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Cómo desactivar las firmas en Microsoft Outlook (Windows)

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Payal Arya
  • Actualización

Escenario

Has instalado Exclaimer - Firmas para Microsoft 365, pero algunos de tus usuarios todavía tienen una firma aplicada directamente por Microsoft Outlook.

Quieres desactivar sus firmas existentes de Outlook y evitar que configuren firmas en Microsoft Outlook en el futuro.

Resolución

Puedes desactivar las firmas de Microsoft Outlook creando una Política de Configuración en Microsoft Endpoint Manager (Intune) o utilizando Directiva de Grupo.

Esto hará que todas las configuraciones de firma de correo electrónico de Outlook no estén disponibles para los usuarios. No podrán agregar, eliminar, editar firmas ni cambiar la configuración de firma predeterminada.
En algunas versiones de Outlook, el botón de firma también se elimina de la barra de cinta en la ventana de nuevo mensaje.

Puedes combinar esta configuración con un script para eliminar todas las firmas existentes. Si deseas obtener más información, consulta: Cómo eliminar firmas existentes de Microsoft Outlook (Windows).

Requisitos previos para Microsoft Endpoint Manager
La máquina debe estar unida a Azure AD y el usuario debe iniciar sesión con su cuenta de Azure AD.

Requisitos previos para Directiva de Grupo
La máquina debe estar unida al dominio (local) y el usuario debe iniciar sesión con su cuenta de usuario de dominio.

Descarga y extrae los archivos de plantilla administrativa (ADMX/ADML) para Microsoft 365 Apps for enterprise/Office LTSC 2021/Office 2019/Office 2016
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Los archivos ADMX deben extraerse en C:\Windows\PolicyDefinitions o en tu carpeta de almacén central si has configurado uno. Para obtener más información sobre cómo configurar un almacén central, consulta https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/windows-client/group-policy/create-and-manage-central-store.

Los archivos ADML deben exportarse a la subcarpeta específica del idioma dentro de la carpeta PolicyDefinitions. Ejemplo: C:\Windows\PolicyDefinitions\es-ES

Haz clic en las opciones requeridas que se enumeran a continuación para ver la descripción detallada:

Pasos para crear una política de configuración en Microsoft Endpoint Manager
  1. Acceda a Microsoft Endpoint Manager e inicie sesión.

  2. Haga clic en Dispositivos, luego haga clic en Perfiles de configuración.

  3. Haga clic en Crear perfil.

    Ejemplo:


    Se mostrará la ventana Crear un perfil.

  4. Seleccione la plataforma de Windows más adecuada.

  5. Para el tipo de perfil, seleccione Catálogo de configuración.

  6. En Nombre del perfil, ingrese un nombre significativo; por ejemplo: Deshabilitar firmas.
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. Haga clic en Agregar configuración.

  9. Desplácese hacia abajo y expanda Microsoft Outlook 2016 (esta configuración funciona para Outlook 2016 y versiones posteriores).

  10. Seleccione Opciones de Outlook.

  11. Seleccione Formato de correo.

  12. En el Selector de configuración, marque la opción No permitir firmas en mensajes de correo electrónico (Usuario).

    Ejemplo:
  13. Habilite la opción No permitir firmas en mensajes de correo electrónico (Usuario).

    Ejemplo: 


  14. Haga clic en Siguiente.

  15. (Opcional) Agregue etiquetas de ámbito según sea necesario.

  16. Haga clic en Siguiente.

  17. Haga clic en Agregar grupos y especifique un grupo en Azure o haga clic en Agregar todos los usuarios para incluir a los usuarios requeridos en este perfil.

  18. Haga clic en Siguiente.
  19. Revise la configuración y luego haga clic en Crear
La próxima vez que el usuario inicie sesión, la configuración de la firma estará deshabilitada en Microsoft Outlook
Pasos para configurar una directiva de grupo
  1. Selecciona el dominio requerido.

  2. Abre la Administración de directivas de grupo.

  3. Haz clic en el menú Acción y selecciona Crear un GPO en este dominio>Vincularlo aquí... o haz clic derecho en el dominio requerido y selecciona Crear un GPO en este dominio>Vincularlo aquí...

    El ejemplo muestra el menú al hacer clic derecho:

    Se muestra la ventana Nuevo GPO.

  4. Especifica un nombre para el nuevo Objeto de directiva de grupo (GPO) y haz clic en Aceptar.

  5. Haz clic derecho en el GPO recién creado y selecciona Editar.

  6. Navega hasta Plantillas administrativas de usuarios expandiendo Configuración de usuario>Directivas>Plantillas administrativas:

  7. Expande Microsoft Outlook 2016 > Opciones de Outlook > Formato de correo.

  8. En el lado derecho, habilita la directiva No permitir firmas en mensajes de correo electrónico para deshabilitar las firmas en Microsoft Outlook 2013 (o Microsoft Outlook 2016):


    NOTA: Las opciones de firma estarán deshabilitadas y estos cambios evitarán que se apliquen firmas en Outlook. Sin embargo, los archivos de firma existentes no se eliminarán de las computadoras cliente; esto debe hacerse manualmente o mediante un script.