Scénario
Lorsque vous démarrez une nouvelle conversation par e-mail, vous souhaitez que votre signature soit aussi complète que possible avec toutes vos images de marque, coordonnées, liens vers les réseaux sociaux, avertissements légaux, et peut-être même une bannière publicitaire.
Une fois que votre destinataire vous a répondu, toute réponse ultérieure de votre part commencera à sembler encombrante si vous continuez à ajouter la signature complète à chaque fois - vous souhaitez donc ajouter une version abrégée de votre signature à ces réponses.
Résolution
Lorsqu'Exclaimer reçoit un e-mail à traiter, il ajoute la première signature applicable. Cependant, vous pouvez configurer le système pour analyser le corps du message et éviter de réajouter la même signature si elle est déjà présente. Vous pouvez ensuite le forcer à passer à la signature applicable suivante.
Pour ce faire, vous devez créer deux versions de votre signature : la version complète de la signature et une version abrégée (de réponse). Ensuite, vous devez configurer la signature complète pour qu'elle ne soit appliquée qu'une seule fois par message, tandis que la signature abrégée doit être appliquée à chaque réponse ultérieure.
À titre d'exemple, supposons que vous ayez déjà une seule signature pour tous vos utilisateurs, similaire à celle-ci :
Veuillez cliquer sur les options requises ci-dessous pour voir comment vous pouvez résoudre ce problème :
Évaluez votre signature après avoir créé votre signature complète.
Toutes les signatures sont affichées sur l'écran Toutes les signatures dans l'ordre où elles sont évaluées (de haut en bas). Vous pouvez facilement modifier l'ordre d'évaluation en utilisant l'option Réorganiser.
Exemple d'une signature abrégée :
Identifiez une courte chaîne de caractères unique dans votre signature complète qui n'apparaîtrait pas normalement ailleurs dans l'e-mail.
Quelques exemples de courtes chaînes de caractères uniques incluent le numéro d'enregistrement de l'entreprise, une partie de l'adresse du bureau ou une partie de votre clause de non-responsabilité légale. Assurez-vous que la chaîne ne dépasse pas 20 caractères.
- Si vous avez identifié une courte chaîne de caractères unique, passez à Étape 3 : Configurez votre signature complète pour qu'elle ne soit appliquée qu'une seule fois par message.
- Si vous ne parvenez pas à identifier une courte chaîne de caractères unique dans votre signature complète, vous pouvez la modifier pour l'inclure.
Veuillez consulter les conseils ci-dessous sur ce que vous pouvez insérer comme chaîne de caractères unique.
Conseils !
Quelques idées pour incorporer une chaîne de caractères unique dans votre signature e-mail :
Numérotation des versions de signature : Dans certains services, tels que le Marketing, il y a des changements périodiques dans les conceptions d'e-mails. Dans de tels cas, vous pouvez insérer un petit numéro de version subtil dans la conception en tant que chaîne unique. Ainsi, à chaque changement de conception, le numéro de version est incrémenté. Comme le nouveau numéro de version ne sera pas présent dans les réponses précédentes, la nouvelle signature complète (avec le numéro de version mis à jour) sera ajoutée à la prochaine réponse.
Dans l'exemple ci-dessous, un numéro de version de signature basé sur la date a été ajouté au bloc de Clause de non-responsabilité :
Embellissement du texte : Vous pouvez ajouter une ligne horizontale décorative au bas de la signature, qui peut être composée d'une séquence de caractères. Cela améliorera l'apparence visuelle ainsi que vous donnera une chaîne unique à insérer.
Dans l'exemple ci-dessous, une paire de caractères répétés a été ajoutée à un champ de texte à la fin de la conception de la signature :
Suivez ces étapes pour configurer la signature complète afin qu'elle ne soit ajoutée à un message que s'il n'est pas déjà présent :
- Connectez-vous à votre abonnement Exclaimer.
- Depuis l'onglet Toutes les signatures, sélectionnez la signature requise, puis cliquez sur GERER.
La fenêtre de la signature sélectionnée s'affiche.
- Sélectionnez l'onglet Règles avancées pour définir des conditions pour le déploiement côté serveur uniquement.
- Sélectionnez Ne pas ajouter de signature si le message contient pour activer la zone de texte.
Cette option est utile dans les scénarios où vous souhaitez ajouter une version abrégée de votre signature à vos 'réponses' par e-mail (car votre conversation initiale par e-mail comportait votre signature complète avec toutes les images de marque, coordonnées, liens vers les réseaux sociaux et mentions légales - si vous continuez à ajouter votre signature complète aux réponses ultérieures, vos e-mails seront encombrants).- Dans Ce texte, saisissez un mot ou une phrase qui déclenche une exception et empêche l'application de cette signature. Dans ce cas, saisissez la chaîne unique que vous avez identifiée.
- Depuis Dans, sélectionnez N'importe où dans l'e-mail - cela garantira que la signature e-mail ne sera pas traitée dans les réponses aux e-mails.
- Depuis Si cette signature n'est pas appliquée, sélectionnez Traiter la signature suivante - cela garantira que les signatures suivantes ne seront pas traitées.
Exemple :