DMARC und ARC.
Beispiel:
HINWEIS: Exclaimer erfordert nur, dass Sie Ihren SPF-SPF Eintrag aktualisieren. Wenn Sie Authentifizierungsfehler außer SPF sehen, ist es unwahrscheinlich, dass dies mit Ihrer Exclaimer-Konfiguration zusammenhängt.
VORSICHT! Obwohl Online-Header-Analysatoren wie MXToolbox sehr hilfreich und leichter zu interpretieren sind als reine Textheader, neigen sie dazu, übermäßige Warnungen bezüglich DKIM-Ergebnissen auszugeben.
Diese Tools sind nicht gut geeignet, um DKIM-Ergebnisse im Nachhinein zu interpretieren. Letztendlich gilt: Wenn die reinen Textheader ein DKIM: bestanden zeigen, hat der Mailserver es auch so gesehen, und es trägt nicht zur Spam-Bewertung bei.
Schritt 2: Feststellen, ob die E-Mail-Routing oder der E-Mail-Inhalt eine Rolle spielen
Nachdem Authentifizierungsprüfungen ausgeschlossen wurden, fallen Spam-Klassifizierungen typischerweise in zwei Kategorien: E-Mail-Routing und E-Mail-Inhalt.
- Wenn Sie Serverseitige Signaturen für Ihr Abonnement konfiguriert haben, ist es ratsam festzustellen, ob die zusätzliche Routen zu Exclaimer-Servern und zurück zu Ihren Mailserven ein Faktor bei der E-Mail-Spam-Klassifizierung ist.
Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, Ihre Exclaimer-Signaturen für einen einzelnen Absender zu deaktivieren, mit dem Sie testen können; senden Sie dann eine E-Mail, die über Exclaimer geroutet wird, aber keine Signatur erhält.
Wenn die E-Mail erfolgreich zugestellt wird, wissen Sie, dass der Signaturinhalt das Problem ist.
Wenn die E-Mail immer noch als Spam klassifiziert wird, wissen Sie, dass es ein Problem mit dem E-Mail-Routing gibt.
- Wenn Sie nur Clientseitige Signaturen für Ihr Abonnement konfiguriert haben - Ihre E-Mails werden nicht über Exclaimer geroutet, und der Signaturinhalt ist wahrscheinlich die Ursache für die Spam-Klassifizierung.
- Wenn Sie Serverseitige Signaturen für Ihr Abonnement konfiguriert haben, ist es ratsam festzustellen, ob die zusätzliche Routen zu Exclaimer-Servern und zurück zu Ihren Mailserven ein Faktor bei der E-Mail-Spam-Klassifizierung ist.
Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, Ihre Exclaimer-Signaturen für einen einzelnen Absender zu deaktivieren, mit dem Sie testen können; senden Sie dann eine E-Mail, die über Exclaimer geroutet wird, aber keine Signatur erhält.
Wenn die E-Mail erfolgreich zugestellt wird, wissen Sie, dass der Signaturinhalt das Problem ist.
Wenn die E-Mail immer noch als Spam klassifiziert wird, wissen Sie, dass es ein Problem mit dem E-Mail-Routing gibt.
- Wenn Sie nur Clientseitige Signaturen für Ihr Abonnement konfiguriert haben - Ihre E-Mails werden nicht über Exclaimer geroutet, und der Signaturinhalt ist wahrscheinlich die Ursache für die Spam-Klassifizierung.
Schritt 3: Wenn Sie feststellen, dass es ein Problem mit dem E-Mail-Routing gibt
Exclaimer nutzt die neuesten Technologien und arbeitet eng mit Microsoft und Google zusammen, um sicherzustellen, dass es keine grundlegenden Probleme gibt, die zu Problemen bei der E-Mail-Zustellung führen würden. Es besteht jedoch immer die Möglichkeit, dass Dinge nicht genau wie erwartet funktionieren.
Sie sollten einen Benutzer ausschließen oder vorübergehend die E-Mail-Weiterleitung/Inhaltskonformitätsregel in Exchange Online oder Google Workspace deaktivieren. Dadurch können Sie bestätigen, ob die Exclaimer-Mail-Routing definitiv die Ursache für die Spam-Klassifizierung ist.
In vielen Fällen stellt sich heraus, dass das Problem auf einen übermäßig strengen Antispam-Filter zurückzuführen ist, der falsch positive Ergebnisse liefert. Es ist jedoch am besten, eine Anfrage an den Exclaimer-Support zu stellen, um weitere Anleitungen zu erhalten.
Sie sollten einen Benutzer ausschließen oder vorübergehend die E-Mail-Weiterleitung/Inhaltskonformitätsregel in Exchange Online oder Google Workspace deaktivieren. Dadurch können Sie bestätigen, ob die Exclaimer-Mail-Routing definitiv die Ursache für die Spam-Klassifizierung ist.
In vielen Fällen stellt sich heraus, dass das Problem auf einen übermäßig strengen Antispam-Filter zurückzuführen ist, der falsch positive Ergebnisse liefert. Es ist jedoch am besten, eine Anfrage an den Exclaimer-Support zu stellen, um weitere Anleitungen zu erhalten.
Schritt 4: Wenn Sie feststellen, dass es ein Problem mit dem E-Mail-Inhalt gibt
Leider kann alles in einer E-Mail als Spam eingestuft werden, daher ist es gut, systematisch bei der Fehlersuche vorzugehen.
Überprüfen und beheben Sie die folgenden häufigen Ursachen gemäß den oben genannten Abschnitten:
- Schlechte Hyperlinks
- Übermäßige Tabellen und Leerzeichen
- Ein hoher Bild-zu-Text-Verhältnis
- Wenn Ihre E-Mails nach Überprüfung der häufigen Ursachen immer noch als Spam markiert sind, entfernen Sie alle Hyperlinks aus Ihrer Signatur und testen Sie erneut.
- Wenn Ihre E-Mails nach dem Entfernen aller Hyperlinks immer noch als Spam markiert sind, entfernen Sie alle Bilder und testen Sie erneut.
- Wenn Ihre E-Mails nach dem Entfernen aller Hyperlinks und Bilder immer noch als Spam markiert sind, entfernen Sie die verbleibenden Teile der Signatur zeilenweise. Testen Sie jedes Mal, bis Sie genau feststellen, welcher Teil der Signatur die Spam-Klassifizierung verursacht.
- Nachdem Sie den Teil Ihrer Signatur ermittelt haben, der die Spam-Klassifizierung verursacht, versuchen Sie, diesen Inhalt direkt in Ihren E-Mail-Client einzufügen (im E-Mail-Text und nicht in der Signatur), um zu sehen, ob dies immer noch ein Problem verursacht.
Möglicherweise müssen Sie den E-Mail-Anbieter kontaktieren, wenn Sie feststellen, dass sie Inhalte in Ihren E-Mails blockieren.
Wenn Sie Hilfe bei Inhalten benötigen, die Spam in Ihren Exclaimer-Signaturen verursachen, zögern Sie bitte nicht, eine Anfrage an den Exclaimer-Support zu stellen, um weitere Anleitungen zu erhalten.