Hoe u een handtekening kunt toepassen op alleen het eerste bericht in een e-mailketen

Scenario

Je wilt een handtekening slechts één keer toepassen in een e-mailketen; dat wil zeggen, wanneer je een bericht voor het eerst verstuurt, beantwoordt of doorstuurt. Met andere woorden, zodra een handtekening is toegepast, mag deze niet opnieuw worden toegevoegd aan eventuele latere antwoorden of doorgestuurde berichten in het gesprek.

Oplossing

Volg deze stappen om de optie in te stellen om de handtekening slechts één keer toe te passen in een e-mailketen:

1. Log in op je Exclaimer-abonnement.
   
   
2. Selecteer vanuit het linkerpaneel Handtekeningen. Selecteer vanuit het tabblad Alle handtekeningen de handtekening die je wilt inschakelen, klik vervolgens op BEHEREN.
   
   Het venster van de geselecteerde handtekening wordt weergegeven.
   
   
3. Selecteer het tabblad Geavanceerde regels om voorwaarden in te stellen voor alleen implementatie aan de serverzijde.
   
   
   
   
4. Selecteer Handtekening niet toevoegen als bericht bevat om het tekstvak in te schakelen.
   
   LET OP: Deze optie kan handig zijn in scenario's waarin je een verkorte versie van je handtekening aan je e-mailantwoorden wilt toevoegen (aangezien je oorspronkelijke e-mailgesprek je volledige handtekening bevatte met alle merkafbeeldingen, contactgegevens, links naar sociale media en wettelijke disclaimer - als je je volledige handtekening blijft toevoegen aan de latere antwoorden, zullen je e-mails er omslachtig uitzien).
   
   
   
   
5. Vul bij Deze tekst een woord of zin in die een uitzondering activeert en ervoor zorgt dat deze handtekening NIET wordt toegepast. Je kunt het registratie- of btw-nummer van je bedrijf invoeren.
   
   Als het uitzonderingswoord/-zin wordt gedetecteerd tijdens de verwerking, zal Exclaimer de handtekening niet toevoegen aan de e-mail.
   OPMERKINGEN: Om de uitzondering te laten werken, is het belangrijk om deze richtlijnen te volgen:

   • Zorg ervoor dat de uitzonderingstekst aanwezig is in de handtekening
   • Zorg ervoor dat de uitzonderingstekst uniek genoeg is om elders in de e-mails niet te worden gebruikt
   • Houd de uitzonderingstekst tot zes woorden of minder
   • Voeg geen speciale tekens of symbolen toe, zoals "#<>@ enz.
   Bijvoorbeeld:
   "Exclaimer Ltd aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de inhoud van deze e-mail, of voor de gevolgen van enige acties die worden ondernomen op basis van de verstrekte informatie, tenzij die informatie nadien schriftelijk wordt bevestigd. Alle standpunten of meningen die in deze e-mail worden gepresenteerd, zijn uitsluitend die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijkerwijs die van het bedrijf."
   
   In de bovenstaande disclaimer kan de uitzonderingstekst 'Exclaimer Ltd aanvaardt geen aansprakelijkheid' zijn.
   
   
   
   
6. Selecteer bij In of de gespecificeerde uitzonderingstekst moet overeenkomen met Ergens in e-mailthread of Alleen in de meest recente e-mail.
   
   
7. Selecteer bij Als deze handtekening niet is toegepast De volgende handtekening niet verwerken om te voorkomen dat de volgende handtekening wordt verwerkt als de uitzonderingstekst wordt aangetroffen.

Met dit proces wordt ervoor gezorgd dat een handtekening slechts één keer wordt toegepast in een gesprek; daarna wordt er geen handtekening meer toegepast. Een alternatieve benadering is echter om een 'volledige' handtekening te hebben die slechts één keer wordt toegepast in een gesprek en een kortere versie die wordt toegepast op eventuele latere antwoorden/doorgestuurde berichten in het gesprek.