Wie man serverseitige Signatur auf E-Mails anwendet, bevor man sie verschlüsselt – Exclaimer Wissensdatenbank

Szenario

Ihre Organisation verwendet Office 365 Message Encryption (OME), um E-Mails mit sensiblen Informationen zu verschlüsseln. Sie möchten sicherstellen, dass serverseitige Signaturen auf die E-Mails angewendet werden, bevor sie verschlüsselt und an den Empfänger gesendet werden.

Lösung

Um sicherzustellen, dass eine serverseitige Signatur weiterhin angewendet werden kann, ist es erforderlich, dass die E-Mail vor der Verschlüsselung an Exclaimer Cloud weitergeleitet wird.

Die unten dargestellte Lösung erfordert, dass Benutzer ein Auslösewort in die Betreffzeile der E-Mail hinzufügen, sodass sie in Szenarien geeignet ist, in denen nur bestimmte E-Mails verschlüsselt werden müssen.

Sobald die E-Mail von Exclaimer Cloud verarbeitet wurde, wird eine E-Mail-Flussregel die Verschlüsselung auf alle E-Mails anwenden, die das Auslösewort in der Betreffzeile enthalten.

Um die Verschlüsselung mithilfe eines Auslöseworts in der Betreffzeile und einer E-Mail-Flussregel anzuwenden:

Melden Sie sich im Exchange Online-Verwaltungsportal (https://admin.exchange.microsoft.com) als Administrator an.

Das Exchange-Verwaltungszentrum wird angezeigt.
Wählen Sie im linken Navigationsmenü E-Mail-Fluss und dann Regeln aus.
In Regeln wählen Sie die Transportregel "Identifizieren von Nachrichten, die an Exclaimer Cloud gesendet werden sollen" aus, die Sie beim Einrichten von Signaturen für Microsoft 365 erstellt haben.

Die Details werden im rechten Bereich angezeigt.
Klicken Sie auf Einstellungen der Regel bearbeiten.
Stellen Sie sicher, dass die Option Weitere Regeln nicht verarbeiten ausgewählt ist, bevor Sie auf Speichern klicken.
Klicken Sie nun auf Regel hinzufügen und wählen Sie die Option Office 365-Nachrichtenverschlüsselung anwenden aus.

Das Fenster Bedingungen für die Regel festlegen wird angezeigt.
Geben Sie im Feld Name einen geeigneten Namen für die Regel ein.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Diese Regel anwenden, wenn... Der Absender und dann extern/intern ist aus. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Absenderstandort auswählen In der Organisation aus.
Klicken Sie auf Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Die aktualisierte Bedingung wird zur ausgewählten Regel hinzugefügt:
Klicken Sie auf +, um eine Bedingung hinzuzufügen.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Und Betreff oder Textkörper aus. Wählen Sie aus der benachbarten Dropdown-Liste Betreff enthält eines dieser Wörter aus.
Geben Sie im Bereich Wörter oder Phrasen angeben Verschlüsselt: ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Speichern.

Die aktualisierte Bedingung wird zur ausgewählten Regel hinzugefügt:
Wählen Sie im Abschnitt Folgendes tun unter Nachricht mit Rechten schützen auf Eine auswählen.

Das Fenster RMS-Vorlage auswählen wird angezeigt.
Aus der Dropdown-Liste wählen Sie Verschlüsseln.
Klicken Sie auf Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, und dann auf Weiter.
Wählen Sie Aktivieren Sie diese Regel um und geben Sie eine geeignete Zeit an, um die Regel zu aktivieren.
Wählen Sie die Option Nachricht verzögern, wenn die Regelverarbeitung nicht abgeschlossen ist.
Klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Fertigstellen, um die neue Regel zu speichern.

Nachdem die Regel erstellt wurde, können Benutzer das Auslöserwort für den Betreff 'Verschlüsselt:' zu den E-Mails hinzufügen, die eine Verschlüsselung erfordern.
HINWEISE:
- Bitte geben Sie Microsoft 365 bis zu einer Stunde Zeit, um die neue E-Mail-Flussregel zu replizieren.
- Wenn erforderlich, können Sie anstelle von 'Verschlüsselt:' ein anderes Wort im Betreff-Auslöser verwenden.

Beispiel:

HINWEISE:

- Die E-Mail wird erst nach der Verarbeitung durch Exclaimer Cloud verschlüsselt.
Beispiel:

- Die Signatur wird nur auf die erste E-Mail in der Kette angewendet, da alle weiteren Antworten bereits vor der Verarbeitung durch Exclaimer Cloud verschlüsselt sind.