Beschrijving
Mappen worden gebruikt om handtekeningen te organiseren. Hoe eenvoudig dit ook klinkt - het biedt een groot voordeel wanneer u specifieke handtekeningen wilt beperken voor gebruik door specifieke gebruikers of groepen. In een grote organisatie met verschillende bedrijven wilt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat de teams de handtekeningen van de andere bedrijven niet bewerken of bekijken. Hiervoor maakt u mappen aan en past u regels toe.
Als u de juiste machtigingen hebt en u hebt geen mappen ingesteld, dan worden al uw handtekeningen weergegeven op het tabblad Alle handtekeningen in de volgorde waarin ze worden verwerkt, samen met details over eventueel toegepaste handtekeningregels.
Voorbeeld: het volgende screenshot toont alle handtekeningen in het tabblad Alle handtekeningen:
Om de inhoud van de handtekening met grote flexibiliteit te beheren, kunt u de toegang van gebruikers tot specifieke mappen toevoegen en desgewenst beperken. U kunt bijvoorbeeld mappen maken voor verschillende merken, producten, regio's, kantoren, afdelingen, rollen, redacteuren, enzovoort, afhankelijk van de eisen van uw organisatie.
- Als Exclaimer Cloud Administrator kunt u View en Edit gebruikersrechten instellen voor toegang tot de mappen.
- U kunt de toegang tot een map beperken tot één gebruiker of meerdere gebruikers - als er geen gebruikers zijn gedefinieerd voor een map, dan is deze voor iedereen toegankelijk.
- U kunt, indien nodig, de volgorde van de verwerking van de mappen en de handtekeningen daarin wijzigen.
- U kunt slechts één submap aanmaken binnen een hoofdmap.
Hoe krijgt u toegang?
Voor toegang tot de optie Map aanmaken:
- Klik in het linkerdeelvenster op Handtekeningen en selecteer vervolgens in het rechter deelvenster het tabblad Alle handtekeningen.
- Klik op CREATE FOLDER.
Een nieuwe map aanmaken
Om een nieuwe map aan te maken:
- Klik op CREATE FOLDER.
- Het deelvenster Handtekeningen > Nieuwe map wordt weergegeven.
- Om een mapnaam in te voeren, klikt u ergens op de tekst Nieuwe map en voert u, indien nodig, de mapnaam in en drukt u op [Enter].
Voorbeeld:
OPMERKING: De mapnaam mag niet leeg zijn.
- Om een beschrijving van de nieuwe map toe te voegen, klikt u ergens op de tekst Beschrijving toevoegen en voert u, indien nodig, de beschrijving van de map in en drukt u op [Enter].
Voorbeeld:
- Klik op SAVE CHANGES om de gemaakte wijzigingen op te slaan; klik anders op CANCEL CHANGES om alle wijzigingen in deze map te annuleren.
De bovenstaande screenshot geeft aan dat er geen handtekeningen in deze map staan.
Maar als u een map opent (die al handtekeningen heeft) vanuit het tabblad Alle handtekeningen, ziet u een lijst met alle handtekeningen die in de geselecteerde map bestaan.
-
Maak een nieuwe handtekening (voor in de nieuwe map).
-
Importeer Handtekeningensjabloon in Exclaimer Cloud.
-
Zoek naar bestaande handtekeningen of mappen.
-
Bekijk, bewerk en beheer handtekeningen vanuit de geselecteerde map.
-
Definieer Afzenders (gebruikers of groepen van gebruikers) binnen uw organisatie die de geselecteerde handtekening op hun bedrijfse-mails zullen gebruiken.
- Definieer afzenderuitzonderingen binnen uw organisatie die deze specifieke handtekening niet zullen gebruiken in hun bedrijfsmails.
-
Mapbeveiliging toepassen: dit betekent dat het bewerken van handtekeningen binnen deze map wordt beperkt tot bepaalde editors.
- Herschik de volgorde van de handtekeningen.