Description
Si vous souhaitez utiliser une signature au sein de votre organisation, elle doit d'abord être appliquée à des utilisateurs individuels ou à des groupes d'utilisateurs.
Dans certains cas, il suffit de l'appliquer à « tout le monde », mais vous pouvez avoir des exigences différentes. Par exemple, vous pouvez souhaiter que l'équipe marketing présente un événement dans son contenu de signature, que l'équipe commerciale mette en avant une offre spéciale ou que l'équipe du service à la clientèle indique les horaires d'ouverture, etc.
Cette rubrique décrit les étapes à suivre pour définir les utilisateurs (expéditeurs) de la « signature sélectionnée ».
Si vous définissez des utilisateurs (expéditeurs) à partir d'un dossier, vous pouvez ajouter ou modifier des personnes ou des groupes auxquels les signatures s'appliqueront (dans le « dossier sélectionné »).
Comment y accéder ?
Pour accéder à l'onglet Expéditeurs :
- Dans l'onglet Toutes les signatures, sélectionnez la signature pour laquelle vous souhaitez définir des utilisateurs, puis cliquez sur GÉRER.
La fenêtre de la signature sélectionnée s'affiche.
- Sélectionnez l'onglet Expéditeurs pour ajouter ou modifier des utilisateurs ou des groupes spécifiques à cette signature (sélectionnée).
Définition de l'expéditeur auquel cette signature s'applique
Pour définir des expéditeurs (utilisateurs) spécifiques pour votre signature, vous devez configurer au moins une des options de l'onglet Expéditeurs.
Si plusieurs options sont configurées, chaque option ajoute des utilisateurs à la liste globale des expéditeurs (à la manière d'un opérateur logique OU).
Cliquez sur les options énumérées ci-dessous pour accéder à la description détaillée :
Cette option est utile si vous souhaitez appliquer une signature à tous les membres de votre organisation.
Pour sélectionner Tout le monde dans mon organisation pour la signature sélectionnée :
- Sélectionnez Tout le monde dans mon organisation pour appliquer la même signature à tous les utilisateurs de votre organisation.
Les autres options de cet onglet seront désactivées si l'option Tout le monde dans mon organisation est sélectionnée.
- Cliquez sur ENREGISTRER LES MODIFICATIONS pour enregistrer les modifications ; sinon, cliquez sur ANNULER LES MODIFICATIONS.
Cette option est utile si vous souhaitez appliquer une signature aux membres d'un groupe que vous avez configuré à l'aide de votre annuaire Microsoft ou Google. Il vous sera utile si vous utilisez déjà des groupes pour gérer les utilisateurs ou si vous souhaitez gérer l'attribution des signatures en dehors d'Exclaimer Cloud.
Pour sélectionner des membres spécifiques de ce groupe pour la signature sélectionnée :
- Cliquez sur
Ajouter un groupe pour activer la liste déroulante. (Le groupe implique des membres de l'annuaire Microsoft 365/Azure AD ou G Suite/Google).
- Saisissez le nom du groupe de sécurité à extension messagerie requis ; il s'agit d'un champ de texte prédictif, de sorte que les groupes correspondants s'affichent lorsque vous commencez à taper. Par exemple, si vous tapez la lettre "m", tous les groupes contenant cette lettre s'affichent.
Si vous ne souhaitez pas utiliser l’option d'auto-complétion, vous pouvez effacer le champ et saisir manuellement l'adresse SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
NOTE : Seules les coordonnées de l'expéditeur synchronisées avec Exclaimer Cloud sont affichées dans la liste déroulante. - Cliquez sur Ajouter un groupe pour ajouter un autre groupe.
- Si nécessaire, cliquez
sur le groupe que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS pour enregistrer les modifications apportées, sinon cliquez sur ANNULER LES MODIFICATIONS.
Cette option est utile si vous souhaitez appliquer une signature à un ou à plusieurs utilisateurs que vous choisissez manuellement ou si vous souhaitez spécifier les domaines auxquels la signature doit s'appliquer. Par exemple, vous pouvez désigner une seule personne dans votre organisation qui a besoin d'une signature unique.
Pour sélectionner un expéditeur spécifique, une adresse électronique ou un @domaine pour tous les utilisateurs du domaine :
- Cliquez sur Ajouter un expéditeur pour activer la liste déroulante.
- Saisissez le nom, l'adresse électronique ou le domaine de l'expéditeur ; il s'agit d'un champ de texte prédictif, de sorte que les noms correspondants s'affichent dès que vous commencez à taper.
- Vous pouvez également utiliser une combinaison de caractères génériques (*) et de texte pour l'adresse électronique ou le nom de domaine.
- Quelques exemples utilisant le caractère générique * : *@greenorg.net, @domaine*, @exclaimer.*, @*.de
- Si vous ne souhaitez pas utiliser l'option d'auto-complétion, vous pouvez effacer le champ et saisir manuellement l'adresse électronique.
- Cliquez sur Ajouter un expéditeur pour ajouter un autre expéditeur.
- Si nécessaire, cliquez sur l'expéditeur que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS pour enregistrer les modifications apportées, sinon cliquez sur ANNULER LES MODIFICATIONS.
Cette option est utile si vous souhaitez appliquer une signature aux utilisateurs sur la base d'un ou de plusieurs attributs d'utilisateurs configurés dans votre répertoire Microsoft ou Google. Par exemple, vous pouvez choisir d'appliquer une signature aux utilisateurs dont l'attribut département, dans Active Directory, est défini sur "Ventes".
Appliquer la signature en fonction des requêtes basées sur les attributs des utilisateurs :
-
Cliquez sur Ajouter une requête avancée. (Cette option n'est activée que si l'option Tout le monde dans mon organisation n'est pas sélectionnée).
La fenêtre Requête avancée s'affiche :
- Dans Description de la requête, saisissez une description de la requête. Une fois la recherche terminée, cette description sera affichée sur le titre de la signature.
Exemple : tous les membres de l'équipe de création.
- Pour la signature sélectionnée, vous ne pouvez choisir qu'une seule option dans la section Commencer par.
- Sélectionnez Personne, pour lancer la requête sans aucun utilisateur et ajouter les utilisateurs correspondants, ou
- Sélectionnez Tous, pour lancer la requête avec tous les utilisateurs (tous) et supprimer les utilisateurs correspondants.
- Vous devez maintenant définir votre requête :
- Dans la liste déroulante Ensuite, sélectionnez l’option requise (Ajouter ou Supprimer) en fonction de votre scénario. L'option que vous sélectionnez détermine ce qui arrivera aux utilisateurs qui répondent aux conditions de la requête.
Exemple :
- Dans la liste déroulante Utilisateur où, sélectionnez le champ d'attribut de l'utilisateur qui doit être mis en correspondance.
Exemple :
- Dans la liste déroulante Est, sélectionnez la valeur pour déterminer comment la valeur de l’attribut utilisateur doit être interrogée.
Exemple :
- Dans la case vide, saisissez la valeur qui doit être comparée.
REMARQUE : les champs de valeur ne sont pas sensibles à la casse ; cela signifie que si vous entrez Londres, LONDRES ou londres, vous obtiendrez les mêmes résultats.
- Cliquez sur Ajouter une condition pour ajouter une autre ligne de requête.
- Si nécessaire, cliquez pour supprimer la ligne de requête sélectionnée.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées à la requête avancée et fermez la fenêtre.
Vous serez alors redirigé vers l'onglet Expéditeurs et les modifications seront prises en compte.
Exemple :
- Cliquez
pour modifier la requête avancée.
- Si nécessaire, cliquez pour supprimer la requête avancée.
- Cliquez sur SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS pour enregistrer les modifications apportées, sinon cliquez sur ANNULER LES MODIFICATIONS.
- La règle de l'expéditeur est traitée après les règles du produit (côté serveur et côté client) et le type de destinataire.
- La règle vérifie tous les expéditeurs spécifiés dans le courriel. La liste des expéditeurs peut être une combinaison de règles, telles que des utilisateurs individuels, des groupes, des requêtes avancées, etc.
- Si les règles de l'expéditeur de la signature sont appliquées à partir du dossier, les règles du dossier sont évaluées en premier. Si les règles relatives au dossier ne correspondent pas, les règles relatives à la signature ne sont pas évaluées.
Onglet Aperç de la signature - Cet onglet affiche un résumé des règles de signature appliquées à la signature sélectionnée.
Onglet Exceptions de la signature - Cet ongletvous permet d'exclure des utilisateurs spécifiques au sein de votre organisation de l'utilisation de la signature sélectionnée.
Onglet Destinataires de la signature - Cet ongletvous permet d'indiquer si une signature doit être appliquée à un message en fonction du destinataire ou d'un domaine spécifique.
Onglet Date/ Heure de la signature - Cet ongletvous permet de définir une date/période de temps pendant laquelle une signature sera utilisée.
Onglet Règles avancées de la signature - Cet ongletvous permet de définir des règles de signature basées sur le contenu et l'objet de des courriels, pour un déploiement côté serveur uniquement.
Onglet Activation de la signature - Cet ongletvous permet d'activer (et, le cas échéant, de désactiver) une signature pour un déploiement côté serveur ou côté client ou, dans certains cas, pour les deux.
Pour plus d'informations, consultez Activer les signatures pour l'abonnement Microsoft 365 et Activer les signatures pour l'abonnement Google Workspace.