Как предотвратить пометку электронных писем как спам/нежелательная почта

Если вы используете серверные подписи, ваши письма маршрутизируются на серверы Exclaimer - важно, чтобы SPF-запись для домена, с которого вы отправляете, была обновлена с помощью механизма Exclaimer SPF include.

Если вы не обновите свою SPF-запись, заголовки ваших писем будут помечены как SPF: Fail или SPF: Softfail. Многие антиспам-агенты немедленно доставляют письма, не прошедшие проверку SPF, в папку "Спам".

Вы можете легко проверить свою SPF-запись с помощью бесплатного онлайн-инструмента, например, MXToolbox's SPF Lookup.

1. Введите домен, с которого вы отправляете свои письма.
   
   
2. Нажмите SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
3. Результаты будут отображены ниже. 
   
   Пример:
   
   
   Это ваша SPF-запись.
   
   
4. Проверьте, что ваша SPF-запись включает механизм Exclaimer SPF include include:spf.<код региона>.exclaimer.net
    
   Где <код региона> заменяется на код региона вашей подписки (см. Как узнать код региона).
   
   Пример:
   
5. Если ваша SPF-запись не содержит механизма Exclaimer SPF include, убедитесь, что она была обновлена как можно скорее, чтобы избежать проблем с плохой репутацией IP-адреса.

Дополнительную информацию о обновлении SPF-записи см. в статье Как обновить политику отправителя (SPF)?

Кроме того, ваша SPF-запись должна содержать механизм включения SPF Exclaimer; важно, чтобы ваша SPF-запись соответствовала всем критериям допустимости, установленным соответствующими стандартами.

Проблемы с допустимостью в SPF-записи могут привести к SPF: Fail, SPF: Softfail и SPF: Permerror в заголовках ваших электронных писем. Многие антиспам-агенты немедленно доставляют письма с ошибками или нарушениями SPF в папку со спамом.

Вы можете легко проверить допустимость вашей SPF-записи с помощью бесплатного онлайн-инструмента, такого как MXToolbox's SPF Lookup.

1. Введите домен, с которого вы отправляете свои электронные письма.
   
   
2. Нажмите SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
   
   Результаты будут отображены ниже.
   
   
3. Проверьте, что ваша SPF-запись проходит все тесты.
   
   Пример:
   
   
   
4. Если какие-либо тесты не проходят, нажмите More Info, чтобы получить рекомендации по устранению ошибки.
   
   Пример:
   

Недопустимые и подозрительно выглядящие гиперссылки в электронных письмах являются распространенными причинами классификации писем как спама.

Избегайте следующего:

Использование префикса "fax:" для гиперссылок на номера факсов.

Префикс "fax" для номеров факсов был устарел с 2004 года и может привести к классификации писем как спама.

 

Оставление неполных гиперссылок в подписи

Неполные гиперссылки, например, https://exclaimer в подписи могут вызывать классификацию писем как спама и даже хуже!

 

Использование протокола HTTP, когда доступен HTTPS

Если вы используете более безопасную ссылку, вероятность классификации письма как спама значительно снижается.

 

Использование перенаправленных, укороченных и чрезмерно длинных URL-адресов

Ссылка гораздо меньше будет классифицироваться как спам, если она ведет туда, куда должна.

Примеры:
Хорошо:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/

Избегайте:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu

Некоторый текст, фразы и изображения могут привести к классификации письма как спама.

Избегайте использования знаков препинания и символов, где они не должны быть, использования цифр или символов вместо букв
Например, избегайте:

• Нажмите_____________здесь ^^
• B0nu$ C0ntent

Пожалуйста, не используйте особенно спамные фразы. У Hubspot есть отличный список таких фраз здесь: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx

Избегайте использования изображений, содержащих слова. Это увеличит оценку спама.

Избыточное использование HTML-таблиц и пробелов или переносов строк для выравнивания элементов подписи являются известными источниками спама.

При создании дизайна подписи вы можете случайно создать несколько групп/таблиц, что может привести к излишнему количеству бесполезного HTML-кода.

Преувеличенный пример слишком многих таблиц:


Стремитесь сохранять порядок в дизайне подписи.
Совет! Перетаскивание этой группы полей за пределы этих таблиц автоматически очистит неиспользуемые группы.

Избегайте использования чего-либо, кроме отступов, для создания пространства в дизайне подписи, а затем минимизируйте отступы. См. Как использовать отступы для выравнивания элементов подписи.

Если в электронной почте изображения занимают больше места, чем текст, это способствует спаму.

Идеально, чтобы изображения занимали не более 30% от всего пространства.

Плохая репутация IP-адреса обычно возникает, если ваш домен отправляет много писем, в которых:

• Содержимое определяется как спам
• Проверки аутентификации, такие как SPF, не проходят или содержат ошибки
• Получатели помечают письма как спам
• Получатель недействителен
• Происходят отказы доставки

Ключевым здесь является поддержание общей здоровой почтовой среды. Будьте внимательны к возникающим ошибкам и быстро реагируйте на них. Убедитесь, что ваши списки контактов всегда актуальны.

Если у вас возникла плохая репутация IP-адреса, это может быть неприятной задачей, поэтому важно быть в курсе ситуации.

Это всегда первый шаг, который следует предпринять при устранении проблем со спамом, так как он быстро и решает большинство проблем.

• В Outlook вы можете просмотреть заголовки сообщений, открыв письмо в отдельном окне и перейдя к  Файл > Свойства.
  
  
• В Outlook на веб-сайте (OWA) вы можете просмотреть заголовки сообщений, нажав кнопку '...' и затем перейдя к Вид > Подробности сообщения.
  
  Пример:
  
  
  
• В Gmail вы можете просмотреть заголовки сообщений, нажав кнопку '…' и затем нажав Показать оригинал.
  
  Пример:
  
  
  Изучите заголовки Authentication-Results, Received-SPF и другие аналогичные заголовки на наличие сбоев или ошибок SPF, DKIM, DMARC и ARC.
  
  Пример:
  
  
  ВНИМАНИЕ: Exclaimer требует только обновления вашей записи SPF. Если вы видите ошибки аутентификации, отличные от SPF, это маловероятно связано с вашей конфигурацией Exclaimer.
  
  
  ОСТОРОЖНО! В то время как онлайн-анализаторы заголовков, такие как MXToolbox, могут показаться очень полезными и более доступными для интерпретации, чем заголовки в виде обычного текста, они могут быть склонны к чрезмерным предупреждениям о результатах DKIM.
  Эти инструменты не очень подходят для интерпретации результатов DKIM после факта. Главное: если заголовки в виде обычного текста показывают DKIM: pass, это то, как его видел почтовый сервер, и это не влияет на оценку спама.

После того, как проверка аутентификации была исключена, классификация спама обычно попадает в две категории: маршрутизация электронной почты и содержание электронной почты.

- Если вы настроили серверные подписи для вашей подписки, разумно определить, является ли дополнительная маршрутизация через серверы Exclaimer и обратно в ваши почтовые серверы фактором в классификации спама электронной почты.

Лучший способ сделать это - остановить применение подписей Exclaimer для одного отправителя, с которым вы можете провести тест; затем отправьте электронное письмо, которое проходит через Exclaimer, но не получает подписи.

Если электронное письмо успешно доставлено, вы знаете, что проблема в содержании подписи.
Если электронное письмо все еще классифицируется как спам, вы знаете, что есть проблема с маршрутизацией электронной почты.

- Если вы настроили только клиентские подписи для вашей подписки - ваши электронные письма не маршрутизируются в Exclaimer, и содержание подписи является вероятной причиной классификации спама.

Exclaimer использует последние технологии и тесно сотрудничает с Microsoft и Google, чтобы гарантировать отсутствие основных проблем, которые могут вызвать проблемы с доставкой электронной почты; однако всегда есть возможность, что что-то может не работать так, как ожидается.

Вам следует исключить пользователя или временно отключить поток почты/правило соответствия содержимого в Exchange Online или Google Workspace. Это позволит вам подтвердить, что маршрутизация почты Exclaimer действительно является причиной классификации спама.

Во многих случаях проблема окажется связанной с чрезмерно активным антиспам-фильтром, который дает ложноположительные результаты; однако лучше обратиться в службу поддержки Exclaimer для получения дальнейших рекомендаций.

К сожалению, любой элемент электронной почты может быть классифицирован как спам, поэтому рекомендуется методичный подход к устранению неполадок.

Проверьте и устраните следующие распространенные причины, как указано в соответствующих разделах:
- Некорректные гиперссылки
- Избыточные таблицы и пробелы
- Высокое соотношение изображений к тексту

• Если ваши электронные письма по-прежнему помечаются как спам после проверки указанных причин, удалите все гиперссылки из вашей подписи и затем повторно протестируйте.
  
  
• Если ваши электронные письма по-прежнему помечаются как спам после удаления всех гиперссылок, удалите все изображения и затем повторно протестируйте.
  
  
• Если ваши электронные письма по-прежнему помечаются как спам после удаления всех гиперссылок и изображений, удалите оставшиеся части строки подписи построчно. Проводите тестирование каждый раз, пока не установите, какая часть подписи вызывает классификацию спама.
  
  
• Как только вы определите часть вашей подписи, вызывающую классификацию спама, попробуйте вставить этот контент непосредственно в ваш почтовый клиент (в теле письма, а не в подписи), чтобы увидеть, вызывает ли это проблему.
  
  Возможно, вам придется связаться с поставщиком электронной почты, если вы обнаружите, что они блокируют контент в ваших письмах.
  
  Если вам нужна помощь с контентом, вызывающим спам в ваших подписях Exclaimer, не стесняйтесь обратиться в службу поддержки Exclaimer для получения дальнейших рекомендаций.