Scenario
Wanneer u een nieuw e-mailgesprek start, wilt u dat uw handtekening zo volledig mogelijk is met al uw brandingafbeeldingen, contactgegevens, links naar sociale media, wettelijke disclaimer en misschien zelfs een advertentiebanner.
Zodra uw ontvanger op u heeft gereageerd, zullen eventuele daaropvolgende antwoorden van u omslachtig lijken als u elke keer de volledige handtekening blijft toevoegen - dus u wilt een verkorte versie van uw handtekening toevoegen aan deze antwoorden.
Oplossing
Wanneer Exclaimer een e-mail ontvangt ter verwerking, voegt het de eerste toepasselijke handtekening toe. U kunt echter het systeem configureren om de inhoud van het bericht te scannen en te voorkomen dat dezelfde handtekening opnieuw wordt toegevoegd als deze al aanwezig is. U kunt het dan dwingen om naar de volgende toepasselijke handtekening over te gaan.
Om dit te doen, moet u twee versies van uw handtekening maken: de volledige handtekeningversie en een verkorte (antwoord) handtekeningversie. Vervolgens moet u de volledige handtekening configureren om slechts eenmaal per bericht te worden toegepast, terwijl de verkorte handtekening moet worden toegepast bij elk daaropvolgend antwoord.
Ter illustratie, laten we aannemen dat u al een enkele handtekening heeft voor al uw gebruikers, vergelijkbaar met deze:
Klik op de vereiste opties hieronder vermeld om te zien hoe u dit probleem kunt oplossen:
Evalueer uw handtekening nadat u uw volledige handtekening heeft gemaakt.
Alle handtekeningen worden weergegeven op het Alle handtekeningen scherm in de volgorde waarin ze worden geëvalueerd (van boven naar beneden). U kunt eenvoudig de evaluatievolgorde wijzigen met de Opnieuw ordenen optie.
Voorbeeld van een verkorte handtekening:
Identificeer een korte, unieke reeks tekens in uw volledige handtekening die niet normaal gesproken ergens anders in de e-mail zou voorkomen.
Enkele voorbeelden van een korte, unieke reeks tekens zijn het bedrijfsregistratienummer, een deel van een kantooradres of een deel van uw juridische disclaimer. Zorg ervoor dat de reeks niet meer dan 20 tekens bevat.
- Als u een korte, unieke reeks tekens heeft geïdentificeerd, ga dan verder naar Stap 3: Configureer uw volledige handtekening zodat deze slechts eenmaal per bericht wordt toegepast.
- Als u geen korte, unieke reeks tekens kunt identificeren in uw volledige handtekening, kunt u uw handtekening aanpassen om deze op te nemen.
Zie hieronder de tips over wat u kunt invoegen als een unieke reeks tekens.
Tips!
Enkele ideeën om een unieke reeks tekens op te nemen in uw e-mailhandtekening:
Handtekeningversies: In sommige afdelingen, zoals Marketing, zijn er periodieke wijzigingen in e-mailontwerpen. In dergelijke gevallen kunt u een klein, subtiel versienummer invoegen in het ontwerp als een unieke reeks. Dus, elke keer dat het ontwerp verandert, wordt het versienummer verhoogd. Omdat het nieuwe versienummer niet aanwezig zal zijn in de vorige antwoorden, wordt de nieuwe volledige handtekening (met het bijgewerkte versienummer) toegevoegd aan het volgende antwoord.
In het onderstaande voorbeeld is een op datum gebaseerd handtekeningversienummer toegevoegd aan het Juridische disclaimer-blok:
Tekstversiering: U kunt een decoratieve horizontale lijn toevoegen aan de voet van de handtekening, die kan bestaan uit een reeks tekens. Dit verbetert het visuele uiterlijk en geeft u een unieke reeks om in te voegen.
In het onderstaande voorbeeld zijn een herhalend paar tekens toegevoegd aan een tekstveld aan het einde van het handtekeningontwerp:
Volg deze stappen om de volledige handtekening zo in te stellen dat deze alleen aan een bericht wordt toegevoegd als deze er nog niet is:
- Log in op uw Exclaimer-abonnement.
- Op het tabblad Alle handtekeningen, selecteer de vereiste handtekening en klik op BEHEREN.
Het venster van de geselecteerde handtekening wordt weergegeven.
- Selecteer het tabblad Geavanceerde regels om voorwaarden in te stellen voor alleen Server-Side implementatie.
- Selecteer Handtekening niet toevoegen als bericht bevat om de tekstbox in te schakelen.
Deze optie is handig in situaties waarin u een verkorte versie van uw handtekening aan uw e-mail 'antwoorden' wilt toevoegen (aangezien uw oorspronkelijke e-mailconversatie uw volledige handtekening bevatte met alle merkafbeeldingen, contactgegevens, links naar sociale media en wettelijke disclaimer - als u uw volledige handtekening blijft toevoegen aan de daaropvolgende antwoorden, zullen uw e-mails er omslachtig uitzien).- In Deze tekst, voert u een woord of zin in die een uitzondering activeert en ervoor zorgt dat deze handtekening NIET wordt toegepast. Voer in dit geval de unieke string in die u heeft geïdentificeerd.
- Bij In, selecteer Ergens in e-mailproef - dit zorgt ervoor dat de e-mailhandtekening niet wordt verwerkt in de antwoordmails.
- Bij Als deze handtekening niet wordt toegepast, selecteer De volgende handtekening verwerken - dit zorgt ervoor dat er geen daaropvolgende handtekeningen worden verwerkt.
Voorbeeld: