Сценарий
Когда вы начинаете новый разговор по электронной почте, вы хотите, чтобы ваша подпись была максимально полной с вашими брендовыми изображениями, контактными данными, ссылками на социальные сети, юридическим отказом от ответственности и, возможно, даже рекламным баннером.
После того, как ваш получатель ответил вам, любые последующие ответы от вас начнут казаться громоздкими, если вы будете добавлять полную подпись каждый раз - поэтому вы хотите добавить сокращенную версию вашей подписи к этим ответам.
Решение
Когда Exclaimer получает электронное письмо для обработки, он добавляет первую подпись, которая подходит. Однако вы можете настроить систему на сканирование тела сообщения и избежание повторного добавления той же подписи, если она уже присутствует. Затем вы можете заставить систему перейти к следующей подходящей подписи.
Для этого вам нужно создать две версии вашей подписи: полную версию подписи и сокращенную (для ответа) версию подписи. Затем вам нужно настроить полную подпись так, чтобы она применялась только один раз для каждого сообщения, в то время как сокращенная подпись будет применяться к каждому последующему ответу.
Для примера давайте предположим, что у вас уже есть одна подпись для всех ваших пользователей, подобная этой:
Пожалуйста, нажмите на необходимые опции, перечисленные ниже, чтобы увидеть, как вы можете решить эту проблему:
Оцените вашу подпись после создания полной версии.
Все подписи отображаются на экране All Signatures в порядке их оценки (сверху вниз). Вы можете легко изменить порядок оценки, используя опцию Re-order.
Пример сокращенной подписи:
Определите короткую уникальную строку символов в вашей полной подписи, которая обычно не встречается нигде еще в электронном письме.
Некоторые примеры короткой уникальной строки символов включают номер регистрации компании, часть адреса офиса или часть вашего юридического отказа от ответственности. Убедитесь, что строка не превышает 20 символов.
- Если вы определили короткую уникальную строку символов, перейдите к Шагу 3: Настройте вашу полную подпись так, чтобы она применялась только один раз в сообщении.
- Если вы не можете определить короткую уникальную строку символов в вашей полной подписи, вы можете изменить вашу подпись, чтобы включить ее.
Пожалуйста, ознакомьтесь с советами ниже о том, что можно вставить в качестве уникальной строки символов.
Советы!
Несколько идей для включения уникальной строки символов в вашу электронную подпись:
Версионирование подписи: В некоторых отделах, таких как Маркетинг, периодически меняются дизайны электронных писем. В таких случаях вы можете вставить небольшой, незаметный номер версии в дизайн как уникальную строку. Таким образом, каждый раз, когда дизайн меняется, номер версии увеличивается. Поскольку новый номер версии не будет присутствовать в предыдущих ответах, новая полная подпись (с обновленным номером версии) будет добавлена в следующий ответ.
В приведенном ниже примере к блоку Юридического отказа от ответственности добавлен номер версии подписи на основе даты:
Украшение текста: Вы можете добавить декоративную горизонтальную линию в нижней части подписи, которая может состоять из последовательности символов. Это улучшит визуальное впечатление и даст вам уникальную строку для вставки.
В приведенном ниже примере к концу дизайна подписи добавлена повторяющаяся пара символов в текстовое поле:
Следуйте этим шагам, чтобы настроить полную подпись так, чтобы она добавлялась к сообщению только в случае ее отсутствия:
- Войдите в свою подписку Exclaimer.
- На вкладке All Signatures выберите необходимую подпись, затем нажмите MANAGE.
Откроется окно выбранной подписи.
- Выберите вкладку Advanced Rules, чтобы установить условия только для развертывания Server-Side.
- Выберите Do not add signature if message contains , чтобы активировать текстовое поле.
Этот вариант полезен в ситуациях, когда вы хотите добавить сокращенную версию своей подписи к вашим электронным письмам 'ответы' (поскольку ваше первоначальное электронное общение содержало вашу полную подпись с брендовой графикой, контактными данными, ссылками на социальные сети и юридическим отказом - если вы продолжаете добавлять свою полную подпись к последующим ответам, ваши электронные письма будут выглядеть громоздко).- В This Text введите слово или фразу, которая вызывает исключение и приводит к тому, что эта подпись НЕ применяется. В данном случае введите уникальную строку, которую вы определили.
- В In выберите Anywhere in email trial - это гарантирует, что электронная подпись не будет обрабатываться в ответных электронных письмах.
- В If this signature is not applied выберите Process the next signature - это гарантирует, что последующие подписи не будут обрабатываться.
Пример: