Cenário
Você configurou o Exclaimer e está enfrentando problemas com emails sendo entregues na pasta de Spam/Lixo Eletrônico, ou está procurando proativamente descobrir o que pode ser feito para evitar esse problema.
Solução
Existem muitos fatores que podem contribuir para a classificação de um email como spam. Você pode descobrir que um único fator causa a classificação como spam ou uma combinação de vários fatores.
Algumas causas de spam podem ser corrigidas por meio de alterações na configuração ou no design da assinatura, enquanto outras podem exigir que você relate falsos positivos ou entre em contato com fornecedores de antispam.
Como evitar que os emails sejam marcados como Spam/Lixo Eletrônico:
Passo 1: Certifique-se de que o registro SPF para o domínio do remetente inclua o mecanismo Exclaimer Cloud's SPF include
Se você usa assinaturas no lado do servidor, seus emails são roteados para os servidores do Exclaimer - é essencial que o registro SPF para o domínio do qual você está enviando seja atualizado com o mecanismo Exclaimer SPF include.
Se você não atualizar seu registro SPF, os cabeçalhos de seus emails serão marcados com SPF: Falha ou SPF: Softfail. Muitos agentes antispam imediatamente entregam emails que falham nas verificações SPF para a pasta de spam.
Você pode facilmente verificar seu registro SPF usando uma ferramenta online gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
Para obter mais informações sobre como atualizar seu registro SPF, consulte Como atualizar o Sender Policy Framework (SPF)?
Se você não atualizar seu registro SPF, os cabeçalhos de seus emails serão marcados com SPF: Falha ou SPF: Softfail. Muitos agentes antispam imediatamente entregam emails que falham nas verificações SPF para a pasta de spam.
Você pode facilmente verificar seu registro SPF usando uma ferramenta online gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
- Insira o domínio do qual você está enviando seu email.
- Clique em SPF Record Lookup.
Exemplo:
- Os resultados serão exibidos abaixo.
Exemplo:
Este é o seu registro SPF.
- Verifique se o seu registro SPF inclui o mecanismo Exclaimer's SPF include include:spf.<código da região>.exclaimer.net
Onde <código da região> é substituído pelo código da região da assinatura (consulte Como verificar o código da região).
Exemplo:
- Se o seu registro SPF não tiver o mecanismo Exclaimer's SPF include, certifique-se de atualizá-lo o mais rápido possível para evitar problemas com a reputação de endereço IP ruim.
Para obter mais informações sobre como atualizar seu registro SPF, consulte Como atualizar o Sender Policy Framework (SPF)?
Passo 2: Certifique-se de que o registro SPF para o domínio do remetente seja válido
Além disso, o registro SPF precisa ter o mecanismo de inclusão do SPF do Exclaimer; é vital que o registro SPF atenda a todos os critérios de validade estabelecidos pelas normas relevantes.
Problemas de validade no registro SPF podem resultar em SPF: Falha, SPF: Softfail e SPF: Permerror nos cabeçalhos de e-mail. Muitos agentes antispam imediatamente entregam e-mails com falhas ou erros de SPF na pasta de spam.
Você pode verificar facilmente a validade do seu registro SPF usando uma ferramenta online gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
Problemas de validade no registro SPF podem resultar em SPF: Falha, SPF: Softfail e SPF: Permerror nos cabeçalhos de e-mail. Muitos agentes antispam imediatamente entregam e-mails com falhas ou erros de SPF na pasta de spam.
Você pode verificar facilmente a validade do seu registro SPF usando uma ferramenta online gratuita como MXToolbox's SPF Lookup.
- Insira o domínio do qual você está enviando seu e-mail.
- Clique em SPF Record Lookup.
Exemplo:
Os resultados serão exibidos abaixo.
- Verifique se o seu registro SPF passa em todos os testes.
Exemplo:
- Se algum teste falhar, clique em More Info para obter orientações sobre como corrigir o problema.
Exemplo:
Alguns contribuidores comuns de spam:
Hiperlink inválido na assinatura
Hiperlinks inválidos e suspeitos em e-mails são contribuidores comuns para a classificação de spam de e-mail.
Evite fazer qualquer uma das seguintes ações:
Evite fazer qualquer uma das seguintes ações:
Usar o prefixo "fax:" para hiperlinks de números de fax.
O prefixo "fax" em números de fax/telefone foi descontinuado em 2004 e é conhecido por fazer com que e-mails sejam classificados como spam.
Deixar hiperlinks incompletos na assinatura
Ter hiperlinks incompletos como https://exclaimer na assinatura pode causar classificações de spam e pior!
Usar o protocolo HTTP quando o HTTPS está disponível
É muito menos provável que um e-mail seja classificado como spam se você usar o link mais seguro.
Usar URLs redirecionados, encurtados e excessivamente longos
Um link é muito menos provável de ser classificado como spam se levar exatamente para onde parece ir.
Exemplos:
Bom:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Evite:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Dados inválidos na assinatura
Alguns textos, frases e imagens podem fazer com que um e-mail seja classificado como spam.
Evite usar pontuação e símbolos onde eles não seriam normalmente usados, usar números ou símbolos em substituição a letras
Evite, por exemplo:
Por favor, não use frases especialmente spam. A Hubspot tem uma ótima lista delas aqui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evite usar imagens que contenham palavras. Isso aumentará a pontuação de spam.
Evite usar pontuação e símbolos onde eles não seriam normalmente usados, usar números ou símbolos em substituição a letras
Evite, por exemplo:
- Clique_____________Aqui ^^
- B0nu$ C0ntent
Por favor, não use frases especialmente spam. A Hubspot tem uma ótima lista delas aqui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evite usar imagens que contenham palavras. Isso aumentará a pontuação de spam.
Uso excessivo de tabelas ou espaços em branco
O uso desnecessário de tabelas HTML e espaços ou quebras de linha para espaçar elementos de assinatura são conhecidos como contribuintes de spam.
Você pode criar acidentalmente vários grupos/tabelas ao criar o design da sua assinatura. Isso pode levar a uma quantidade excessiva de codificação HTML desnecessária.
Um exemplo exagerado de muitas tabelas:
Tente manter as coisas organizadas dentro do design da assinatura.
Dica! Arrastar esse grupo de campos para fora dessas tabelas irá limpar automaticamente os grupos não utilizados.
Evite usar qualquer coisa além de preenchimento para criar espaço dentro do design da assinatura e mantenha o preenchimento ao mínimo. Veja Como usar preenchimento para espaçar os elementos da assinatura.
Você pode criar acidentalmente vários grupos/tabelas ao criar o design da sua assinatura. Isso pode levar a uma quantidade excessiva de codificação HTML desnecessária.
Um exemplo exagerado de muitas tabelas:
Tente manter as coisas organizadas dentro do design da assinatura.
Dica! Arrastar esse grupo de campos para fora dessas tabelas irá limpar automaticamente os grupos não utilizados.
Evite usar qualquer coisa além de preenchimento para criar espaço dentro do design da assinatura e mantenha o preenchimento ao mínimo. Veja Como usar preenchimento para espaçar os elementos da assinatura.
Alta proporção de imagens para texto
Ter mais espaço da tela ocupado por imagens do que por texto em um e-mail é um contribuinte de spam.
Idealmente, você deve ficar dentro de 30% do espaço ocupado por imagens.
Idealmente, você deve ficar dentro de 30% do espaço ocupado por imagens.
Má reputação do endereço IP
A má reputação do endereço IP tende a ocorrer se o seu domínio estiver enviando muitos e-mails onde:
Se você acabar com uma má reputação do endereço IP, pode ser uma tarefa desagradável lidar com isso, portanto, é essencial estar sempre atento.
- O conteúdo é detectado como spam
- As verificações de autenticação, como SPF, falham ou apresentam erro
- Os destinatários marcam o e-mail como spam
- O destinatário é inválido
- Ocorrem retornos de e-mail
Se você acabar com uma má reputação do endereço IP, pode ser uma tarefa desagradável lidar com isso, portanto, é essencial estar sempre atento.
A melhor maneira de solucionar problemas de spam:
Se seus e-mails acabarem no spam, pode ser uma tarefa assustadora tentar resolvê-lo; no entanto, você pode seguir um processo simples para eliminar possíveis causas.
Passo 1: Verifique os cabeçalhos de e-mail em busca de problemas de autenticação.
Este é sempre o primeiro passo que deve ser tomado ao solucionar problemas de spam, pois é rápido e resolve uma alta porcentagem de problemas.
- No Outlook, você pode visualizar os cabeçalhos das mensagens abrindo um e-mail em sua própria janela e, em seguida, navegando até Arquivo > Propriedades.
- No Outlook na Web (OWA), você pode visualizar os cabeçalhos das mensagens clicando no botão '...' e, em seguida, navegando até Exibir > Exibir detalhes da mensagem.
Exemplo:
- No Gmail, você pode visualizar os cabeçalhos das mensagens clicando no botão '…' e, em seguida, clicando em Mostrar original.
Exemplo:
Examine os cabeçalhos de Autenticação-Resultados, Received-SPF e outros cabeçalhos semelhantes em busca de falhas ou erros em SPF, DKIM, DMARC e ARC.
Exemplo:
NOTA: O Exclaimer só requer que você atualize seu registro SPF. Se você encontrar falhas de autenticação além do SPF, é improvável que esteja relacionado à sua configuração do Exclaimer.
CUIDADO! Embora analisadores de cabeçalho online, como o MXToolbox, possam parecer muito úteis e mais acessíveis para interpretar do que cabeçalhos em texto simples, eles podem ser propensos a avisos exagerados sobre os resultados do DKIM.
Essas ferramentas não são adequadas para interpretar os resultados do DKIM após o fato. A conclusão é: se os cabeçalhos em texto simples mostrarem um DKIM: pass, é assim que o servidor de e-mail também viu, e isso não contribui para a pontuação de spam.
Passo 2: Verificar se o roteamento de e-mail ou o conteúdo do e-mail são fatores
Após a eliminação das verificações de autenticação, as classificações de spam geralmente se enquadram em duas categorias: roteamento de e-mail e conteúdo de e-mail.
- Se você configurou assinaturas do lado do servidor para sua assinatura, é prudente verificar se o roteamento adicional para os servidores do Exclaimer e de volta para seus servidores de e-mail é um fator na classificação de spam do e-mail.
A melhor maneira de fazer isso é interromper a aplicação das assinaturas do Exclaimer para um único remetente que você pode testar; em seguida, envie um e-mail que passe pelo Exclaimer, mas não receba uma assinatura.
Se o e-mail for entregue com sucesso, você sabe que o conteúdo da assinatura é o problema.
Se o e-mail ainda for classificado como spam, você sabe que há um problema de roteamento de e-mail.
- Se você configurou apenas assinaturas do lado do cliente para sua assinatura - seus e-mails não são roteados para o Exclaimer, e o conteúdo da assinatura é a causa provável da classificação de spam.
- Se você configurou assinaturas do lado do servidor para sua assinatura, é prudente verificar se o roteamento adicional para os servidores do Exclaimer e de volta para seus servidores de e-mail é um fator na classificação de spam do e-mail.
A melhor maneira de fazer isso é interromper a aplicação das assinaturas do Exclaimer para um único remetente que você pode testar; em seguida, envie um e-mail que passe pelo Exclaimer, mas não receba uma assinatura.
Se o e-mail for entregue com sucesso, você sabe que o conteúdo da assinatura é o problema.
Se o e-mail ainda for classificado como spam, você sabe que há um problema de roteamento de e-mail.
- Se você configurou apenas assinaturas do lado do cliente para sua assinatura - seus e-mails não são roteados para o Exclaimer, e o conteúdo da assinatura é a causa provável da classificação de spam.
Passo 3: Se você encontrar um problema com o roteamento de e-mail
O Exclaimer utiliza as tecnologias mais recentes e trabalha em estreita colaboração com a Microsoft e o Google para garantir que não existam problemas fundamentais que possam causar problemas de entrega de e-mails; no entanto, há sempre a possibilidade de as coisas não funcionarem exatamente como esperado.
Você deve excluir um usuário ou desabilitar temporariamente a regra de fluxo de e-mails/compatibilidade de conteúdo no Exchange Online ou no Google Workspace. Isso permitirá que você confirme se o roteamento de e-mails do Exclaimer é definitivamente a causa da classificação de spam.
Em muitos casos, o problema acabará sendo um filtro antispam excessivamente zeloso que está fornecendo resultados falsos positivos; no entanto, é melhor abrir um chamado com o Suporte da Exclaimer para obter orientações adicionais.
Você deve excluir um usuário ou desabilitar temporariamente a regra de fluxo de e-mails/compatibilidade de conteúdo no Exchange Online ou no Google Workspace. Isso permitirá que você confirme se o roteamento de e-mails do Exclaimer é definitivamente a causa da classificação de spam.
Em muitos casos, o problema acabará sendo um filtro antispam excessivamente zeloso que está fornecendo resultados falsos positivos; no entanto, é melhor abrir um chamado com o Suporte da Exclaimer para obter orientações adicionais.
Passo 4: Se você encontrar um problema com o conteúdo do e-mail
Infelizmente, qualquer coisa em um e-mail pode ser classificada como spam, então é bom ter uma abordagem metódica para solucionar problemas.
Verifique e resolva os seguintes fatores comuns conforme as seções acima:
- Hiperlinks inválidos
- Tabelas e espaços em branco excessivos
- Uma proporção alta de imagens para texto
- Se seus e-mails ainda estiverem sendo marcados como spam após verificar os fatores comuns, remova todos os hiperlinks de sua assinatura e faça um novo teste.
- Se seus e-mails ainda estiverem sendo marcados como spam após remover todos os hiperlinks, remova todas as imagens e faça um novo teste.
- Se seus e-mails ainda estiverem sendo marcados como spam após remover todos os hiperlinks e imagens, remova as partes restantes da linha de assinatura, uma por vez. Faça um teste a cada vez até identificar exatamente qual parte da assinatura está causando a classificação de spam.
- Depois de identificar a parte da sua assinatura que está causando a classificação de spam, tente inserir esse conteúdo diretamente no seu cliente de e-mail (no corpo do e-mail e não na assinatura) para ver se ainda causa algum problema.
Você pode precisar entrar em contato com o provedor de e-mail se descobrir que eles estão bloqueando o conteúdo em seus e-mails.
Se você precisar de ajuda com algum conteúdo que esteja causando spam em suas assinaturas do Exclaimer, não hesite em abrir um chamado com o Suporte da Exclaimer para obter orientações adicionais.