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Ausnahmen für Absender von Unterschriften

Payal Arya
  • Aktualisiert

Beschreibung

Mit der Funktion "Ausnahmen" für Signaturabsender können Sie festlegen, welche Benutzer innerhalb Ihres Unternehmens eine bestimmte Signatur nicht für ihre Firmen-E-Mails verwenden dürfen. Beispielsweise verwenden die Mitglieder der Gruppe "Verkaufsteam" in Ihrem Unternehmen eine bestimmte Signatur für ihre E-Mails. Sie möchten jedoch nicht, dass die Mitglieder der Gruppe "Stornierung und Umbuchung" (die auch Mitglieder der Gruppe "Verkaufsteam" sind) dieselbe Signatur wie das Verkaufsteam für ihre E-Mails verwenden. Sie möchten, dass das Team "Stornierung und Umbuchung" in seinen E-Mails die allgemeine Firmensignatur verwendet.

So verwirrend das obige Szenario auch klingen mag, die Registerkarte "Ausnahmen" ermöglicht es Ihnen, einzelne Benutzer oder Gruppen von der Verwendung einer bestimmten Signatur für ihre E-Mails auszuschließen.

Dieses Thema beschreibt die Schritte zur Definition von Absenderausnahmen für die "ausgewählte Signatur".

Wenn Sie Benutzer (Absender) innerhalb eines Ordners definieren, können Sie Personen oder Gruppen hinzufügen oder bearbeiten, um sie von der Anwendung der Signaturen (innerhalb des "ausgewählten Ordners") auszuschließen.

HINWEIS: Alle Änderungen, die Sie auf diesem Bildschirm vornehmen, werden erst übernommen, wenn Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN klicken. Sie können die verschiedenen Regeln auf mehreren Registerkarten bearbeiten, bevor Sie die Änderungen speichern.

Wie kann man darauf zugreifen?

So rufen Sie die Registerkarte "Ausnahmen" auf:

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Alle Signaturen" die Signatur aus, für die Sie Benutzer definieren möchten, und klicken Sie dann auf VERWALTEN.

    Das Fenster der ausgewählten Signatur wird angezeigt.

  2. Wählen Sie die Registerkarte "Ausnahmen", um Benutzer oder Gruppen von der Verwendung der ausgewählten Signatur auszuschließen.

Festlegung der Absender, für die diese Signatur nicht gelten soll

Um Absenderausnahmen für die ausgewählte Signatur zu definieren, klicken Sie bitte auf die unten aufgeführten Optionen, um die detaillierte Beschreibung zu lesen:

Mitglieder dieser Gruppe

Um bestimmte Mitglieder dieser Gruppe auszuwählen, auf die die gewählte Signatur nicht angewendet werden soll:

  1. Klicken Sie auf "Gruppe  hinzufügen", um (die Dropdown-Liste zu aktivieren und) bestimmte Mitglieder dieser Gruppe hinzuzufügen, auf die die ausgewählte Signatur nicht angewendet werden soll.
    (Die Gruppe impliziert Mitglieder aus dem Microsoft 365/Azure AD oder G Suite/Google Verzeichnis).

  2. Geben Sie den spezifischen Absendernamen oder die E-Mail-Adresse der Gruppenmitglieder ein; dies ist ein Feld mit Textvorhersage, sodass alle übereinstimmenden Gruppen angezeigt werden, sobald Sie mit der Eingabe beginnen. Wenn Sie zum Beispiel den Buchstaben 't' eingeben, werden alle Gruppen angezeigt, die diesen Buchstaben enthalten.

  3. Klicken Sie auf "Gruppe  hinzufügen", um ein weiteres Mitglied der Gruppe hinzuzufügen.

  4. Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie löschen möchten.

  5. Klicken Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, andernfalls klicken Sie auf ÄNDERUNGEN ABBRECHEN.
Bestimmter Absender, E-Mail-Adresse oder @Domäne für alle Benutzer in der Domäne

So wählen Sie einen bestimmte Absender, eine E-Mail-Adresse oder eine@-Domäne für alle Benutzer in der Domäne aus, auf die die ausgewählte Signatur nicht angewendet werden soll:

  1. Klicken Sie auf "Absender  hinzufügen", um (die Dropdown-Liste zu aktivieren und) bestimmte Benutzer (Absender) hinzuzufügen, auf die die ausgewählte Signatur nicht angewendet werden soll.

  2. Geben Sie den spezifischen Absendernamen, die E-Mail-Adresse oder den Domänennamen ein; dies ist ein Feld mit Textvorhersage, sodass alle übereinstimmenden Namen angezeigt werden, sobald Sie mit der Eingabe beginnen. Wenn Sie zum Beispiel den Buchstaben "a" eingeben, werden alle Absender angezeigt, die diesen Buchstaben enthalten.
    Beispiel:


  3. Klicken Sie auf "Absender  hinzufügen", um ein weiteres Mitglied der Gruppe hinzuzufügen.

  4. Klicken Sie auf den Absender, den Sie löschen möchten.

  5. Klicken Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern; andernfalls klicken Sie auf ÄNDERUNGEN ABBRECHEN.
Erweiterte Abfrage

Um auszuschließen, dass die ausgewählte Signatur bei Abfragen auf der Grundlage von Benutzerattributen angewendet wird, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf "Erweiterte Abfrage  hinzufügen", um die ausgewählte Signatur gemäß den auf Benutzerattributen basierenden Abfragen auszuschließen.

    Das Fenster "Erweiterte Abfrage" wird angezeigt:


  2. Geben Sie im Feld "Abfragebeschreibung" eine Beschreibung für die Abfrage ein. Sobald die Abfrage abgeschlossen ist, wird diese Beschreibung auf dem Titel der Signatur angezeigt.

  3. Für die ausgewählte Signatur können Sie nur eine Option aus dem Abschnitt "Beginnen mit" auswählen.

    - Wählen Sie "Niemanden", um die Abfrage mit nichts zu beginnen und übereinstimmende Benutzer hinzuzufügen, oder

    - Wählen Sie "Alle", um die Abfrage mit allen zu starten und die übereinstimmenden Benutzer zu entfernen.

    Jetzt müssen Sie Ihre Abfrage definieren:

  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Dann" die gewünschte Option (entweder "Hinzufügen" oder "Entfernen") für Ihr Szenario. Die von Ihnen gewählte Option bestimmt, was mit den Benutzern geschieht, die die Abfragebedingungen erfüllen.

  5. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Benutzer wo" das Benutzerattributfeld aus, das abgeglichen werden soll.

  6. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Ist" den Wert aus, um festzulegen, wie der Wert des Benutzerattributs abgefragt werden soll.

  7. Geben Sie in das leere Feld den Wert ein, der abgeglichen werden soll.
    HINWEIS: Bei der Eingabe von Werten wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Wenn Sie "London", "LONDON" oder "london" eingeben, erhalten Sie das gleiche Ergebnis.
  8. Klicken Sie auf "Bedingung hinzufügen", um eine beliebige Abfragezeile hinzuzufügen.

  9. Klicken Sie um die ausgewählte Abfragezeile zu löschen.

  10. Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen an der erweiterten Abfrage zu speichern und das Fenster zu schließen. Sie werden zur Registerkarte "Ausnahmen" weitergeleitet, und die Änderungen werden übernommen.

  11. Klicken Sie um die erweiterte Abfrage  zu bearbeiten.

  12. Klicken Sie um die erweiterte Abfrage zu löschen.

  13. Klicken Sie auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern; andernfalls klicken Sie auf ÄNDERUNGEN ABBRECHEN.
HINWEIS: Wenn eine Ausnahmeregel für Signaturabsender innerhalb des Ordners angewendet wird, wird der Ordner zuerst ausgewertet. Und wenn die Ordnerregeln nicht übereinstimmen, dann werden die Signaturregeln nicht ausgewertet.

 

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Registerkarte Signaturübersicht - Hier wirdeine Zusammenfassung der Signaturregeln angezeigt, die auf die ausgewählte Signatur angewendet werden.
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Registerkarte "ErweiterteRegeln für Signaturen" - Hier können Sie Signaturregeln auf der Grundlage des E-Mail-Inhalts und des Betreffs nur für die serverseitige Bereitstellung definieren.
Registerkarte "Signatur aktivieren" - Hierkönnen Sie eine Signatur entweder für die serverseitige oder die clientseitige Bereitstellung oder in manchen Fällen auch für beide aktivieren (und bei Bedarf deaktivieren).
Weitere Informationen finden Sie unter "Aktivieren von Signaturen für Microsoft 365-Abonnements" und "Aktivieren von Signaturen für Google Workspace-Abonnements."