Escenario
Cuando comienzas una nueva conversación por correo electrónico, deseas que tu firma sea lo más completa posible con todas tus imágenes de marca, detalles de contacto, enlaces a redes sociales, descargo de responsabilidad legal y quizás incluso un banner publicitario.
Una vez que tu destinatario te haya respondido, cualquier respuesta posterior de tu parte comenzará a verse engorrosa si sigues agregando la firma completa cada vez, por lo que deseas agregar una versión abreviada de tu firma a estas respuestas.
Resolución
Cuando Exclaimer recibe un correo electrónico para procesarlo, agrega la primera firma que corresponda. Sin embargo, puedes configurar el sistema para escanear el cuerpo del mensaje y evitar volver a agregar la misma firma si ya está presente. Luego puedes forzarlo a pasar a la siguiente firma aplicable.
Para hacer esto, necesitas crear dos versiones de tu firma: la versión completa de la firma y una versión abreviada (de respuesta) de la firma. Luego, debes configurar la firma completa para que se aplique solo una vez por mensaje, mientras que la firma abreviada se aplique en cada respuesta posterior.
Por ejemplo, supongamos que ya tienes una sola firma para todos tus usuarios, similar a esta:
Haz clic en las opciones requeridas que se enumeran a continuación para ver cómo puedes resolver este problema:
Evalúa tu firma después de crear tu firma completa.
Todas las firmas se muestran en la pantalla de Todas las firmas en el orden en que se evalúan (de arriba a abajo). Puedes cambiar fácilmente el orden de evaluación usando la opción Reordenar.
Ejemplo de una firma abreviada:
Identifica una cadena corta y única de caracteres en tu firma completa que normalmente no aparecería en ningún otro lugar del correo electrónico.
Algunos ejemplos de una cadena corta y única de caracteres incluyen el Número de Registro de la Empresa, parte de una dirección de oficina o parte de tu descargo de responsabilidad legal. Asegúrate de que la cadena no tenga más de 20 caracteres.
- Si has identificado una cadena corta y única de caracteres, entonces procede al Paso 3: Configura tu firma completa para que solo se aplique una vez por mensaje.
- Si no puedes identificar una cadena corta y única de caracteres en tu firma completa, entonces puedes modificar tu firma para incluirla. Consulta los consejos a continuación sobre qué puedes insertar como una cadena única de caracteres.
¡Consejos! Algunas ideas para incorporar una cadena única de caracteres en tu firma de correo electrónico:
Versionado de firma: En algunos departamentos, como Marketing, hay cambios periódicos en los diseños de correo electrónico. En tales casos, puedes insertar un pequeño número de versión sutil en el diseño como una cadena única. Así, cada vez que el diseño cambie, se incrementará el número de versión. Como el nuevo número de versión no estará presente en las respuestas anteriores, la nueva firma completa (con el número de versión actualizado) se agregará a la próxima respuesta.
En el ejemplo a continuación, se ha agregado un número de versión de firma basado en la fecha al bloque de Descargo de responsabilidad legal:
Adorno de texto: Puedes agregar una línea horizontal decorativa al pie de la firma, que puede estar compuesta por una secuencia de caracteres. Esto mejorará la apariencia visual y te proporcionará una cadena única para insertar.
En el ejemplo a continuación, se han agregado un par de caracteres repetidos a un campo de texto al final del diseño de la firma:
Siga estos pasos para configurar la firma completa para que solo se agregue a un mensaje si aún no está presente:
- Inicie sesión en su suscripción de Exclaimer.
- En la pestaña Todas las firmas, seleccione la firma requerida y luego haga clic en ADMINISTRAR.
Se mostrará la ventana de firma seleccionada.
- Seleccione la pestaña de Reglas Avanzadas para establecer condiciones para la implementación solo del lado del servidor (Server-Side).
- Seleccione No agregar firma si el mensaje contiene para habilitar el cuadro de texto.
Esta opción es útil en escenarios donde desea agregar una versión abreviada de su firma a sus 'respuestas' de correo electrónico (ya que su conversación de correo electrónico inicial tenía su firma completa con toda la imagen de marca, detalles de contacto, enlaces a redes sociales y descargo de responsabilidad legal; si sigue agregando su firma completa a las respuestas posteriores, sus correos electrónicos se verán engorrosos).- En Este texto, ingrese una palabra o frase que active una excepción y evite que esta firma se aplique. En este caso, ingrese la cadena única que identificó.
- En En, seleccione Cualquier parte del correo electrónico - esto asegurará que la firma de correo electrónico no se procese en las respuestas.
- En Si esta firma no se aplica, seleccione Procesar la siguiente firma - esto garantizará que no se procesen firmas posteriores.
Ejemplo: