Как да предотвратим електронните писма да бъдат маркирани като Спам/Нежелана поща

Ако използвате подписи на страна на сървъра, вашите електронни писма се препращат към сървърите на Exclaimer - е необходимо SPF записът за домейна, от който изпращате, да бъде актуализиран с механизма на Exclaimer SPF.

Ако не актуализирате SPF записа си, заглавията на вашите електронни писма ще бъдат маркирани с SPF: Fail или SPF: Softfail. Много антиспам агенти незабавно ще пренасочват електронните писма, които не преминават SPF проверката, към папката "Спам".

Можете лесно да проверите SPF записа си, използвайки безплатен онлайн инструмент като MXToolbox's SPF Lookup.

1. Въведете домейна, от който изпращате електронните си писма.
   
   
2. Щракнете върху SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
3. Резултатите ще бъдат показани по-долу. 
   
   Пример:
   
   
   Това е вашият SPF запис.
   
   
4. Проверете дали SPF записът ви включва механизма на Exclaimer SPF include:spf.<код на региона>.exclaimer.net
    
   Където <код на региона> е заместен с кода на региона за абонамента (вижте Как да проверите кода на региона си).
   
   Пример:
   
5. Ако SPF записът ви не включва механизма на Exclaimer SPF, моля, уверете се, че той е актуализиран възможно най-скоро, за да избегнете проблеми с лоша репутация на IP адреса.

За повече информация относно актуализирането на SPF записа си, моля, вижте Как да актуализирате Sender Policy Framework (SPF)?

Освен това, SPF записът ви трябва да има механизма Exclaimer's SPF include; е от съществено значение SPF записът ви да отговаря на всички критерии за валидност, посочени в съответните стандарти.

Проблеми с валидността на SPF записа могат да доведат до SPF: Fail, SPF: Softfail и SPF: Permerror в заглавките на вашите имейли. Много антиспам агенти незабавно ще пренасочат имейли, които имат грешки или неуспехи в SPF записа, в папката за спам.

Можете лесно да проверите валидността на SPF записа си, използвайки безплатен онлайн инструмент като MXToolbox's SPF Lookup.

1. Въведете домейна, от който изпращате имейлите си.
   
   
2. Кликнете върху SPF Record Lookup.
   
   Пример:
   
   
   Резултатите ще бъдат показани по-долу.
   
   
3. Проверете дали SPF записът ви преминава всички тестове.
   
   Пример:
   
   
   
4. Ако някой от тестовете не премине, кликнете върху More Info, за да получите насоки как да отстраните грешката.
   
   Пример:
   

Невалидни и подозрителни хипервръзки в имейлите са чест причинители за класификацията на имейлите като спам.

Избягвайте да правите следното:

Използвайте префикса "fax:" за хипервръзките с факсови номера.

Префиксът "fax" за факсови/телефонни номера беше прекратен през 2004 г. и е известно, че причинява класификацията на имейлите като спам.

 

Оставяне на непълни хипервръзки в подписа

Имайки непълни хипервръзки като https://exclaimer в подписа може да причини класификацията на имейлите като спам и по-лошо!

 

Използване на HTTP протокол, когато е наличен HTTPS

Шансът имейлът ви да бъде класифициран като спам е по-малък, ако използвате по-сигурната връзка.

 

Използване на пренасочени, скъсени и изключително дълги URL адреси

Връзката е по-малко вероятно да бъде класифицирана като спам, ако води точно там, където изглежда, че води.

Примери:
Добро:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us/

Избягвайте:
https://www.exclaimer.com/about-us/contact-us?$Display=inline&stream_sort=time%2Cdesc&viz=stream&from_ts=1675445080892&to_ts=1675445980892&live=true
https://srtlnk.com/ex-cu

Някои текстове, изрази и изображения могат да причинят класификацията на имейлите като спам.

Избягвайте използването на пунктуация и символи, където те нормално не се използват, използването на числа или символи вместо букви
Като избягвате:

• Клик_____________Тук ^^
• B0nu$ C0ntent

Моля, не използвайте особено спамни изрази. Hubspot имат страхотен списък с тях тук: https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/30684/the-ultimate-list-of-email-spam-trigger-words.aspx

Избягвайте използването на изображения, които съдържат думи. Те ще увеличат спам резултата.

Ненужното използване на HTML таблиците и интервали или нови редове за разпределяне на елементите на подписа са известни приносители за спам.

Можете случайно да създадете множество групи/таблици при създаването на дизайна на вашия подпис. Това може да доведе до излишно количество безсмислен HTML код.

Едно преувеличено примерно използване на таблици:


Опитайте да поддържате нещата подредени в дизайна на подписа.
Съвет! Преместването на тази група полета извън тези таблици автоматично ще изчисти неизползваните групи.

Избягвайте използването на нещо друго освен padding, за да създадете пространство в дизайна на подписа си, и след това задръжте padding на минимум. Вижте Как да използвате padding, за да разпределите елементите на подписа.

Имейлът се смята за спам, ако изображенията заемат повече пространство на екрана от текста.

Идеално е да се пазите в рамките на 30% от пространството, заето от изображенията.

Лошата репутация на IP адреса се случва, ако вашият домейн изпраща много имейли, в които:

• Съдържанието е открито като спам
• Аутентикационните проверки като SPF са неуспешни или се получава грешка
• Получателите маркират имейла като спам
• Получателят е невалиден
• Има откази

Ключът тук е да поддържате общо здрава пощенска среда. Бъдете внимателни при всякакви грешки и действайте бързо по отношение на тях. Уверете се, че вашите списъци с контакти са актуални.

Ако се озовете с лоша репутация на IP адреса, това може да бъде неприятна задача за решаване, затова е важно да сте винаги в крак с нея.

Това винаги е първата стъпка, която трябва да се предприеме при отстраняване на проблеми със спама, тъй като тя е бърза и решава висок процент от проблемите.

• В Outlook можете да видите заглавките на съобщенията, като отворите имейл в отделен прозорец и след това отидете на Файл > Свойства.
  
  
• В Outlook на уеб (OWA) можете да видите заглавките на съобщенията, като щракнете върху бутона '...' и след това отидете на Изглед > Покажи детайли на съобщението.
  
  Пример:
  
  
  
• В Gmail можете да видите заглавките на съобщенията, като щракнете върху бутона '…' и след това щракнете върху Покажи оригинал.
  
  Пример:
  
  
  Прегледайте заглавките за удостоверяване, получени SPF и други подобни заглавки за неуспехи или грешки при SPF, DKIM, DMARC и ARC.
  
  Пример:
  
  
  ВНИМАНИЕ: Exclaimer изисква само актуализиране на вашия SPF запис. Ако виждате неуспехи при удостоверяването, различни от SPF, е малко вероятно да са свързани с конфигурацията на Exclaimer.
  
  
  ВНИМАНИЕ! Въпреки че онлайн анализатори на заглавки като MXToolbox може да изглеждат много полезни и по-лесни за интерпретация от обикновени текстови заглавки, те могат да бъдат склонни към прекомерни предупреждения за резултатите от DKIM.
  Тези инструменти не са подходящи за интерпретация на резултатите от DKIM след факта. Всъщност, ако обикновените текстови заглавки показват DKIM: pass, така го вижда и пощенският сървър и това не влияе на оценката за спам.

След като са изключени проверките за удостоверяване, класификацията на спам обикновено попада в две категории: маршрутизация на имейлите и съдържание на имейлите.

- Ако сте конфигурирали странични подписи за вашия абонамент, е добре да установите дали допълнителната маршрутизация до сървърите на Exclaimer и обратно към вашия пощенски сървър е фактор за класификацията на имейлите като спам.

Най-добрият начин да направите това е да спрете прилагането на подписите на Exclaimer за единичен изпращач, с когото можете да направите тест; след това изпратете имейл, който минава през Exclaimer, но не получава подпис.

Ако имейлът бъде доставен успешно, знаете, че проблемът е в съдържанието на подписа.
Ако имейлът все още се класифицира като спам, знаете, че има проблем с маршрутизацията на имейлите.

- Ако сте конфигурирали само клиентски подписи за вашия абонамент - вашите имейли не се маршрутизират до Exclaimer, а съдържанието на подписа е вероятната причина за класификацията на спама.

Exclaimer използва най-новите технологии и работи тясно с Microsoft и Google, за да се гарантира, че няма основни проблеми, които биха причинили проблеми с доставката на електронна поща; въпреки това, винаги съществува възможност нещата да не работят точно както се очаква.

Трябва да изключите потребител или временно да деактивирате правилото за поток на пощата/съответствие на съдържанието в Exchange Online или Google Workspace. Това ще ви позволи да потвърдите дали маршрутизацията на пощата на Exclaimer определено е причината за класификацията на спам.

В много случаи проблемът ще се окаже прекалено строг филтър за спам, който дава грешни положителни резултати; въпреки това, най-добре е да създадете заявка към поддръжката на Exclaimer за допълнително ръководство.

За съжаление, всяко нещо в едно писмо може да бъде класифицирано като спам, затова е добре да имате методичен подход при отстраняването на проблемите.

Проверете и отстранете следните общи причинители, както е посочено в горните раздели:
- Лоши хипервръзки
- Излишни таблиците и празното пространство
- Високо съотношение на изображения към текст

• Ако вашите писма все още се маркират като спам след проверката на общите причинители, премахнете всички хипервръзки от вашата подписка и след това направете нов тест.
  
  
• Ако вашите писма все още се маркират като спам след премахването на всички хипервръзки, премахнете всички изображения и след това направете нов тест.
  
  
• Ако вашите писма все още се маркират като спам след премахването на всички хипервръзки и изображения, премахнете останалите части от подписката по една по една. Тествайте всеки път, докато установите точно коя част от подписката причинява класификацията на спам.
  
  
• След като установите частта от вашата подписка, която причинява класификацията на спам, опитайте да вмъкнете това съдържание директно във вашата пощенска програма (в тялото на писмото, а не в подписката), за да видите дали все още създава проблем.
  
  Може да се наложи да се свържете със доставчика на електронна поща, ако откриете, че те блокират съдържание във вашите писма.
  
  Ако ви трябва помощ с някакво съдържание, което причинява спам във вашите подписки в Exclaimer, не се колебайте да създадете заявка към поддръжката на Exclaimer за допълнително ръководство.