Scenario
Hai configurato Exclaimer e stai riscontrando problemi con l'invio delle email nella cartella Spam o Junk, oppure stai cercando attivamente di scoprire cosa puoi fare per prevenire questo problema.
Risoluzione
Ci sono molti fattori che possono contribuire alla classificazione dello spam di una email. Potresti scoprire che un singolo fattore causa la classificazione dello spam o una combinazione di più fattori.
Alcune cause di spam possono essere risolte tramite modifiche alla configurazione o al design della firma, mentre altre potrebbero richiedere la segnalazione di falsi positivi o il contatto con i fornitori di antispam.
Come evitare che le email vengano contrassegnate come Spam/Junk:
Passaggio 1: Assicurati che il record SPF per il dominio del mittente includa il meccanismo Exclaimer Cloud's SPF include
Se utilizzi firme lato server, le tue email vengono instradate ai server di Exclaimer: è essenziale che il record SPF per il dominio da cui stai inviando sia aggiornato con il meccanismo Exclaimer SPF include.
Se non aggiorni il tuo record SPF, le intestazioni delle tue email verranno contrassegnate con SPF: Fail o SPF: Softfail. Molti agenti antispam invieranno immediatamente le email che non superano i controlli SPF nella cartella spam.
Puoi facilmente verificare il tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come MXToolbox's SPF Lookup.
Per ulteriori informazioni sull'aggiornamento del tuo record SPF, consulta Come aggiornare il Sender Policy Framework (SPF)?
Se non aggiorni il tuo record SPF, le intestazioni delle tue email verranno contrassegnate con SPF: Fail o SPF: Softfail. Molti agenti antispam invieranno immediatamente le email che non superano i controlli SPF nella cartella spam.
Puoi facilmente verificare il tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come MXToolbox's SPF Lookup.
- Inserisci il dominio da cui stai inviando la tua email.
- Fai clic su SPF Record Lookup.
Esempio:
- I risultati verranno visualizzati di seguito.
Esempio:
Questo è il tuo record SPF.
- Verifica che il tuo record SPF includa il meccanismo include:spf.<codice regione>.exclaimer.net
Dove <codice regione> viene sostituito con il codice regione dell'abbonamento (vedi Come verificare il codice regione).
Esempio:
- Se il tuo record SPF non ha il meccanismo Exclaimer's SPF include, assicurati di aggiornarlo al più presto per evitare problemi con la reputazione di un indirizzo IP non valido.
Per ulteriori informazioni sull'aggiornamento del tuo record SPF, consulta Come aggiornare il Sender Policy Framework (SPF)?
Passaggio 2: Assicurati che il tuo record SPF per il dominio del mittente sia valido
Inoltre, il tuo record SPF deve includere il meccanismo Exclaimer's SPF include; è fondamentale che il tuo record SPF soddisfi tutti i criteri di validità stabiliti dagli standard pertinenti.
Problemi di validità nel record SPF possono portare a SPF: Fail, SPF: Softfail e SPF: Permerror nelle intestazioni delle email. Molti agenti antispam invieranno immediatamente le email con errori o fallimenti SPF nella cartella dello spam.
Puoi facilmente verificare la validità del tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come MXToolbox's SPF Lookup.
Problemi di validità nel record SPF possono portare a SPF: Fail, SPF: Softfail e SPF: Permerror nelle intestazioni delle email. Molti agenti antispam invieranno immediatamente le email con errori o fallimenti SPF nella cartella dello spam.
Puoi facilmente verificare la validità del tuo record SPF utilizzando uno strumento online gratuito come MXToolbox's SPF Lookup.
- Inserisci il dominio da cui stai inviando la tua email.
- Fai clic su SPF Record Lookup.
Esempio:
I risultati verranno visualizzati di seguito.
- Verifica che il tuo record SPF superi tutti i test.
Esempio:
- Se qualche test fallisce, fai clic su More Info per ottenere indicazioni su come correggere il problema.
Esempio:
Alcuni comuni contribuenti allo spam:
Link non validi nella firma
I link non validi e sospetti nelle email sono contribuenti comuni alla classificazione dello spam.
Evita di fare quanto segue:
Evita di fare quanto segue:
Utilizzare il prefisso "fax:" per i link dei numeri di fax.
Il prefisso fax per i numeri di fax/telefono è stato deprecato nel 2004 ed è noto per causare la classificazione delle email come spam.
Lasciare link incompleti nella firma
Avere link incompleti come https://exclaimer nella firma può causare la classificazione come spam e peggiorare la situazione!
Utilizzare il protocollo HTTP quando è disponibile HTTPS
È molto meno probabile che un'email venga classificata come spam se si utilizza il link più sicuro.
Utilizzare URL reindirizzati, abbreviati o eccessivamente lunghi
Un link è molto meno probabile che venga classificato come spam se porta esattamente dove sembra andare.
Esempi:
Buono:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/
Da evitare:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu
Dati non validi nella firma
Alcuni testi, frasi e immagini possono causare la classificazione di un'email come spam.
Evita di utilizzare punteggiatura e simboli dove non sarebbero normalmente presenti, utilizzare numeri o simboli al posto delle lettere
Ad esempio, evita:
Per favore, evita di utilizzare frasi particolarmente spam. Hubspot ha una grande lista di queste qui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evita di utilizzare immagini che contengono parole. Questo aumenterà il punteggio di spam.
Evita di utilizzare punteggiatura e simboli dove non sarebbero normalmente presenti, utilizzare numeri o simboli al posto delle lettere
Ad esempio, evita:
- Clicca_____________Qui ^^
- B0nu$ C0ntent
Per favore, evita di utilizzare frasi particolarmente spam. Hubspot ha una grande lista di queste qui: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx
Evita di utilizzare immagini che contengono parole. Questo aumenterà il punteggio di spam.
Uso eccessivo di tabelle o spazi vuoti
L'uso non necessario di tabelle HTML e spazi o ritorni a capo per spaziare gli elementi della firma sono noti come contribuenti allo spam.
È possibile creare accidentalmente più gruppi/tabelle durante la creazione del design della firma. Questi possono portare a un eccessivo codice HTML inutile.
Un esempio esagerato di troppe tabelle:
Cerca di mantenere l'ordine all'interno del design della firma.
Suggerimento! Trascinando questo gruppo di campi al di fuori di queste tabelle, verranno automaticamente cancellati i gruppi non utilizzati.
Evita di utilizzare altro che il padding per creare spazio all'interno del design della firma, e mantieni il padding al minimo. Vedi Come utilizzare il padding per spaziare gli elementi della firma.
È possibile creare accidentalmente più gruppi/tabelle durante la creazione del design della firma. Questi possono portare a un eccessivo codice HTML inutile.
Un esempio esagerato di troppe tabelle:
Cerca di mantenere l'ordine all'interno del design della firma.
Suggerimento! Trascinando questo gruppo di campi al di fuori di queste tabelle, verranno automaticamente cancellati i gruppi non utilizzati.
Evita di utilizzare altro che il padding per creare spazio all'interno del design della firma, e mantieni il padding al minimo. Vedi Come utilizzare il padding per spaziare gli elementi della firma.
Rapporto immagini-testo elevato
Avere più spazio dello schermo occupato dalle immagini rispetto al testo in una email è un contributo allo spam.
Idealmente, dovresti rimanere entro il 30% dello spazio occupato dalle immagini.
Idealmente, dovresti rimanere entro il 30% dello spazio occupato dalle immagini.
Cattiva reputazione dell'indirizzo IP
La cattiva reputazione dell'indirizzo IP tende a verificarsi se il tuo dominio ha inviato molte email in cui:
Se ti ritrovi con una cattiva reputazione dell'indirizzo IP, può essere un compito spiacevole da affrontare, quindi è essenziale tenerla sotto controllo.
- Il contenuto viene rilevato come spam
- Le verifiche di autenticazione come SPF falliscono o generano errori
- I destinatari contrassegnano l'email come spam
- Il destinatario non è valido
- Si verificano rimbalzi
Se ti ritrovi con una cattiva reputazione dell'indirizzo IP, può essere un compito spiacevole da affrontare, quindi è essenziale tenerla sotto controllo.
Il modo migliore per risolvere i problemi di spam:
Se le tue email finiscono nello spam, può essere un compito difficile cercare di risolvere il problema; tuttavia, puoi seguire un processo semplice per eliminare le possibili cause.
Passaggio 1: Controlla gli header dell'email per problemi di autenticazione.
Questo è sempre il primo passo da seguire quando si riscontrano problemi di spam, poiché è veloce e risolve un alto percentuale di problemi.
- In Outlook, è possibile visualizzare gli header del messaggio aprendo una email in una finestra separata e poi navigando su File > Proprietà.
- In Outlook sul Web (OWA), è possibile visualizzare gli header del messaggio facendo clic sul pulsante '...' e poi navigando su Visualizza > Dettagli del messaggio.
Esempio:
- In Gmail, è possibile visualizzare gli header del messaggio facendo clic sul pulsante '…' e poi su Mostra originale.
Esempio:
Esamina gli Authentication-Results, Received-SPF e altri header simili per verificare eventuali errori o problemi relativi a SPF, DKIM, DMARC e ARC.
Esempio:
NOTA: Exclaimer richiede solo che tu aggiorni il tuo record SPF. Se vedi errori di autenticazione diversi da SPF, è improbabile che siano correlati alla tua configurazione di Exclaimer.
ATTENZIONE! Mentre gli analizzatori di header online come MXToolbox possono sembrare molto utili e più accessibili per interpretare gli header in formato testo, possono essere inclini a segnalare in modo eccessivo avvertimenti sui risultati DKIM.
Questi strumenti non sono adatti per interpretare i risultati DKIM dopo il fatto. La conclusione è: se gli header in formato testo mostrano DKIM: pass, è così che il server di posta lo ha visto anche, e non contribuisce al punteggio di spam.
Passaggio 2: Verifica se il routing delle email o il contenuto delle email sono un fattore
Dopo aver eliminato i controlli di autenticazione, le classificazioni dello spam di solito rientrano in due categorie: il routing delle email e il contenuto delle email.
- Se hai configurato firme lato server per la tua sottoscrizione, è consigliabile verificare se il routing aggiuntivo verso i server di Exclaimer e il ritorno ai tuoi server di posta è un fattore nella classificazione dello spam delle email.
Il modo migliore per fare ciò è interrompere l'applicazione delle firme di Exclaimer per un singolo mittente con cui puoi fare un test; quindi invia una email che passa attraverso Exclaimer ma non riceve una firma.
Se l'email viene consegnata correttamente, sai che il contenuto della firma è il problema.
Se l'email viene ancora classificata come spam, sai che c'è un problema di routing delle email.
- Se hai configurato solo firme lato client per la tua sottoscrizione - le tue email non vengono inviate a Exclaimer e il contenuto della firma è probabilmente la causa della classificazione dello spam.
- Se hai configurato firme lato server per la tua sottoscrizione, è consigliabile verificare se il routing aggiuntivo verso i server di Exclaimer e il ritorno ai tuoi server di posta è un fattore nella classificazione dello spam delle email.
Il modo migliore per fare ciò è interrompere l'applicazione delle firme di Exclaimer per un singolo mittente con cui puoi fare un test; quindi invia una email che passa attraverso Exclaimer ma non riceve una firma.
Se l'email viene consegnata correttamente, sai che il contenuto della firma è il problema.
Se l'email viene ancora classificata come spam, sai che c'è un problema di routing delle email.
- Se hai configurato solo firme lato client per la tua sottoscrizione - le tue email non vengono inviate a Exclaimer e il contenuto della firma è probabilmente la causa della classificazione dello spam.
Passaggio 3: Se riscontri un problema di routing delle email
Exclaimer utilizza le ultime tecnologie e collabora strettamente con Microsoft e Google per garantire che non ci siano problemi fondamentali che potrebbero causare problemi di consegna delle email; tuttavia, c'è sempre la possibilità che le cose non funzionino esattamente come previsto.
Dovresti escludere un utente o disabilitare temporaneamente il flusso di posta/la regola di conformità del contenuto in Exchange Online o Google Workspace. Ciò ti permetterà di confermare se l'instradamento della posta di Exclaimer è effettivamente la causa della classificazione dello spam.
In molti casi, il problema si rivelerà essere un filtro antispam troppo zelante che fornisce risultati falsi positivi; tuttavia, è meglio aprire un ticket con il supporto di Exclaimer per ulteriori indicazioni.
Dovresti escludere un utente o disabilitare temporaneamente il flusso di posta/la regola di conformità del contenuto in Exchange Online o Google Workspace. Ciò ti permetterà di confermare se l'instradamento della posta di Exclaimer è effettivamente la causa della classificazione dello spam.
In molti casi, il problema si rivelerà essere un filtro antispam troppo zelante che fornisce risultati falsi positivi; tuttavia, è meglio aprire un ticket con il supporto di Exclaimer per ulteriori indicazioni.
Passaggio 4: Se riscontri un problema con il contenuto delle email
Sfortunatamente, qualsiasi cosa in una email può essere classificata come spam, quindi è bene avere un approccio metodico alla risoluzione dei problemi.
Verifica e risolvi i seguenti contributi comuni come indicato nelle sezioni precedenti:
- Cattivi collegamenti ipertestuali
- Tabelle e spazi vuoti eccessivi
- Un'elevata proporzione immagini-testo
- Se le tue email sono ancora contrassegnate come spam dopo aver verificato i contributi comuni, rimuovi tutti i collegamenti ipertestuali dalla tua firma e riprova.
- Se le tue email sono ancora contrassegnate come spam dopo aver rimosso tutti i collegamenti ipertestuali, rimuovi tutte le immagini e riprova.
- Se le tue email sono ancora contrassegnate come spam dopo aver rimosso tutti i collegamenti ipertestuali e le immagini, rimuovi le parti rimanenti della firma linea per linea. Prova ogni volta fino a stabilire esattamente quale parte della firma sta causando la classificazione dello spam.
- Una volta stabilita la parte della tua firma che causa la classificazione dello spam, prova ad inserire direttamente quel contenuto nel tuo client di posta (nel corpo dell'email e non nella firma) per vedere se ciò causa ancora un problema.
Potrebbe essere necessario contattare il provider di posta se scopri che stanno bloccando il contenuto delle tue email.
Se hai bisogno di aiuto con un contenuto che causa lo spam nelle tue firme di Exclaimer, non esitare a aprire un ticket con il supporto di Exclaimer per ulteriori indicazioni.