Scenario
Quando inizi una nuova conversazione via email, desideri che la tua firma sia il più completa possibile con tutte le immagini del tuo marchio, i dettagli di contatto, i link ai social media, il disclaimer legale e forse anche un banner pubblicitario.
Dopo che il destinatario ti ha risposto, le tue risposte successive inizieranno a sembrare ingombranti se continui ad aggiungere la firma completa ogni volta, quindi desideri aggiungere una versione abbreviata della tua firma a queste risposte.
Risoluzione
Quando Exclaimer riceve una email per l'elaborazione, aggiunge la prima firma applicabile. Tuttavia, è possibile configurare il sistema per esaminare il corpo del messaggio e evitare di riaggiungere la stessa firma se è già presente. È quindi possibile forzarlo a passare alla firma successiva applicabile.
Per fare ciò, è necessario creare due versioni della tua firma: la versione completa della firma e una versione abbreviata (di risposta) della firma. Quindi, è necessario configurare la firma completa in modo che venga applicata solo una volta per messaggio, mentre la firma abbreviata viene applicata ad ogni risposta successiva.
A scopo di esempio, supponiamo che tu abbia già una singola firma per tutti i tuoi utenti, simile a questa:
Fare clic sulle opzioni richieste elencate di seguito per vedere come è possibile risolvere questo problema:
Valuta la tua firma dopo aver creato la tua firma completa.
Tutte le firme sono visualizzate nella schermata Tutte le firme nell'ordine in cui vengono valutate (dall'alto verso il basso). È possibile modificare facilmente l'ordine di valutazione utilizzando l'opzione Riordina.
Esempio di una firma abbreviata:
Identifica una breve stringa di caratteri unica nella tua firma completa che di solito non compare altrove nell'email.
Alcuni esempi di una breve stringa di caratteri unica includono il Numero di Registrazione dell'Azienda, parte di un indirizzo dell'ufficio o parte del tuo disclaimer legale. Assicurati che la stringa non superi i 20 caratteri.
- Se hai identificato una breve stringa di caratteri unica, procedi con Passaggio 3: Configura la tua firma completa in modo che venga applicata solo una volta per messaggio.
- Se non riesci a identificare una breve stringa di caratteri unica nella tua firma completa, puoi modificarla per includerla.
Consulta i suggerimenti di seguito su cosa puoi inserire come stringa di caratteri unica.
Suggerimenti!
Alcune idee per incorporare una stringa di caratteri unica nella tua firma email:
Versionamento della firma: In alcuni dipartimenti, come il Marketing, ci sono cambiamenti periodici nei design delle email. In tali casi, puoi inserire un piccolo numero di versione sottile nel design come stringa unica. Quindi, ogni volta che il design cambia, il numero di versione viene incrementato. Poiché il nuovo numero di versione non sarà presente nelle risposte precedenti, la nuova firma completa (con il numero di versione aggiornato) verrà aggiunta alla prossima risposta.
Nell'esempio seguente, è stato aggiunto un numero di versione della firma basato sulla data al blocco del Disclaimer Legale:
Abbellimento del testo: Puoi aggiungere una linea orizzontale decorativa in fondo alla firma, composta da una sequenza di caratteri. Questo migliorerà l'aspetto visivo e ti fornirà una stringa unica da inserire.
Nell'esempio seguente, una coppia di caratteri ripetuti è stata aggiunta a un campo di testo alla fine del design della firma:
Segui questi passaggi per configurare la firma completa in modo che venga aggiunta a un messaggio solo se non è già presente:
- Accedi alla tua sottoscrizione Exclaimer.
- Dalla scheda Tutte le firme, seleziona la firma richiesta e poi clicca su GESTISCI.
Viene visualizzata la finestra della firma selezionata.
- Seleziona la scheda Regole Avanzate per impostare le condizioni solo per il rilascio lato server.
- Seleziona Non aggiungere la firma se il messaggio contiene per abilitare la casella di testo.
Questa opzione è utile nei casi in cui desideri aggiungere una versione abbreviata della tua firma alle 'risposte' via email (poiché la tua conversazione via email iniziale conteneva la tua firma completa con tutte le immagini del marchio, i dettagli di contatto, i link ai social media e il disclaimer legale - se continui ad aggiungere la tua firma completa alle risposte successive, le tue email sembreranno ingombranti).- In Questo testo, inserisci una parola o una frase che attiva un'eccezione e fa sì che questa firma NON venga applicata. In questo caso, inserisci la stringa univoca che hai identificato.
- Da In, seleziona Qualsiasi parte dell'email - questo garantirà che la firma email non venga elaborata nelle email di risposta.
- Da Se questa firma non viene applicata, seleziona Elabora la firma successiva - questo garantirà che non vengano elaborate firme successive.
Esempio: