Nieuwe map aanmaken – Exclaimer Knowledge Base

Beschrijving

Mappen worden gebruikt om handtekeningen te organiseren. Hoe eenvoudig dit ook klinkt - het biedt een groot voordeel wanneer u specifieke handtekeningen wilt beperken voor gebruik door specifieke gebruikers of groepen. In een grote organisatie met verschillende bedrijven wilt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat de teams de handtekeningen van de andere bedrijven niet bewerken of bekijken. Hiervoor maakt u mappen aan en past u regels toe.

OPMERKING: U kunt alle handtekeningen en mappen bekijken die u mag bewerken. Als u niet over de juiste machtigingen beschikt, ziet u bovenaan een banner met de melding dat de handtekeningen en mappen waarvoor u geen toestemming hebt om ze te wijzigen, verborgen zijn. Neem contact op met uw Exclaimer Cloud Administrator om toegang te krijgen. Voor meer informatie over machtigingen, zie 'Het verschil tussen Redacteuren en Beheerders'.

Als u de juiste machtigingen hebt en u hebt geen mappen ingesteld, dan worden al uw handtekeningen weergegeven op het tabblad Alle handtekeningen in de volgorde waarin ze worden verwerkt, samen met details over eventueel toegepaste handtekeningregels.

Voorbeeld: het volgende screenshot toont alle handtekeningen in het tabblad Alle handtekeningen:

OPMERKING: U kunt maximaal 100 objecten toevoegen op het hoofdniveau, dat wil zeggen op het tabblad Alle handtekeningen. Een "object" is een handtekening of een map. Binnen elke map kunt u tot 100 handtekeningen hebben.

Om de inhoud van de handtekening met grote flexibiliteit te beheren, kunt u de toegang van gebruikers tot specifieke mappen toevoegen en desgewenst beperken. U kunt bijvoorbeeld mappen maken voor verschillende merken, producten, regio's, kantoren, afdelingen, rollen, redacteuren, enzovoort, afhankelijk van de eisen van uw organisatie.

Het aanmaken en beheren van mappen is heel eenvoudig, maar u moet wel rekening houden met de volgende belangrijke punten:

Als Exclaimer Cloud Administrator kunt u View en Edit gebruikersrechten instellen voor toegang tot de mappen.
U kunt de toegang tot een map beperken tot één gebruiker of meerdere gebruikers - als er geen gebruikers zijn gedefinieerd voor een map, dan is deze voor iedereen toegankelijk.
U kunt, indien nodig, de volgorde van de verwerking van de mappen en de handtekeningen daarin wijzigen.
U kunt slechts één submap aanmaken binnen een hoofdmap.

Hoe krijgt u toegang?

Voor toegang tot de optie Map aanmaken:

Klik in het linkerdeelvenster op Handtekeningen en selecteer vervolgens in het rechter deelvenster het tabblad Alle handtekeningen.
Klik op CREATE FOLDER.

Een nieuwe map aanmaken

Om een nieuwe map aan te maken:

Klik op CREATE FOLDER.
Het deelvenster Handtekeningen > Nieuwe map wordt weergegeven.
Om een mapnaam in te voeren, klikt u ergens op de tekst Nieuwe map en voert u, indien nodig, de mapnaam in en drukt u op [Enter].
Voorbeeld:

OPMERKING: De mapnaam mag niet leeg zijn.
Om een beschrijving van de nieuwe map toe te voegen, klikt u ergens op de tekst Beschrijving toevoegen en voert u, indien nodig, de beschrijving van de map in en drukt u op [Enter].
Voorbeeld:
Klik op SAVE CHANGES om de gemaakte wijzigingen op te slaan; klik anders op CANCEL CHANGES om alle wijzigingen in deze map te annuleren.

De bovenstaande screenshot geeft aan dat er geen handtekeningen in deze map staan.

Maar als u een map opent (die al handtekeningen heeft) vanuit het tabblad Alle handtekeningen, ziet u een lijst met alle handtekeningen die in de geselecteerde map bestaan.

Volgende stappen: Zodra u met succes een nieuwe map hebt aangemaakt, kunt u:

Maak een nieuwe handtekening (voor in de nieuwe map).
Importeer Handtekeningensjabloon in Exclaimer Cloud.
Zoek naar bestaande handtekeningen of mappen.
Bekijk, bewerk en beheer handtekeningen vanuit de geselecteerde map.
Definieer Afzenders (gebruikers of groepen van gebruikers) binnen uw organisatie die de geselecteerde handtekening op hun bedrijfse-mails zullen gebruiken.
Definieer afzenderuitzonderingen binnen uw organisatie die deze specifieke handtekening niet zullen gebruiken in hun bedrijfsmails.
Mapbeveiliging toepassen: dit betekent dat het bewerken van handtekeningen binnen deze map wordt beperkt tot bepaalde editors.
Herschik de volgorde van de handtekeningen.