Scenariusz
Kiedy rozpoczynasz nową rozmowę mailową, chcesz, aby Twoje podpisanie było jak najbardziej kompleksowe z wszystkimi elementami wizualnymi marki, danymi kontaktowymi, linkami do mediów społecznościowych, klauzulą prawna oraz być może nawet banerem reklamowym.
Gdy Twój odbiorca odpowie na Ciebie, każda kolejna odpowiedź z Twojej strony zacznie wydawać się uciążliwa, jeśli będziesz dodawać pełne podpisanie za każdym razem - dlatego chcesz dodać skróconą wersję swojego podpisu do tych odpowiedzi.
Rozwiązanie
Gdy Exclaimer otrzymuje e-mail do przetworzenia, dodaje pierwsze podpisanie, które jest odpowiednie. Możesz jednak skonfigurować system tak, aby przeskanował treść wiadomości i unikał ponownego dodawania tego samego podpisu, jeśli już jest obecny. Możesz wtedy zmusić go do przejścia do następnego odpowiedniego podpisu.
Aby to zrobić, musisz stworzyć dwie wersje swojego podpisu: pełną wersję podpisu i skróconą (odpowiedź) wersję podpisu. Następnie musisz skonfigurować pełną wersję podpisu, aby była stosowana tylko raz na wiadomość, podczas gdy skrócona wersja podpisu ma być stosowana przy każdej kolejnej odpowiedzi.
Na potrzeby przykładu, załóżmy, że masz już pojedynczy podpis dla wszystkich użytkowników, podobny do tego:
Kliknij na wymagane opcje wymienione poniżej, aby zobaczyć, jak możesz rozwiązać ten problem:
Oceń swój podpis po utworzeniu pełnej wersji podpisu.
Wszystkie podpisy są wyświetlane na ekranie Wszystkie podpisy w kolejności, w jakiej są oceniane (od góry do dołu). Możesz łatwo zmienić kolejność oceniania, korzystając z opcji Zmień kolejność.
Przykład skróconego podpisu:
Zidentyfikuj krótki, unikalny ciąg znaków w swoim pełnym podpisie, który zazwyczaj nie występuje nigdzie indziej w wiadomości e-mail.
Niektóre przykłady krótkiego, unikalnego ciągu znaków to Numer Rejestracyjny Firmy, część adresu biura lub fragment klauzuli prawnej. Upewnij się, że ciąg nie ma więcej niż 20 znaków.
- Jeśli zidentyfikowałeś krótki, unikalny ciąg znaków, przejdź do Krok 3: Skonfiguruj swój pełny podpis tak, aby był stosowany tylko raz na wiadomość.
- Jeśli nie możesz zidentyfikować krótkiego, unikalnego ciągu znaków w swoim pełnym podpisie, możesz go zmodyfikować, aby go zawierał.
Zobacz poniżej wskazówki, co możesz wstawić jako unikalny ciąg znaków.
Wskazówki!
Kilka pomysłów na włączenie unikalnego ciągu znaków do podpisu e-mail:
Wersjonowanie podpisu: W niektórych działach, takich jak Marketing, zachodzą okresowe zmiany w projektach e-maili. W takich przypadkach możesz wstawić niewielki, subtelny numer wersji do projektu jako unikalny ciąg znaków. Dlatego za każdym razem, gdy projekt się zmienia, numer wersji jest inkrementowany. Ponieważ nowy numer wersji nie będzie obecny w poprzednich odpowiedziach - nowy pełny podpis (z zaktualizowanym numerem wersji) zostanie dodany do następnej odpowiedzi.
W poniższym przykładzie do bloku Klauzula Prawna dodano numer wersji podpisu opartego na dacie:
Ozdobne teksty: Możesz dodać dekoracyjną poziomą linię na dole podpisu, która może składać się z sekwencji znaków. Poprawi to wygląd wizualny oraz da Ci unikalny ciąg znaków do wstawienia.
W poniższym przykładzie do końca projektu podpisu dodano powtarzającą się parę znaków w polu tekstowym:
Postępuj zgodnie z tymi krokami, aby skonfigurować pełne podpisy tak, aby były dodawane do wiadomości tylko wtedy, gdy nie są już tam obecne:
- Zaloguj się do swojej subskrypcji Exclaimer.
- Na karcie Wszystkie podpisy wybierz wymagany podpis, a następnie kliknij ZARZĄDZAJ.
Wyświetlone zostanie okno wybranego podpisu.
- Wybierz kartę Zaawansowane reguły, aby ustawić warunki tylko dla wdrożenia po stronie serwera (Server-Side).
- Wybierz Nie dodawaj podpisu, jeśli wiadomość zawiera , aby włączyć pole tekstowe.
Ta opcja jest pomocna w sytuacjach, gdy chcesz dodać skróconą wersję swojego podpisu do odpowiedzi e-mailowych (ponieważ twoja początkowa korespondencja e-mailowa zawierała pełny podpis z całym wizerunkiem marki, danymi kontaktowymi, linkami do mediów społecznościowych i klauzulą prawna - jeśli będziesz dodawać pełny podpis do kolejnych odpowiedzi, twoje e-maile będą wyglądać nieporęcznie).- W Tekście wprowadź słowo lub frazę, która wywoła wyjątek i spowoduje, że ten podpis NIE zostanie zastosowany. W tym przypadku wprowadź unikalny ciąg, który zidentyfikowałeś.
- W W, wybierz Dowolne miejsce w e-mailu - to zapewni, że podpis e-mailowy nie będzie przetwarzany w odpowiedziach e-mailowych.
- W Jeśli ten podpis nie zostanie zastosowany, wybierz Przetwórz następny podpis - to zapewni, że żadne kolejne podpisy nie zostaną przetworzone.
Przykład: