Как да предотвратим електронните писма да бъдат маркирани като спам/нежелана поща

Ако използвате Сървърно подписи, вашите електронни писма се препращат към сървърите на Exclaimer - е от съществено значение, че SPF записът за домейна, от който изпращате, е актуализиран с механизма за включване на Exclaimer SPF .

Ако не актуализирате вашия SPF запис, заглавията на вашите електронни писма ще бъдат маркирани с SPF: Fail или SPF: Softfail. Много антиспам агенти незабавно ще доставят електронни писма, които не преминават проверките на SPF в папката за спам.

Можете лесно да проверите вашия SPF запис, използвайки безплатен онлайн инструмент като MXToolbox's SPF Lookup.

1. Въведете домейна, от който изпращате електронните си писма.
   
   
2. Изберете SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
3. Резултатите ще бъдат показани по-долу. 
   
   Пример:
   
   
   Това е вашият SPF запис.
   
   
4. Проверете дали вашият SPF запис включва механизма за включване на Exclaimer SPF механизъм include:spf.<region code>.exclaimer.net
    
   Където <region code> е заместено с регионален код за абонамента (вижте Как да проверите вашия регионален код).
   
   Пример:
   
5. Ако вашият SPF запис не включва механизма за включване на Exclaimer, моля уверете се, че това е актуализирано възможно най-скоро, за да избегнете проблеми с лоша репутация на IP адреса.

За повече информация относно актуализирането на вашия SPF запис, моля вижте Как да актуализирате рамката за политика на изпращача (SPF)?

Вашият SPF запис трябва да има механизъм за включване на SPF на Exclaimer; е от съществено значение, че вашият SPF запис отговаря на всички критерии за валидност, поставени от съответните стандарти.

Проблемите с валидността в SPF записа могат да доведат до SPF: Fail, SPF: Softfail и SPF: Permerror в заглавията на вашите имейли. Много антиспам агенти незабавно ще доставят имейли, които имат грешки или проблеми с SPF до папката за спам.

Можете лесно да проверите валидността на вашия SPF запис, използвайки безплатен онлайн инструмент като MXToolbox's SPF Lookup.

1. Въведете домейна, от който изпращате имейлите си.
   
   
2. Изберете SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
   
   Резултатите ще бъдат показани по-долу.
   
   
3. Проверете дали вашият SPF запис преминава всички тестове.
   
   Пример:
   
   
   
4. Ако някой от тестовете се провалят, изберете More Info за насоки как да коригирате грешката.
   
   Пример:
   

Невалидни и подозрителни хипервръзки в имейлите са обичайни причинители за класификация на имейлите като спам.

Избягвайте да правите някое от следните неща:

Използване на префикса "fax:" за хипервръзки към факс номера.

Префиксът "fax" за факс/телефонни номера беше премахнат през 2004 г. и е известен с това, че причинява класификация на имейлите като спам.

 

Оставяне на непълни хипервръзки в подписа

Имайки непълни хипервръзки като https://exclaimer в подписа може да доведе до класификация като спам и още по-лоши неща!

 

Използване на HTTP протокола, когато HTTPS е наличен

Много по-малко вероятно е имейлът ви да бъде класифициран като спам, ако използвате по-сигурната връзка.

 

Използване на пренасочени, скъсени и изключително дълги URL адреси

Връзката е много по-малко вероятно да бъде класифицирана като спам, ако води точно там, където изглежда, че води.

Примери:
Добро:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/

Избягвайте:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu

Някои текстове, фрази и изображения могат да доведат до класификация на имейла като спам.

Избягвайте използването на пунктуация и символи там, където те нормално нямат място, използвайки числа или символи вместо букви
Като например избягване на:

• Изберете _____________Тук ^^
• B0nu$ C0ntent

Моля, не използвайте особено спамни фрази. Hubspot имат страхотен списък с тях тук: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx

Избягвайте използването на изображения, които съдържат думи. Те ще увеличат оценката за спам.

Ненужното използване на HTML таблица и интервали или нови редове за разпределение на елементите на подписа са известни като фактори за спам.

Може да създадете ненужни групи/таблици, докато създавате дизайна на вашия подпис. Това може да доведе до излишно голямо количество безсмислен HTML код.

Преувеличен пример за твърде много таблици:


Опитайте да поддържате нещата подредени в дизайна на подписа.
Съвет! Преместването на тази група полета извън тези таблици автоматично ще изчисти неизползваните групи.

Избягвайте използването на нещо друго освен padding, за да създадете пространство в дизайна на подписа си и след това дръжте padding-a на минимум. Вижте Как да използвате padding за разделяне на елементите на подписа.

Имейл, в който повечето от екранното пространство се заема от изображения, а не от текст, е фактор за спам.

Идеално е да се пазите в рамките на 30% от пространството, заето от изображения.

Лошата репутация на IP адреса обикновено се случва, ако вашият домейн изпраща много имейли, в които:

• Съдържанието е открито като спам
• Автентикационните проверки като SPF са неуспешни или с грешка
• Получателите маркират имейла като спам
• Получателят е невалиден
• Има връщания

Ключът тук е да поддържате общо здрава пощенска среда. Бъдете внимателни при всякакви грешки и действайте бързо по тях. Уверете се, че вашите списъци с контакти са актуални.

Ако се озовете с лоша репутация на IP адреса, може да бъде неприятно да се справите с нея, затова е важно да сте в крак с нещата.

Това винаги е първата стъпка, която трябва да се предприеме при отстраняване на проблеми със спама, тъй като е бързо и решава голям процент от проблемите.

• В Outlook можете да видите заглавките на съобщенията, като отворите имейл в отделен прозорец и след това отидете на Файл > Свойства.
  
  
• В Outlook на уеб (OWA) можете да видите заглавките на съобщенията, като изберете бутона '...' и след това отидете на Преглед > Преглед на детайлите на съобщението.
  
  Пример:
  
  
  
• В Gmail можете да видите заглавките на съобщенията, като изберете бутона '…' и след това изберете Покажи оригинал.
  
  Пример:
  
  
  Прегледайте Authentication-Results, Received-SPF и други подобни заглавки за неуспехи или грешки за SPF, DKIM, DMARC и ARC.
  
  Пример:
  
  
  ЗАБЕЛЕЖКА: Exclaimer изисква само да актуализирате вашия SPF запис. Ако виждате грешки при удостоверяването, различни от SPF, е малко вероятно да са свързани с конфигурацията на Exclaimer.
  
  
  ВНИМАНИЕ! Въпреки че онлайн анализатори на заглавки като MXToolbox може да изглеждат много полезни и по-лесни за интерпретация от обикновените текстови заглавки, те могат да бъдат склонни към прекомерни предупреждения за резултатите от DKIM.
  Тези инструменти не са подходящи за интерпретиране на резултатите от DKIM след факта. Същността е: Ако обикновените текстови заглавки показват DKIM: pass, така го вижда и пощенският сървър, и това не допринася за оценката за спам.

След като са премахнати проверките за удостоверяване, класификациите на спам обикновено попадат в две категории: Маршрутизация на имейли и Съдържание на имейли.

- Ако сте конфигурирали Сървърни подписи за вашия абонамент, е мъдро да установите дали допълнителната маршрутизация към сървърите на Exclaimer и обратно към вашите пощенски сървъри е фактор за класификацията на имейлите като спам.

Най-добрият начин да направите това е да спрете прилагането на Exclaimer подписи за един единствен изпращач, с когото можете да направите тест; след това изпратете имейл, който минава през Exclaimer, но не получава подпис.

Ако имейлът бъде доставен успешно, знаете, че проблемът е в съдържанието на подписа.
Ако имейлът все още се класифицира като спам, знаете, че има проблем с маршрутизацията на имейла.

- Ако сте конфигурирали само Клиентски подписи за вашия абонамент - вашите имейли не се маршрутизират през Exclaimer, и съдържанието на подписа е вероятната причина за класификацията на спама.

Exclaimer използва най-новите технологии и работи тясно с Microsoft и Google, за да се гарантира, че няма основни проблеми, които биха предизвикали проблеми с доставката на имейли; въпреки това винаги съществува възможност нещата да не функционират точно както се очаква. 

Трябва да изключите потребител или временно да деактивирате потока на имейли/правилото за съдържание в Exchange Online или Google Workspace. Това ще ви позволи да потвърдите дали маршрутизацията на имейлите от Exclaimer определено е причината за класификацията на спам.

В много случаи проблемът ще се окаже, че е прекалено строгият антиспам филтър, който дава грешни положителни резултати; въпреки това е най-добре да подадете заявка към поддръжката на Exclaimer за допълнително ръководство.

За съжаление, всичко в един имейл може да бъде класифицирано като спам, затова е добре да имате методичен подход към отстраняването на проблеми.

Проверете и отстранете следните общи фактори, както е посочено в горните раздели:
- Лоши хипервръзки
- Излишни таблици и празно пространство 
- Високо съотношение на изображения към текст

• Ако вашите имейли все още се маркират като спам след като проверите общите фактори, премахнете всички хипервръзки от вашата подпис и след това направете повторен тест.
  
  
• Ако вашите имейли все още се маркират като спам след като премахнете всички хипервръзки, премахнете всички изображения и след това направете повторен тест.
  
  
• Ако вашите имейли все още се маркират като спам след като премахнете всички хипервръзки и изображения, премахнете останалите части на подписа по една на линия. Тествайте всеки път, докато установите точно коя част от подписа причинява класификацията на спам.
  
  
• След като установите частта от вашия подпис, която причинява класификацията на спам, опитайте да вмъкнете този съдържание директно във вашия имейл клиент (в тялото на имейла, а не в подписа), за да видите дали все още създава проблем. 
  
  Може да се наложи да се свържете с доставчика на имейли, ако установите, че блокират съдържание във вашите имейли.
  
  Ако се нуждаете от помощ с някакво съдържание, което причинява спам във вашите подписи от Exclaimer, моля не се колебайте да подадете заявка към поддръжката на Exclaimer за допълнително ръководство.