Scenario
Je hebt Exclaimer geconfigureerd en ondervindt problemen met e-mails die worden afgeleverd in de map Spam/Ongewenste e-mail, of je bent proactief op zoek naar wat er gedaan kan worden om dit probleem te voorkomen.
Oplossing
Er zijn veel factoren die kunnen bijdragen aan de classificatie van een e-mail als spam. Het kan zijn dat één enkele factor zorgt voor de classificatie als spam, of dat er sprake is van een combinatie van meerdere factoren.
Sommige oorzaken van spam kunnen worden verholpen door configuratiewijzigingen of wijzigingen in de handtekeningontwerp, terwijl andere vereisen dat je valse positieven meldt of contact opneemt met antispamleveranciers.
Hoe voorkom je dat e-mails worden gemarkeerd als Spam/Ongewenste e-mail:
Stap 1: Zorg ervoor dat je SPF-record voor het afzenderdomein de Exclaimer Cloud's SPF include-mechanisme bevat
Als je server-side handtekeningen gebruikt, worden je e-mails doorgestuurd naar de Exclaimer-servers - het is essentieel dat het SPF-record voor het domein waarvandaan je verzendt, wordt bijgewerkt met het Exclaimer SPF include-mechanisme.
Als je je SPF-record niet bijwerkt, worden je e-mailheaders gemarkeerd met SPF: Fail of SPF: Softfail. Veel antispamagents zullen e-mails die SPF-controles niet doorstaan onmiddellijk naar de spammap sturen.
Je kunt eenvoudig je SPF-record opzoeken met behulp van een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF Lookup.
Voor meer informatie over het bijwerken van je SPF-record, zie Hoe je het Sender Policy Framework (SPF) kunt bijwerken?
Als je je SPF-record niet bijwerkt, worden je e-mailheaders gemarkeerd met SPF: Fail of SPF: Softfail. Veel antispamagents zullen e-mails die SPF-controles niet doorstaan onmiddellijk naar de spammap sturen.
Je kunt eenvoudig je SPF-record opzoeken met behulp van een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF Lookup.
- Voer het domein in van waaruit je je e-mail verzendt.
- Klik op SPF Record Lookup.
Voorbeeld:
- De resultaten worden hieronder weergegeven.
Voorbeeld:
Dit is je SPF-record.
- Controleer of je SPF-record het Exclaimer's SPF include-mechanisme bevat include:spf.<regiocode>.exclaimer.net
Waarbij <regiocode> wordt vervangen door de regiocode voor het abonnement (zie Hoe je je regiocode kunt controleren).
Voorbeeld:
- Als je SPF-record het Exclaimer's SPF include-mechanisme niet bevat, zorg er dan voor dat dit zo snel mogelijk wordt bijgewerkt om problemen met een slechte IP-adresreputatie te voorkomen.
Voor meer informatie over het bijwerken van je SPF-record, zie Hoe je het Sender Policy Framework (SPF) kunt bijwerken?
Stap 2: Zorg ervoor dat je SPF-record voor het afzenderdomein geldig is
Daarnaast moet je SPF-record de SPF-include-mechanisme van Exclaimer bevatten; het is essentieel dat je SPF-record voldoet aan alle geldigheidscriteria die zijn vastgesteld door de relevante standaarden.
Geldigheidsproblemen in het SPF-record kunnen leiden tot SPF: Fail, SPF: Softfail en SPF: Permerror in de e-mailheaders. Veel antispam-agents zullen e-mails die SPF-fouten of -fouten hebben, direct naar de spammap sturen.
Je kunt eenvoudig de geldigheid van je SPF-record controleren met behulp van een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF Lookup.
Geldigheidsproblemen in het SPF-record kunnen leiden tot SPF: Fail, SPF: Softfail en SPF: Permerror in de e-mailheaders. Veel antispam-agents zullen e-mails die SPF-fouten of -fouten hebben, direct naar de spammap sturen.
Je kunt eenvoudig de geldigheid van je SPF-record controleren met behulp van een gratis online tool zoals MXToolbox's SPF Lookup.
- Voer het domein in van waaruit je je e-mail verstuurt.
- Klik op SPF Record Lookup.
Voorbeeld:
De resultaten worden hieronder weergegeven.
- Controleer of je SPF-record alle tests doorstaat.
Voorbeeld:
- Als er tests mislukken, klik dan op Meer informatie voor begeleiding bij het corrigeren van de fout.
Voorbeeld:
Enkele veelvoorkomende bijdragers aan spam:
Slechte hyperlink in de handtekening
Ongeldige en verdachte hyperlinks in e-mails zijn veelvoorkomende bijdragers aan de classificatie van e-mail als spam.
Vermijd het volgende:
Vermijd het volgende:
Gebruik het voorvoegsel "fax:" voor faxnummer-hyperlinks.
Het fax-voorvoegsel voor fax-/telefoonnummers is in 2004 afgeschaft en kan ervoor zorgen dat e-mails als spam worden geclassificeerd.
Onvolledige hyperlinks in de handtekening achterlaten
Onvolledige hyperlinks zoals https://exclaimer in de handtekening kunnen leiden tot classificatie als spam en erger!
Gebruik het HTTP-protocol wanneer HTTPS beschikbaar is
Je e-mail wordt veel minder snel als spam geclassificeerd als je de veiligere link gebruikt.
Gebruik omgeleide, verkorte en overdreven lange URL's
Een link wordt veel minder snel als spam geclassificeerd als deze precies leidt naar waar deze lijkt naartoe te gaan.
Voorbeelden:
Goed:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Vermijd:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Slechte gegevens in de handtekening
Sommige tekst, zinnen en afbeeldingen kunnen ervoor zorgen dat een e-mail als spam wordt geclassificeerd.
Vermijd het gebruik van leestekens en symbolen waar ze normaal gesproken niet zouden voorkomen, het gebruik van cijfers of symbolen ter vervanging van letters
Vermijd bijvoorbeeld:
Gebruik alsjeblieft geen bijzonder spamachtige zinnen. Hubspot heeft hier een geweldige lijst van: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Vermijd het gebruik van afbeeldingen met woorden. Dit verhoogt de spam-score.
Vermijd het gebruik van leestekens en symbolen waar ze normaal gesproken niet zouden voorkomen, het gebruik van cijfers of symbolen ter vervanging van letters
Vermijd bijvoorbeeld:
- Klik_____________Hier ^^
- B0nu$ C0ntent
Gebruik alsjeblieft geen bijzonder spamachtige zinnen. Hubspot heeft hier een geweldige lijst van: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Vermijd het gebruik van afbeeldingen met woorden. Dit verhoogt de spam-score.
Overmatig gebruik van tabellen of witruimte
Onnodig gebruik van HTML-tabellen en spaties of regeleinden om handtekeningselementen te scheiden, dragen bij aan spam.
Bij het ontwerpen van uw handtekening kunt u per ongeluk meerdere groepen/tabellen maken. Dit kan leiden tot overmatige en nutteloze HTML-code.
Een overdreven voorbeeld van te veel tabellen:
Probeer uw handtekeningontwerp netjes te houden.
Tip! Door deze groep velden buiten deze tabellen te slepen, worden de ongebruikte groepen automatisch verwijderd.
Vermijd het gebruik van iets anders dan padding om ruimte te creëren binnen uw handtekeningontwerp, en houd de padding tot een minimum beperkt. Zie Hoe padding te gebruiken om de handtekeningelementen te scheiden.
Bij het ontwerpen van uw handtekening kunt u per ongeluk meerdere groepen/tabellen maken. Dit kan leiden tot overmatige en nutteloze HTML-code.
Een overdreven voorbeeld van te veel tabellen:
Probeer uw handtekeningontwerp netjes te houden.
Tip! Door deze groep velden buiten deze tabellen te slepen, worden de ongebruikte groepen automatisch verwijderd.
Vermijd het gebruik van iets anders dan padding om ruimte te creëren binnen uw handtekeningontwerp, en houd de padding tot een minimum beperkt. Zie Hoe padding te gebruiken om de handtekeningelementen te scheiden.
Hoge verhouding afbeeldingen-tekst
Als in een e-mail meer schermruimte wordt ingenomen door afbeeldingen dan door tekst, draagt dit bij aan spam.
Ideaal gezien moet u binnen 30% van de ruimte blijven die wordt ingenomen door afbeeldingen.
Ideaal gezien moet u binnen 30% van de ruimte blijven die wordt ingenomen door afbeeldingen.
Slechte IP-adresreputatie
Een slechte IP-reputatie treedt meestal op als uw domein veel e-mails heeft verzonden waarbij:
Als u te maken krijgt met een slechte IP-adresreputatie, kan het een vervelende taak zijn om ermee om te gaan, dus het is essentieel om er bovenop te zitten.
- De inhoud als spam wordt gedetecteerd
- Verificatiecontroles zoals SPF mislukken of fouten bevatten
- Ontvangers de e-mail als spam markeren
- De ontvanger ongeldig is
- Terugstuiters optreden
Als u te maken krijgt met een slechte IP-adresreputatie, kan het een vervelende taak zijn om ermee om te gaan, dus het is essentieel om er bovenop te zitten.
De beste manier om spamproblemen op te lossen:
Als uw e-mails in de spam terechtkomen, kan het een uitdagende taak zijn om dit op te lossen. U kunt echter een eenvoudig proces volgen om mogelijke oorzaken uit te sluiten.
Stap 1: Controleer de e-mailheaders op verificatieproblemen.
Dit is altijd de eerste stap die genomen moet worden bij het oplossen van spamproblemen, omdat het snel is en een hoog percentage van de problemen oplost.
- In Outlook kunt u de berichtkoppen bekijken door een e-mail te openen in een apart venster en vervolgens naar Bestand > Eigenschappen te navigeren.
- In Outlook op het web (OWA) kunt u de berichtkoppen bekijken door op de '...' knop te klikken en vervolgens naar Weergave > Berichtdetails weergeven te navigeren.
Voorbeeld:
- In Gmail kunt u de berichtkoppen bekijken door op de '…' knop te klikken en vervolgens op Origineel weergeven te klikken.
Voorbeeld:
Bekijk de Authentication-Results, Received-SPF en andere vergelijkbare koppen op fouten of problemen met SPF, DKIM, DMARC en ARC.
Voorbeeld:
LET OP: Exclaimer vereist alleen dat u uw SPF-record bijwerkt. Als u andere authenticatiefouten ziet dan SPF, is het waarschijnlijk niet gerelateerd aan uw Exclaimer-configuratie.
LET OP! Hoewel online header-analysetools zoals MXToolbox erg handig en toegankelijk lijken om DKIM-resultaten te interpreteren, kunnen ze gevoelig zijn voor overdreven waarschuwingen over DKIM-resultaten.
Deze tools zijn niet geschikt om DKIM-resultaten achteraf te interpreteren. De bottom line is: Als de plain-text headers een DKIM: pass laten zien, is dat ook hoe de mailservers het hebben gezien en het draagt niet bij aan de spam score.
Stap 2: Bepaal of e-mailroutering of e-mailinhoud een rol speelt
Nadat authenticatiecontroles zijn uitgesloten, vallen spamclassificaties meestal in twee categorieën: e-mailroutering en e-mailinhoud.
- Als u server-side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement, is het verstandig om te bepalen of de extra routering naar Exclaimer-servers en terug naar uw mailservers een rol speelt bij de classificatie van e-mail als spam.
De beste manier om dit te doen is door ervoor te zorgen dat uw Exclaimer-handtekeningen niet worden toegepast op een enkele afzender waarmee u kunt testen; stuur vervolgens een e-mail die via Exclaimer wordt gerouteerd maar geen handtekening ontvangt.
Als de e-mail succesvol wordt afgeleverd, weet u dat de handtekeninginhoud het probleem is.
Als de e-mail nog steeds als spam wordt geclassificeerd, weet u dat er een probleem is met de e-mailroutering.
- Als u alleen client-side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement - uw e-mails worden niet naar Exclaimer gerouteerd, en de handtekeninginhoud is waarschijnlijk de oorzaak van de spamclassificatie.
- Als u server-side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement, is het verstandig om te bepalen of de extra routering naar Exclaimer-servers en terug naar uw mailservers een rol speelt bij de classificatie van e-mail als spam.
De beste manier om dit te doen is door ervoor te zorgen dat uw Exclaimer-handtekeningen niet worden toegepast op een enkele afzender waarmee u kunt testen; stuur vervolgens een e-mail die via Exclaimer wordt gerouteerd maar geen handtekening ontvangt.
Als de e-mail succesvol wordt afgeleverd, weet u dat de handtekeninginhoud het probleem is.
Als de e-mail nog steeds als spam wordt geclassificeerd, weet u dat er een probleem is met de e-mailroutering.
- Als u alleen client-side handtekeningen heeft geconfigureerd voor uw abonnement - uw e-mails worden niet naar Exclaimer gerouteerd, en de handtekeninginhoud is waarschijnlijk de oorzaak van de spamclassificatie.
Stap 3: Als u een probleem met e-mailroutering constateert
Exclaimer maakt gebruik van de nieuwste technologieën en werkt nauw samen met Microsoft en Google om ervoor te zorgen dat er geen fundamentele problemen zijn die zouden leiden tot problemen met de e-mailbezorging. Er bestaat echter altijd een mogelijkheid dat dingen niet precies werken zoals verwacht.
U moet een gebruiker uitsluiten of tijdelijk de mailstroom/content compliance-regel uitschakelen in Exchange Online of Google Workspace. Hierdoor kunt u bevestigen of de mailroutering van Exclaimer zeker de oorzaak is van de spamclassificatie.
In veel gevallen blijkt het probleem een te strenge antispamfilter te zijn die valse positieve resultaten geeft; het is echter het beste om een ticket aan te maken bij Exclaimer Support voor verdere begeleiding.
U moet een gebruiker uitsluiten of tijdelijk de mailstroom/content compliance-regel uitschakelen in Exchange Online of Google Workspace. Hierdoor kunt u bevestigen of de mailroutering van Exclaimer zeker de oorzaak is van de spamclassificatie.
In veel gevallen blijkt het probleem een te strenge antispamfilter te zijn die valse positieve resultaten geeft; het is echter het beste om een ticket aan te maken bij Exclaimer Support voor verdere begeleiding.
Stap 4: Als u een probleem met de e-mailinhoud constateert
Helaas kan alles in een e-mail als spam worden geclassificeerd, dus het is goed om een methodische aanpak te hebben bij het oplossen van problemen.
Controleer en los de volgende veelvoorkomende oorzaken op zoals beschreven in de bovenstaande secties:
- Slechte hyperlinks
- Overmatige tabellen en witruimte
- Een hoog beeld-naar-tekstverhouding
- Als uw e-mails nog steeds als spam worden gemarkeerd na het controleren van de veelvoorkomende oorzaken, verwijder dan alle hyperlinks uit uw handtekening en test opnieuw.
- Als uw e-mails nog steeds als spam worden gemarkeerd na het verwijderen van alle hyperlinks, verwijder dan alle afbeeldingen en test opnieuw.
- Als uw e-mails nog steeds als spam worden gemarkeerd na het verwijderen van alle hyperlinks en afbeeldingen, verwijder dan de overige delen van de handtekening regel voor regel. Test elke keer totdat u precies heeft vastgesteld welk deel van de handtekening de spamclassificatie veroorzaakt.
- Zodra u heeft vastgesteld welk deel van uw handtekening de spamclassificatie veroorzaakt, probeer dan die inhoud rechtstreeks in uw e-mailclient in te voegen (in de tekst van de e-mail en niet in de handtekening) om te zien of dit nog steeds een probleem veroorzaakt.
Mogelijk moet u contact opnemen met de e-mailprovider als u merkt dat zij inhoud in uw e-mails blokkeren.
Als u hulp nodig heeft bij inhoud die spam veroorzaakt in uw Exclaimer-handtekeningen, aarzel dan niet om een ticket aan te maken bij Exclaimer Support voor verdere begeleiding.