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Wie man eine Antwort-Signatur mithilfe von serverseitigen Signaturregeln anwendet

  1. Exclaimer Wissensdatenbank
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  3. Signaturen anwenden
Payal Arya
  • Aktualisiert

Szenario

Wenn Sie ein neues E-Mail-Gespräch beginnen, möchten Sie, dass Ihre Signatur so vollständig wie möglich ist mit all Ihren Branding-Elementen, Kontaktdaten, Links zu sozialen Medien, rechtlichem Haftungsausschluss und vielleicht sogar einem Werbebanner.

Sobald Ihr Empfänger Ihnen geantwortet hat, wirken nachfolgende Antworten von Ihnen umständlich, wenn Sie jedes Mal die vollständige Signatur hinzufügen - daher möchten Sie diesen Antworten eine verkürzte Version Ihrer Signatur hinzufügen.

Lösung

Wenn Exclaimer eine E-Mail zur Verarbeitung erhält, fügt es die erste passende Signatur hinzu. Sie können jedoch das System konfigurieren, um den Textkörper der Nachricht zu überprüfen und die gleiche Signatur nicht erneut hinzuzufügen, wenn sie bereits vorhanden ist. Sie können es dann zwingen, zur nächsten passenden Signatur zu springen.

Um dies zu erreichen, müssen Sie zwei Versionen Ihrer Signatur erstellen: die vollständige Signaturversion und eine verkürzte (Antwort-)Signaturversion. Anschließend müssen Sie die vollständige Signatur so konfigurieren, dass sie nur einmal pro Nachricht angewendet wird, während die verkürzte Signatur bei jeder nachfolgenden Antwort angewendet wird.

Zu Demonstrationszwecken nehmen wir an, dass Sie bereits eine einzelne Signatur für alle Ihre Benutzer haben, ähnlich dieser:

Bitte klicken Sie auf die unten aufgeführten Optionen, um zu sehen, wie Sie dieses Problem lösen können:

Schritt 1: Erstellen Sie eine verkürzte 'Antwortversion' Ihrer vollständigen Signatur

Überprüfen Sie Ihre Signatur, nachdem Sie Ihre vollständige Signatur erstellt haben.

Alle Signaturen werden auf dem Bildschirm Alle Signaturen in der Reihenfolge angezeigt, in der sie ausgewertet werden (von oben nach unten). Sie können die Auswertungsreihenfolge ganz einfach mit der Option Neu anordnen ändern.

Beispiel einer verkürzten Signatur:



Schritt 2: Identifizieren Sie die eindeutige Zeichenfolge in Ihrer vollständigen Signatur

Identifizieren Sie eine kurze, eindeutige Zeichenfolge in Ihrer vollständigen Signatur, die normalerweise nirgendwo sonst in der E-Mail erscheinen würde.

Beispiele für eine kurze, eindeutige Zeichenfolge sind die Unternehmensregistrierungsnummer, ein Teil einer Büroadresse oder ein Teil Ihres rechtlichen Haftungsausschlusses. Stellen Sie sicher, dass die Zeichenfolge nicht mehr als 20 Zeichen lang ist.

  • Wenn Sie eine kurze, eindeutige Zeichenfolge identifiziert haben, fahren Sie mit Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihre vollständige Signatur so, dass sie nur einmal pro Nachricht angewendet wird fort.
  • Wenn Sie keine kurze, eindeutige Zeichenfolge in Ihrer vollständigen Signatur identifizieren können, können Sie Ihre Signatur entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie die folgenden Tipps, was Sie als eindeutige Zeichenfolge einfügen können.
    Tipps! Einige Ideen, um eine eindeutige Zeichenfolge in Ihre E-Mail-Signatur zu integrieren:

    Signaturversionierung: In einigen Abteilungen, wie z.B. Marketing, gibt es periodische Änderungen an E-Mail-Designs. In solchen Fällen können Sie eine kleine, subtile Versionsnummer in das Design als eindeutige Zeichenfolge einfügen. Jedes Mal, wenn sich das Design ändert, wird die Versionsnummer erhöht. Da die neue Versionsnummer in den vorherigen Antworten nicht vorhanden sein wird, wird die neue vollständige Signatur (mit der aktualisierten Versionsnummer) zur nächsten Antwort hinzugefügt.

    Im folgenden Beispiel wurde eine datumsbasierte Signaturversionsnummer in den Haftungsausschluss-Block eingefügt:


    Textverzierung: Sie können eine dekorative horizontale Linie am Ende der Signatur hinzufügen, die aus einer Sequenz von Zeichen besteht. Dies verbessert das visuelle Erscheinungsbild und gibt Ihnen eine eindeutige Zeichenfolge zum Einfügen.

    Im folgenden Beispiel wurden ein sich wiederholendes Zeichenpaar zu einem Textfeld am Ende des Signaturdesigns hinzugefügt:

Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihre vollständige Signatur so, dass sie nur einmal pro Nachricht angewendet wird

Befolgen Sie diese Schritte, um die vollständige Signatur so zu konfigurieren, dass sie nur zu einer Nachricht hinzugefügt wird, wenn sie noch nicht vorhanden ist:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Exclaimer-Abonnement an.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Alle Signaturen die erforderliche Signatur aus und klicken Sie auf VERWALTEN.

    Das ausgewählte Signaturfenster wird angezeigt.

  3. Wählen Sie die Registerkarte Erweiterte Regeln, um Bedingungen für die Bereitstellung auf der Serverseite festzulegen.

  4. Wählen Sie Signatur nicht hinzufügen, wenn die Nachricht Folgendes enthält , um das Textfeld zu aktivieren.
    Diese Option ist hilfreich in Szenarien, in denen Sie eine verkürzte Version Ihrer Signatur zu Ihren E-Mail-"Antworten" hinzufügen möchten (da Ihr ursprüngliches E-Mail-Gespräch Ihre vollständige Signatur mit allen Markenbildern, Kontaktdaten, Links zu sozialen Medien und rechtlichen Hinweisen enthielt - wenn Sie Ihre vollständige Signatur weiterhin zu den nachfolgenden Antworten hinzufügen, wirken Ihre E-Mails umständlich).
    - Geben Sie in Diesem Text ein Wort oder eine Phrase ein, die eine Ausnahme auslöst und dazu führt, dass diese Signatur NICHT angewendet wird. Geben Sie in diesem Fall den eindeutigen String ein, den Sie identifiziert haben. 

    - Wählen Sie unter In Überall in der E-Mail aus - dies stellt sicher, dass die E-Mail-Signatur nicht in den Antwort-E-Mails verarbeitet wird. 

    - Wählen Sie unter Wenn diese Signatur nicht angewendet wird Die nächste Signatur verarbeiten aus - dies stellt sicher, dass keine nachfolgenden Signaturen verarbeitet werden. 
    Beispiel: