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Wie man Signaturen in Microsoft Outlook (Windows) deaktiviert

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Payal Arya
  • Aktualisiert

Szenario

Sie haben Exclaimer - Signaturen für Microsoft 365 installiert, aber einige Ihrer Benutzer haben immer noch eine Signatur, die direkt von Microsoft Outlook angewendet wird.

Sie möchten ihre vorhandenen Outlook-Signaturen deaktivieren und verhindern, dass sie in Zukunft Signaturen in Microsoft Outlook einrichten.

Lösung

Sie können Microsoft Outlook-Signaturen deaktivieren, indem Sie eine Konfigurationsrichtlinie in Microsoft Endpoint Manager (Intune) erstellen oder Gruppenrichtlinien verwenden.

Dadurch werden alle Outlook-E-Mail-Signatureinstellungen für Benutzer nicht verfügbar gemacht. Sie können keine Signaturen hinzufügen, löschen, bearbeiten oder die Standardeinstellungen für Signaturen ändern.
In einigen Versionen von Outlook wird die Schaltfläche "Signatur" auch aus der Menüleiste im Fenster "Neue Nachricht" entfernt.

Sie können diese Einstellung mit einem Skript kombinieren, um alle vorhandenen Signaturen zu entfernen. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, lesen Sie bitte: Wie man vorhandene Signaturen aus Microsoft Outlook (Windows) löscht.

Voraussetzungen für Microsoft Endpoint Manager
Die Maschine muss mit Azure AD verbunden sein und der Benutzer muss mit seinem Azure AD-Konto angemeldet sein.

Voraussetzungen für Gruppenrichtlinien
Die Maschine muss in der Domäne (vor Ort) verbunden sein und der Benutzer muss sich mit seinem Domänenbenutzerkonto anmelden.

Laden Sie die Administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) für Microsoft 365 Apps for enterprise/Office LTSC 2021/Office 2019/Office 2016 herunter und extrahieren Sie sie
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

ADMX-Dateien sollten in den Ordner C:\Windows\PolicyDefinitions oder Ihren zentralen Speicherordner extrahiert werden, wenn Sie einen konfiguriert haben. Weitere Informationen zur Konfiguration eines zentralen Speicherordners finden Sie unter https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/windows-client/group-policy/create-and-manage-central-store.

ADML-Dateien sollten in den entsprechenden sprachspezifischen Unterordner des PolicyDefinitions-Ordners exportiert werden. Beispiel: C:\Windows\PolicyDefinitions\de-DE

Bitte klicken Sie auf die unten aufgeführten Optionen, um die detaillierte Beschreibung zu lesen:

Schritte zum Erstellen einer Konfigurationsrichtlinie in Microsoft Endpoint Manager
  1. Rufen Sie Microsoft Endpoint Manager auf und melden Sie sich an.

  2. Klicken Sie auf Geräte und dann auf Konfigurationsprofile.

  3. Klicken Sie auf Profil erstellen.

    Beispiel:


    Das Fenster Profil erstellen wird angezeigt.

  4. Wählen Sie die geeignetste Windows-Plattform aus.

  5. Wählen Sie für den Profiltyp Katalog für Einstellungen aus.

  6. Geben Sie im Feld Profil benennen einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. Signaturen deaktivieren.

  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Klicken Sie auf Einstellungen hinzufügen.

  9. Scrollen Sie nach unten zu Microsoft Outlook 2016 (diese Einstellung funktioniert für Outlook 2016 und höher) und klicken Sie darauf, um es zu erweitern.

  10. Wählen Sie Outlook-Optionen aus.

  11. Wählen Sie E-Mail-Format aus.

  12. Aktivieren Sie im Einstellungsauswahl die Option Signaturen für E-Mail-Nachrichten nicht zulassen (Benutzer).

    Beispiel:
  13. Aktivieren Sie die Option Signaturen für E-Mail-Nachrichten nicht zulassen (Benutzer).

    Beispiel: 


  14. Klicken Sie auf Weiter.

  15. (Optional) Fügen Sie bei Bedarf Bereichstags hinzu.

  16. Klicken Sie auf Weiter.

  17. Klicken Sie auf Gruppen hinzufügen und geben Sie eine Gruppe in Azure an oder klicken Sie auf Alle Benutzer hinzufügen, um die erforderlichen Benutzer zu diesem Profil hinzuzufügen.

  18. Klicken Sie auf Weiter.
  19. Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie dann auf Erstellen.
Das nächste Mal, wenn sich der Benutzer anmeldet, werden die Signatur-Einstellungen in Microsoft Outlook deaktiviert sein.
Schritte zur Konfiguration einer Gruppenrichtlinie
  1. Wählen Sie die gewünschte Domäne aus.

  2. Öffnen Sie die Gruppenrichtlinienverwaltung.

  3. Klicken Sie entweder auf das Menü Aktion und wählen Sie Eine Gruppenrichtlinie in dieser Domäne erstellen>Hier verknüpfen... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Domäne und wählen Sie Eine Gruppenrichtlinie in dieser Domäne erstellen>Hier verknüpfen...

    Das Beispielbild zeigt das Kontextmenü nach einem Rechtsklick:

    Das Fenster Neue Gruppenrichtlinie wird angezeigt.

  4. Geben Sie einen Namen für das neue Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) ein und klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neu erstellte GPO und wählen Sie Bearbeiten.

  6. Navigieren Sie zu Benutzeradministrative Vorlagen, indem Sie Benutzerkonfiguration>Richtlinien>Administrative Vorlagen erweitern:

  7. Erweitern Sie Microsoft Outlook 2016 > Outlook-Optionen > E-Mail-Format.

  8. Auf der rechten Seite aktivieren Sie die Richtlinie Signaturen für E-Mail-Nachrichten nicht zulassen, um die Signaturen in Microsoft Outlook 2013 (oder Microsoft Outlook 2016) zu deaktivieren:


    HINWEIS: Die Signaturoptionen werden deaktiviert und diese Änderungen verhindern, dass Signaturen in Outlook angewendet werden. Die vorhandenen Signaturdateien werden jedoch nicht von den Clientcomputern gelöscht - dies sollte entweder manuell oder mithilfe eines Skripts erfolgen.